Co to jest biuletyn i jak go napisać?

Co to jest biuletyn?

Jest to stosunkowo krótkie ogłoszenie (chociaż zdarza się, że mają formę obszernych magazynów) przeznaczone do pilnej publikacji. Dotyczy aktualnych informacji, danych i podsumowań kierowanych do klientów lub współpracowników.

Takie teksty adresowane do klientów zawierają zazwyczaj zestawienie ofert, nowości i chwytliwych haseł stanowiących promocję firmy oraz proponowanych przez nią produktów lub usług. Biuletyny wewnętrzne dotyczą zazwyczaj informacji o osiągnięciach przedsiębiorstwa w określonym czasie (np. zestawienie za ostatni kwartał) albo zaplanowanych zmian, wydarzeń.

Główne cechy, które powinien spełniać biuletyn to:

• użyteczność — narzędzie służące do komunikacji (z klientami i wewnętrznej) i budowania pozycji na rynku;
• ciągłość — wiadomości należy wysyłać regularnie;
• aktualność — treść musi dotyczyć spraw bieżących;
• atrakcyjność — zawartość powinna być estetyczna i efektowna.

Dawniej termin „biuletyn” oznaczał „czasopismo”, dziś kojarzy się raczej z reklamą i rzeczywiście w dużej mierze spełnia funkcje promocyjne.

Coraz rzadziej wykorzystuje się drukowane, papierowe biuletyny. Zostały one zastąpione przez newslettery. Rozsyłanie ich drogą elektroniczną pozwala dotrzeć do dużego grona odbiorców i nie wymaga nakładu finansowego (opłacenia drukarni itd.).

Do czego służy biuletyn?

Jego głównym zadaniem jest dostarczenie informacji o promocjach, zmianach i nowościach. Stanowi narzędzie komunikacji i wpływa na wzrost rozpoznawalności marki.

Jak napisać biuletyn?

Niezależnie od tego, czy decydujesz się na rozsyłanie biuletynów tradycyjną pocztą, czy pocztą elektroniczną, musisz zadbać o najwyższą jakość treści i formy.

Biuletyn — dla kogo i w jakim celu?

Najważniejszą zasadą, którą należy kierować się przed przystąpieniem do napisania biuletynu, jest ustalenie grupy docelowej. To, jakich haseł, zdjęć i danych użyjesz, zależy właśnie od odbiorców, do których chcesz dotrzeć dzięki niemu. Jeżeli tworzysz go dla klientów firmy, musisz opracować chwytliwe hasła marketingowe (tu znowu: pamiętaj o grupie docelowej — kim są klienci Twojej firmy?).

Jeśli natomiast Twoim założeniem jest stworzenie treści dla pracowników, użyjesz całkowicie innych argumentów, najprawdopodobniej takich, które dotyczą planów firmy, dotychczasowych osiągnięć albo całościowego rozwoju przedsiębiorstwa.

Wartość merytoryczna i treść

Pamiętaj, że nawet w biuletynach wewnętrznych, które mają usprawniać komunikację z pracownikami, nie należy umieszczać informacji, które mogłaby wykorzystać konkurencja!

Treść nie może zawierać błędów gramatycznych, ortograficznych i stylistycznych.

Zawartość

Biuletyn powinien zawierać:

• tytuł (zazwyczaj nazwa firmy);
• spis treści (żeby od razu było wiadomo, co i gdzie można znaleźć);
• część informacyjną (jeśli kierowany jest do klientów – zazwyczaj część reklamową);
• dane twórców (dane kontaktowe firmy, adres, NIP, REGON i adres strony internetowej, informacja o obecności na Facebooku, Twitterze itp.);
• dodatkowe elementy rozrywkowe (np. quiz, krzyżówka).

Szata graficzna

Szata graficzna w biuletynie pełni niewątpliwie istotne znaczenie. Nie ma uniwersalnego wzoru, ponieważ tu również liczy się grupa docelowa. Dobierz odpowiednio kolory i zdjęcia dobrej jakości. Jednak pamiętaj, że obrazki powinny być tylko uzupełnieniem treści.