Jak napisać regulamin sklepu internetowego?

Co to jest regulamin sklepu internetowego?

Jego obecność na stronie jest obowiązkowa – bez względu na wielkość biznesu czy rodzaj oferowanych produktów.

Jakie konsekwencje grożą za brak regulaminu? Rezygnując z niego na swojej platformie e-commerce, narażasz się na konsekwencje prawne i biznesowe. Z jednej strony możesz zostać ukarany grzywną przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), a z drugiej zwiększa się ryzyko nieporozumień, dezinformacji i sporów z klientami. Efektem mogą być liczne zwroty, utrata zaufania i brak możliwości skutecznego rywalizowania z konkurencją.

Jak napisać regulamin sklepu internetowego? Niezbędne elementy

Regulamin sklepu internetowego powinien zawierać określone elementy i tym samym precyzyjnie określać zasady funkcjonowania sklepu, a także prawa i obowiązki sprzedawcy oraz konsumenta. Jak napisać regulamin sklepu internetowego? Oto najważniejsze elementy, które muszą się w nim znaleźć.

Dane identyfikacyjne sprzedawcy

Podstawą każdego regulaminu sklepu internetowego są dokładne dane sprzedającego. Musisz zamieścić w nim:

• pełną nazwę firmy (lub imię i nazwisko w przypadku działalności jednoosobowej);
• formę prawną przedsiębiorstwa;
• adres siedziby;
• NIP, REGON i KRS (jeśli dotyczy);
• adres e-mail i/lub numer telefonu kontaktowego.

Pamiętaj, że musisz podać również adres do korespondencji, jeżeli jest on inny niż adres siedziby firmy.

Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

Klient powinien zostać poinformowany o ogólnym zakresie oferowanych produktów i usług. Dlatego w regulaminie opisz ogólnie, co oferujesz oraz zamieść informacje o dodatkowych usługach i funkcjonalnościach, jak możliwość założenia konta, zapisania się do newslettera czy zamieszczania komentarzy.

Oczywiście w tej części nie musisz dokładnie opisywać każdego z produktów – ich parametry, funkcje czy zastosowania możesz umieścić na podstronach ofertowych.

Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną

W regulaminie sklepu internetowego musisz poinformować klientów o wymaganiach technicznych niezbędnych do korzystania serwisu. Należy zatem określić, jakie urządzenia, oprogramowanie i systemy operacyjne są wymagane, aby użytkownik mógł poprawnie korzystać z platformy e-commerce.

W tej sekcji warto uwzględnić informacje o tym, że sklep działa najlepiej przy użyciu nowoczesnych przeglądarek internetowych, takich jak Google Chrome, Mozilla Firefox czy Safari, oraz że w przypadku korzystania z przestarzałych wersji przeglądarek lub systemów operacyjnych mogą wystąpić problemy z prawidłowym działaniem strony.

Warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną

To bardzo ważna część każdego regulaminu sklepu internetowego, która powinna jasno określać wszelkie szczegóły dotyczące umów z klientami. Zamieść w niej informacje dotyczące:

• procesu zawierania umowy sprzedaży (momentu, w którym dochodzi do jej zawarcia);
• warunków realizacji zamówienia (terminu realizacji umowy i czasu dostawy);
• metod płatności (np. przelew bankowy czy płatność za pobraniem);
• kosztów dostawy (w tym dodatkowych, jak cło);
• prawa do wypowiedzenia umowy i odstąpienia od niej (klient ma na to 14 dni bez podawania przyczyny i ponoszenia dodatkowych kosztów);
• odpowiedzialności za niedostarczenie lub uszkodzenie towaru (na kim spoczywa odpowiedzialność i jakie kroki należy podjąć).

Definicje pojęć używanych w regulaminie

W regulaminie sklepu internetowego powinno znaleźć się wyjaśnienie pojęć, jakie są często używane w serwisie, np. „Konsument”, „Kupujący”, „Sklep”, „Towar”, „Usługa”, „Dni robocze” itp.

Tryb postępowania reklamacyjnego

Klient musi również wiedzieć, w jaki sposób Twój sklep rozpatruje reklamacje. Jeżeli korzystasz w tym celu z platformy ODR (Online Dispute Resolution), zamieść do niej link.

Ochrona danych osobowych

W regulaminie sklepu internetowego należy zamieścić informacje mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa poufności informacji przekazywanych przez klientów. Do tych najważniejszych zaliczamy:

• administratora danych osobowych (określ kto nim jest i podaj jego dane);
• klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która spełnia wymagania RODO (powinna zawierać informacje na temat celu i podstawy prawnej przetwarzania danych czy okresu ich przechowywania);
• politykę prywatności i cookies (osobne dokumenty regulujące zasady przetwarzania danych osobowych oraz zarządzania ustawieniami prywatności);
• bezpieczeństwo danych (poinformuj, jak chronisz dane użytkowników);
• prawa użytkowników wynikające z RODO (np. do wycofania zgody na przetwarzanie danych, ich usunięcia czy przeniesienia).

W regulaminie sklepu internetowego nie musisz szczegółowo opisywać polityki prywatności czy zasad dotyczących cookies. Mogą one znaleźć się na oddzielnych podstronach, które wystarczy podlinkować.

Postanowienia końcowe

To ostatni fragment regulaminu, w którym możesz umieścić dodatkowe informacje – np. o procedurach wycofywania produktów czy wprowadzania promocji. W postanowieniach końcowych warto również umieścić zapis o dacie wejścia w życie regulaminu oraz dacie ostatniej zmiany.

Jakich błędów unikać, tworząc regulamin sklepu internetowego?

Stworzenie kompletnego i prawidłowego regulaminu sklepu internetowego nie jest łatwym zadaniem. Nietrudno tu o błędy, które mogą prowadzić do konsekwencji prawnych i utraty zaufania klientów. Do tych najważniejszych zaliczamy:

• kopiowanie treści regulaminu z innych sklepów – z jednej strony jest to nielegalne (narusza zasady prawa autorskiego), a z drugiej treść dokumentu nie będzie dostosowana do oferty i zasad funkcjonowania Twojego serwisu;
• niezgodność z przepisami – nieznajomość prawa szkodzi i dotyczy to również regulaminu sklepu internetowego, dlatego przed jego sporządzeniem dokładnie zapoznaj się z prawami konsumentów, przepisami dotyczącymi RODO i sprzedaży na odległość, a także zasadami reklamacji i zwrotów;
• zbyt skomplikowany lub niezrozumiały język – regulamin powinien być napisany w jasny i przystępny sposób, by każdy klient mógł w pełni zrozumieć warunki korzystania ze sklepu i by uniknąć ewentualnych sporów oraz nieporozumień;
• brak aktualizacji – treść regulaminu powinna zmieniać się wraz z rozwojem sklepu oraz w przypadku zmian prawnych, takich jak nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Ile kosztuje regulamin sklepu internetowego?

Ostateczny koszt zależy jednak od kilku czynników, takich jak zakres usługi czy charakter prowadzonej działalności. Decydując się na współpracę ze specjalistą, zyskujesz pewność, że regulamin będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami i dopasowany do specyfiki Twojego sklepu oraz oczekiwań klientów.

W internecie dostępnych jest wiele generatorów regulaminów, które stanowią opcję dla właścicieli sklepów poszukujących oszczędności. Pamiętaj jednak, że taki dokument powinien być dostosowany do specyfiki sklepu i obowiązujących przepisów prawnych, dlatego – chcąc uniknąć niepotrzebnego ryzyka – rekomendujemy skorzystanie z usług specjalisty.