Getting Things Done – na czym polega?

Czym jest Getting Things Done?

Jej autorem jest David Allen. GTD polega na gromadzeniu zadań zarówno służbowych, jak i prywatnych i układaniu ich w listy. To 5-etapowy proces zarządzania zadaniami, dzięki któremu odzyskasz kontrolę nad swoim życiem i przestaniesz marnować czas. Idea jest prosta, wystarczy zapisać na kartce zadania i pomysły, następnie należy uporządkować je, dzieląc na odpowiednie kategorie. W tym wypadku niezwykle istotnym elementem jest regularne przeglądanie zapisanych zadań, co zmotywuje Cię do ich realizacji.

Getting Things Done to doskonałe rozwiązanie dla każdego, kto pragnie uwolnić się od ciężaru pamiętania o setkach spraw do zrobienia, co obciąża psychicznie i wywołuje zmęczenie. Odpowiednie uszeregowanie codziennych obowiązków zwiększy komfort życia oraz ułatwi Ci skupienie się na konkretnych działaniach. Metoda GTD pomoże Ci osiągnąć wyznaczone cele bez dużego obciążania pamięci.

5 etapów metody Getting Things Done

Etap 1 – Gromadzenie

Pierwszym etapem metody Getting Things Done jest gromadzenie zadań, które ma na celu oczyszczenie głowy z natłoku myśli. W notatniku, kalendarzu lub specjalnej aplikacji zapisz wszystkie zadania, pomysły oraz cele, jakie chcesz zrealizować. Nie ma znaczenia, czy są to cele długoterminowe, czy codzienne obowiązki domowe. Spisz wszystko, co przyjdzie Ci do głowy.

Etap 2 – Analizowanie

Następnym krokiem jest przeanalizowanie swojej listy zadań oraz przypisanie ich do odpowiednich kategorii takich jak:

• zadania, które zajmą Ci nie więcej niż 2 minuty i możesz zrobić je od razu bez dużego wysiłku i zaprzątania sobie nimi głowy;
• zadania, których wykonanie wymaga skupienia i czasu;
• zadania, które nie mają określonego terminu wykonania i możesz odłożyć je w czasie (oznacz je jako „do realizowania w nieokreślonej przyszłości”);
• zadania, które nie wymagają już działania, ale informacje w nich zawarte mogą przydać się w przyszłości (oznacz je nazwą „archiwum”);
• zadania, które nie wymagają działania i są nieprzydatne (umieść je w koszu).

Analiza to bardzo ważny etap, do którego należy regularnie wracać i zadawać sobie pytanie, czy dane zadanie wymaga natychmiastowej reakcji. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, należy je wykonać, można też delegować je innej osobie lub umieścić w kalendarzu z konkretną datą. W przypadku, gdy zadanie nie wymaga natychmiastowego działania, wówczas możesz przenieść je do archiwum, umieścić na liście „może w przyszłości” lub je usunąć i o nim zapomnieć.

Etap 3 – Porządkowanie

Trzeci etap to porządkowanie, czyli podział listy zadań na:

• projekty złożone z co najmniej dwóch mniejszych etapów;
• zadania priorytetowe, które powinny zostać wykonane jak najszybciej;
• zadania oczekiwane, których wykonanie wymaga otrzymania dodatkowych informacji lub akcji ze strony innej osoby;
• kalendarz, gdzie pod konkretnymi datami zapisane są zadania do wykonania.

Etap 4 – Przeglądanie

Przeglądanie zapisanych zadań jest niezwykle ważne, aby utrzymać wysoki poziom produktywności. Istotna jest systematyczność w uzupełnianiu listy o nowe cele oraz ich porządkowanie. David Allen, autor Getting Things Done, zaleca robić przegląd listy zadań codziennie. Mimo że wymaga to poświęcenia czasu, to pomoże Ci się skupić na celu i aktualnych zadaniach.

Etap 5 – Realizacja

Gdy masz już wszystko uporządkowane, przychodzi czas na etap 5., czyli realizację zadań z listy. Wystarczy, że sprawdzisz, które z nich są najważniejsze danego dnia i możesz rozpocząć pracę. Oczywiście, musisz mieć na uwadze swoją aktualną sytuację, czas, jakim dysponujesz, a także poziom energii, jaki posiadasz w danym momencie. Metoda planowania zadań Getting Things Done ma pomóc Ci w dążeniu do celu, jednak równocześnie musisz mieć wobec siebie dużo wyrozumiałości, bo nie każdy dzień będzie tak samo produktywny i udany.

Czy metoda GTD jest skuteczna?

Chociaż decydując się na stosowanie takiego sposobu zarządzania czasem, niezbędne jest regularne notowanie i weryfikacja zadań, to dzięki temu można zwiększyć swoją efektywność, co więcej – ograniczyć stres.

Hierarchizacja i uporządkowanie obowiązków pomoże Ci terminowo realizować zadania, pozytywnie wpłynie też na Twoje samopoczucie i zadowolenie z siebie. Jeśli masz natłok obowiązków, przez co czujesz narastającą frustrację, Getting Things Done może okazać się dobrym wsparciem w drodze do odzyskania wolności i kontroli nad swoim życiem.