Inbox zero – sposób na uporządkowanie skrzynki mailowej

Inbox zero – co to jest?

Inbox zero to metoda zarządzania pocztą elektroniczną. Została opracowana przez Merlina Manna – amerykańskiego publicystę, blogera i eksperta z dziedziny osobistej produktywności oraz zarządzania czasem.

Można ją stosować praktycznie na każdym koncie online oraz w każdym programie pocztowym, niezależnie od jego wersji czy poziomu zaawansowania. Metoda ta sprawdzi się zarówno do porządkowania korespondencji prywatnej, jak i zawodowej.

Niestety może okazać się nieskuteczna w sytuacji, kiedy kontaktujesz się ze swoimi klientami głównie mailowo, a skrzynka odbiorcza to Twoje narzędzie pracy.

Dlaczego warto stosować zasadę inbox zero?

Inbox zero pozwoli Ci utrzymać porządek w skrzynce mailowej oraz ustalić priorytety i harmonogram pracy. Dzięki odpowiedniej segregacji od razu zauważysz, które wiadomości wymagają pilnej interwencji, a którymi możesz zająć się później.

Będziesz także na bieżąco z aktualnie prowadzonymi sprawami i z łatwością odnajdziesz wszystkie potrzebne informacje oraz wiadomości. Co najważniejsze – w Twoim życiu zapanuje spokój i wreszcie pozbędziesz się poczucia, że jakiś ważny mail mógł zostać przez Ciebie pominięty bądź zapomniany.

Inbox zero – jak rozpocząć segregację maili?

Na początek zastanów się, jakie foldery do segregacji maili najlepiej sprawdzą się w Twoim przypadku. Na pewno przyda Ci się:

• ARCHIWUM (zdecydowana większość programów pocztowych ma je już utworzone „fabrycznie”) – tutaj będziesz przechowywać wszystkie informacje, które mogłyby się przydać w przyszłości.
• KOSZ – jeden z najpotrzebniejszych folderów, dostępny w każdym programie. To tutaj będą trafiały wszystkie niepotrzebne i niechciane maile.
• DO ZROBIENIA – w tym folderze będziesz przechowywać wszystkie wiadomości czekające na odpowiedź.

Oczywiście liczba folderów i ich nazwy powinny być dopasowane do Ciebie i Twoich potrzeb. Ale ogólny schemat działania inbox zero jest jeden.

Etap pierwszy – przegląd maili i przenoszenie do odpowiednich folderów

Te, które trafiły do Ciebie przez pomyłkę, oddelegowuj do właściwej osoby i usuwaj albo archiwizuj (jeśli wiesz, że mogłaby Ci się przydać później).

Przeglądając wiadomości przychodzące (nawet tylko pobieżnie), od razu wiesz, która z nich jest ważna, która mniej, a która w ogóle nie powinna znaleźć się w Twojej skrzynce.

Wszystkie maile, które zawierają istotne informacje, archiwizuj. Możesz wrzucać je do jednego zbiorczego folderu lub utworzyć kilka podzielonych tematycznie, np.:

• PRZECZYTAJ PÓŹNIEJ (ciekawe artykuły, e-booki, newslettery i teksty, które trafiły na Twoją pocztę);
• FAKTURY I RACHUNKI (maile potwierdzające złożenie zamówienia, potwierdzenia płatności);
• DO ZAPŁACENIA (rachunki i bieżące faktury do opłacenia).

W ten sposób łatwiej utrzymasz porządek i szybciej odnajdziesz to, co jest Ci akurat w danym momencie potrzebne.

Oczywiście na skrzynce mailowej pojawi się także sporo wiadomości, które będą wymagały Twojego działania. Co z nimi zrobić?

Wszyscy, którzy z powodzeniem porządkują swoje skrzynki mailowe według inbox zero, wyznają jedną zasadę – jeśli wykonanie określonego zadania (przesłanie wiadomości do odpowiedniej osoby, wprowadzenie zmiany w systemie, sprawdzenie statusu zamówienia, przesłanie cennika) lub odpisanie na wiadomość zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to od razu.

Jeżeli jednak będziesz musiał poświęcić na nie więcej czasu – wrzuć do folderu DO ZROBIENIA i wróć do nich później.

Etap drugi – powrót do folderu DO ZROBIENIA

Kiedy wszystkie wiadomości zostały już posegregowane i masz wreszcie chwilę, żeby zająć się niezałatwionymi sprawami, wróć do folderu DO ZROBIENIA i jeszcze raz przejrzyj maile.

Możesz poukładać zadania według priorytetu i w pierwszej kolejności zająć się tymi najważniejszymi lub załatwiać wszystkie sprawy po kolei. Możesz także skorzystać z dodatkowych programów, które pozwolą Ci odpowiednio posegregować zadania i ustalić harmonogram pracy.

Jeśli już uda Ci się odpisać na wiadomość, dokończyć ustalanie wszystkich szczegółów i ostatecznie zamknąć wątek, przenieś wiadomość do folderu ARCHIWUM. Jeśli jednak Twoja wiadomość czeka jeszcze na odpowiedź odbiorcy, możesz wrzucić ją do kolejnego folderu: OCZEKUJĄCE NA ODPOWIEDŹ. Dzięki temu wiadomość nigdzie nie umknie, a w razie potrzeby będzie można ją szybko odnaleźć i przypomnieć o niej swojemu odbiorcy.

Co jeszcze możesz zrobić, aby lepiej zarządzać swoją skrzynką mailową?

Jednak kiedy Twoją skrzynkę każdego dnia zalewają setki wiadomości, inbox zero może nie wystarczyć. Czy jest jeszcze coś, co możesz zrobić, aby ją zoptymalizować oraz ograniczyć czas spędzony na codziennym czytaniu maili? Oczywiście!

1. Wyłącz powiadomienia i nie odświeżaj swojej skrzynki pocztowej co kilka minut. Zaglądaj do niej regularnie, najlepiej w określonych przedziałach czasowych, np. w południe po wykonaniu najważniejszych zadań oraz tuż przed zakończeniem pracy. Jeśli Twoja praca tego wymaga, rób to częściej, ale nie odrywaj się od wykonywanych obowiązków tylko dlatego, że właśnie przyszła nowa wiadomość.
2. Wypisz się ze wszystkich newsletterów, z których nie korzystasz. Dzięki temu ograniczysz liczbę przychodzących wiadomości i oszczędzisz sobie czasu oraz pracy przy segregacji maili.
3. Sprawdź, czy na Twoją skrzynkę mailową przychodzą powiadomienia z social mediów. Jeśli tak i nie są one ważne, wyłącz je.
4. Skonfiguruj filtry antyspamowe w programie pocztowym lub bezpośrednio na koncie mailowym. Jeśli mimo zapisanych ustawień przychodzą do Ciebie niechciane wiadomości, nie zapomnij dodać ich do „czarnej listy”. Dzięki temu nie będą do Ciebie docierały w przyszłości.
5. Stosuj dodatkowe oznaczenia dla najważniejszych wiadomości – oznaczaj je flagą, gwiazdką lub innym kolorem (o ile Twój program pocztowy ma taką funkcję).