Automatyzacja faktury, czyli jak zoptymalizować rozliczenia w firmie

Dlaczego warto automatyzować faktury?

Istnieje szereg korzyści związanych z automatyzacją rozliczeń, dlatego ograniczymy się do tych absolutnie kluczowych:

Oszczędność czasu i redukcja kosztów

Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na zadania, które wymagają kreatywności, np. obsługa klienta. Ma to bezpośrednie przełożenie ekonomiczne, gdyż jak mawiał B. Franklin już 300 lat temu, czas to pieniądz.

Niezawodność w działaniu

Raz ustawione algorytmy niezmiennie wykonują swoje zadanie. Nie mają gorszych dni, nie łapią gorączki i nie cierpią na skoki ciśnienia. Oczywiście może zdarzyć się błąd, ale wyniknie on wyłącznie z nieprawidłowego kodu, który można szybko i permanentnie uszczelnić.

Ustalone, trwałe procedury

W kontekście rozliczeń istotnym jest, aby wszystko miało swoje miejsce i czas. Możesz ściśle ukształtować algorytm zgodnie z ustalonymi procedurami, aby ustawić optymalny „timing” do wystawiania dokumentów księgowych, odbierania płatności i windykacji należności.

Możliwość skalowania

Zastosowane optymalizacje możesz sprawnie wdrożyć do innych firm lub działów. Sprawdzony i przetestowany algorytm jest błyskawiczny w duplikacji i modyfikacji na potrzeby innych procesów, dlatego automatyzacja rzadko kończy się na rozwiązaniu pojedynczego problemu, lecz służy rozwojowi całej organizacji.

Jak automatycznie wystawiać faktury?

Dla przykładu przeanalizujemy dwie skrajne wersje: łatwą integrację z popularną platformą e-commerce, a także ręczną automatyzację bazującą na API.

Wystawianie faktur na platformach e-commerce

Jeśli korzystasz z popularnych platform sprzedażowych, takich jak Shopify, Shoper, PrestaShop czy wtyczki WooCommerce, automatyzacja jest bajecznie prosta. Wystarczy zintegrować platformę z zewnętrznym programem, który będzie wystawiał faktury na podstawie odnotowanych transakcji.

Zwykle nie będziesz musiał użyć nawet linijki kodu. Konfiguracja ogranicza się do pobrania dodatkowego oprogramowania oraz prostego przygotowania ustawień.

Przykładowo, jeśli masz stronę na WordPressie i sprzedajesz poprzez WooCommerce, pobierz dedykowaną wtyczkę (PDF Invoices lub Faktury PDF Woocommerce) i następnie skonfiguruj ją ze swoim sklepem. Możesz ustawić najprostszy scenariusz, w którym zmiana statusu zamówienia na „Zrealizowano” poskutkuje wygenerowaniem i wysłaniem faktury na adres e-mail klienta.

Screen ustawień z wtyczki PDF Invoices. Automatyzacja ogranicza się do włączenia wtyczki i zaznaczenia statusu, który spowoduje wysłanie faktury.

Wystawienie faktury przez API

Rozwiązanie, które zapewnia nieporównywalnie większe możliwości, to automatyzacja faktur poprzez API. Choć konfiguracja jest bardziej złożona, masz pełną autonomię w kształtowaniu algorytmu, dzięki czemu możesz zoptymalizować również inne procesy, np. sporządzenie umowy.

Trigger

Może być to na przykład zakończenie projektu w Twoim systemie lub odebranie płatności na portalu płatniczym – wybór zależy tak naprawdę od momentu, w którym rozliczasz się z klientem.

1. Załóżmy, że bodźcem do uruchomienia algorytmu będzie otrzymanie płatności z portalu, takiego jak Stripe lub Paypal.
2. Na tej podstawie chcesz automatycznie wystawić fakturę w programie, którego używasz do księgowania dokumentów (np. Fakturownia).
3. Gotową fakturę zamierzasz niezwłocznie wysłać na adres e-mail klienta.

Mamy zatem prosty 3-etapowy algorytm. Do konfiguracji potrzebujesz jeszcze łącznika w postaci platformy automatyzacyjnej (Make lub Zapier), która przekaże dane między portalem płatniczym a fakturującym.

Postawmy zatem pierwszy krok i dodajmy konto Stripe, które na platformie Make będzie wyglądać następująco:

Klikając w to kółeczko, należy połączyć się ze swoim kontem, dodając kod API. Niemal w każdym programie znajdziesz go w ustawieniach, w sekcji „integrations” czy „for developers”.

Gdy połączysz się z kontem, musisz sprecyzować rodzaj bodźca. Innymi słowy, trzeba odpowiedzieć na pytanie: czym jest to niebieskie kółeczko? My oczywiście zaznaczamy zrealizowaną płatność jako wyzwalacz algorytmu.

Konfiguracja pierwszego kroku za nami! Możesz sprawdzić, czy bodziec działa, uruchamiając algorytm i wykonując testową płatność. Jeśli platforma odnotuje sygnał, możemy ruszać dalej.

Wystawienie faktury

Drugim krokiem jest utworzenie faktury na podstawie otrzymanego sygnału. Dodajemy zatem drugie kółeczko, które będzie żądaniem HTTP skierowanym w stronę programu Fakturownia:

Teraz należy sprawdzić w dokumentacji programu fakturującego, jakich informacji potrzeba do wystawienia FV. Musimy w końcu wiedzieć, jakie dane przekazać i w jakiej formie. Dla Fakturowni dodanie nowej faktury wyraża się w żądaniu:

Mamy komplet informacji, zatem klikamy w drugie kółeczko i uzupełniamy początek żądania: wpisujemy adres URL oraz zaznaczamy JSON jako typ contentu – zgodnie z dokumentacją. Dodatkowo musimy wybrać tzw. czasownik HTTP i tutaj zaznaczamy „POST”, gdyż w przesyłanym żądaniu oznacza on utworzenie zasobu (w tym przypadku faktury).

W drugiej części wklejamy resztę kodu, a więc pole „description”, w którym znajdą się dane przekazywane do utworzenia faktury.

Jak widać na powyższym przykładzie, mamy podstawione przykładowe wartości, np. „buyer_name”:”Client1 SA”. Kod jest już kompletny, więc jeśli teraz uzupełnisz kod API i przetestujesz moduł, faktura powinna zostać utworzona. Oczywiście nie chcemy jednak, by każdy kupujący nazywał się Client1 SA, dlatego musimy podstawić zmienne z portalu płatniczego:

Po lewej znajduje się nasz kod, a po prawej lista zmiennych, gdzie musimy dobrać właściwe pozycje do każdej linijki kodu. Dzięki temu faktura będzie wystawiona na dane kupującego, które zostały podane przy dokonywaniu płatności.

Jeśli skonfigurowałeś i przetestowałeś algorytm, możesz go uruchomić na stałe. Od tego momentu za każdym razem, gdy klient dokona zakupu, zostanie automatycznie wystawiona faktura.

Wysyłka faktury

Aby zautomatyzować wysyłanie faktury, potrzebne jest dodanie kolejnego żądania HTTP.

Tym razem treść żądania wygląda następująco:

Dodajemy zatem wskazany kod, podmieniając domenę, API oraz zmienną w postaci ID faktury.

Pozostaje już tylko przetestowanie całego algorytmu. Jeśli faktura jest poprawnie wysyłana, możesz włączyć zaprogramowany scenariusz na stałe. Automatyczne wysyłanie faktur jest finalnie zakończone!

Przypomnienie o płatności

Konfiguracja takich e-maili jest wyjątkowo prosta, ponieważ większość programów do fakturowania dysponuje taką wbudowaną funkcją.

Szczegółowy harmonogram wysyłki przypomnień warto skonsultować ze swoim prawnikiem. Również w tym przypadku możesz ustawić krótki algorytm, by kancelaria otrzymała automatyczną wiadomość np. 7 dni po wysłaniu trzeciego wezwania do zapłaty. To będzie dla niej sygnał, by skontaktować się z dłużnikiem i podjąć dalsze działania.

Jak widać, automatyzacja ma szerokie zastosowanie i nie kończy się na wysłaniu faktur. Może również pomóc w ustanowieniu procedur, które zoptymalizują proces odzyskiwania należności. Współczesna technologia zapewnia de facto szerokie możliwości, dla których jedynym ograniczeniem jest nasza wyobraźnia.