Konferencja prasowa – jak ją zorganizować?

Co to jest konferencja prasowa?

W spotkaniu bierze udział strona przekazująca wiadomości oraz dziennikarze.

Rozgłos medialny, który umożliwia ten rodzaj meetingu, przyczynia się do rozpowszechniania komunikatów oraz popularyzacji określonego punktu widzenia. Konferencja prasowa może więc służyć promocji, choć niewątpliwie stanowi również spore przedsięwzięcie logistyczne. Jej właściwe przygotowanie i przebieg mają bezpośredni wpływ na odbiór sprawy i jakościowe publikacje.

W związku z tym przedstawiamy krótki poradnik dotyczący wszystkiego, o czym warto pamiętać przy organizacji konferencji prasowej.

Jak przygotować konferencję prasową?

Zanim zaczniesz przygotowania konferencji prasowej, zastanów się, czy to niezbędne rozwiązanie. Musisz mieć pewność, że potencjalne zyski są warte pieniędzy zainwestowanych w organizację spotkania.

Budżet

Jeśli zastanawiasz się, ile kosztuje konferencja prasowa, nie możemy Ci podać żadnej określonej kwoty. Wszystko zależy od skali wydarzenia, miejscowości i miejsca, w którym zostanie przeprowadzone (np. ceny wynajmu lokalu), liczby zaproszonych gości, materiałów dla nich przeznaczonych, a nawet sposobu rozsyłania zaproszeń (mail lub poczta). Dlatego, decydując się na organizację konferencji prasowej, musisz umieścić te elementy w kalkulacjach.

W przypadku gdy suma przekracza Twój budżet, możesz pomyśleć o cięciu kosztów, np. ograniczeniu drukowanych materiałów lub wysłaniu zaproszeń drogą elektroniczną.

Temat

Temat odgrywa kluczową rolę przy podejmowaniu decyzji o zasadności przygotowywania konferencji prasowej. Od niego zależy m.in. opłacalność całego przedsięwzięcia. Informacje, które chcesz przekazać, powinny dotyczyć sprawy istotnej nie tylko dla Ciebie, ale przede wszystkim dla mediów i rzeszy odbiorców.

Ranga wydarzenia wymaga aktualnego, ważnego i chwytliwego tematu. Zwoływanie konferencji prasowej, która będzie dla wszystkich jedynie stratą czasu, wiąże się nie tylko z marnowaniem pieniędzy, lecz także z określonym ryzykiem. Może się okazać, że w przyszłości będziesz mieć do zakomunikowania coś naprawdę istotnego, ale zrażeni przedstawiciele mediów nie skorzystają z Twojego zaproszenia.

Wybór terminu konferencji prasowej

Organizacja konferencji prasowej wiąże się z wieloma zadaniami, na które musisz mieć czas. Dlatego daj sobie przynajmniej miesiąc na przygotowanie całego przedsięwzięcia.
Istnieją pewne zasady dotyczące terminów przeprowadzania konferencji prasowej.

Dzień tygodnia

Konferencje prasowe nie odbywają się w weekend, wiąże się to z pracą dziennikarzy i innym (weekendowym) cyklem wydawniczym. Dotyczy to również piątku. Tego dnia wiele redakcji pracuje krócej i zazwyczaj jest to nieco luźniejszy dzień. Istnieje ryzyko, że dziennikarzom zwyczajnie nie zechce się nigdzie jechać i dokładać sobie pracy na koniec tygodnia.

Masz więc czas od poniedziałku do czwartku. Pamiętaj, żeby sprawdzić, czy w terminie, który najbardziej Cię interesuje, nie odbywają się inne, konkurencyjne konferencje prasowe. Informacje są ogólnodostępne, np. na stronie PAP Media Room.

Godzina

Najlepiej zorganizować konferencję prasową w godzinach przedpołudniowych. Cieszą się one największym zainteresowaniem dziennikarzy, ponieważ zazwyczaj muszą oni do wieczora przekazać redakcji materiały ze swojej pracy.

Gdzie zorganizować konferencję prasową?

Miejsce, podobnie jak termin, powinno być dogodne dla przedstawicieli mediów, których zamierzasz zaprosić. Nie musisz od razu wynajmować ogromnej sali konferencyjnej, jednak nie możesz zapominać o komforcie pracy dziennikarzy. Dotyczy to zarówno wystarczającej ilości przestrzeni, zapewnienia miejsc siedzących, jak i stabilnego stołu, żeby mogli oni postawić mikrofony.

Konferencje prasowe mogą również odbywać się w siedzibie firmy, jeśli ma ona odpowiednie warunki. Dopuszczalne są również konferencje plenerowe (głównie w miejscu, którego bezpośrednio dotyczą), jednak musisz brać pod uwagę możliwość zmiany warunków atmosferycznych.

Ogólna zasada jest taka, że konferencja prasowa powinna być zorganizowana w miejscu, które:

• jest związane z tematem spotkania;
• zapewnia odpowiednie zaplecze techniczne (projektor, nagłośnienie, WiFi);
• ma odpowiednią akustykę;
• pozwala na ustawienie odpowiedniej liczby krzeseł (najlepiej oznaczyć je winietkami);
• posiada bezpłatny parking lub łatwy dojazd komunikacją miejską.

Goście – kto, kiedy i jak powinien być zaproszony na konferencję prasową?

Zastanów się, kogo może zainteresować wydarzenie, którego dotyczy przygotowywana konferencja prasowa. Jacy dziennikarze stanowią grupę odbiorców? Zaproszeni goście powinni być związani z tematyką. Jeśli planujesz ogłosić rozpoczęcie produkcji innowacyjnych samochodów, zaproś dziennikarzy motoryzacyjnych, a nie przedstawicieli redakcji parentingowych.

Zaproszenia dla dziennikarzy powinny zawierać datę, godzinę, lokalizację i temat spotkania. Wyślij je pocztą tradycyjną lub elektroniczną przynajmniej 10 dni przed terminem konferencji prasowej. Możesz poprosić o potwierdzenie przybycia. Jeśli większość odrzuci zaproszenie, masz szansę jeszcze raz zastanowić się nad sensownością przygotowywania konferencji. Jeśli jednak nie będzie takiej potrzeby, dzień przed spotkaniem wyślij wszystkim zaproszonym gościom przypomnienie o wydarzeniu.

Materiały dla dziennikarzy

Przedstawiciele mediów powinni otrzymać tzw. pakiet prasowy („Press pack”). Jest to zestaw wiadomości dotyczących konferencji prasowej. W jego skład wchodzą zazwyczaj:

• podstawowe informacje o wydarzeniu (komunikat prasowy);
• wytłumaczenie kontekstu (omówienie tła sprawy);
• wykaz gości wraz z przedstawieniem pełnionych przez nich funkcji;
• ulotka programowa;
• raporty (jeśli będzie o nich mowa w trakcie spotkania);
• zdjęcia (ewentualnie).

Scenariusz i próba generalna

Ustal wcześniej, kto i gdzie siada oraz jaki jest dokładny przebieg konferencji. Zadbaj o to, aby wszystkie osoby znały swoje funkcje, takie jak witanie gości, wręczanie materiałów prasowych czy udzielanie wszelkich niezbędnych informacji.

Dzień przed konferencją możesz przeprowadzić próbę generalną, sprawdzić działanie sprzętu audiowizualnego, umożliwić określonym osobom zrobienie próbnej prezentacji itd.

Jak przeprowadzić konferencję prasową?

Od prawidłowego przeprowadzenia konferencji prasowej zależy jej odbiór i to, jak zapisze się w pamięci gości. Nie ma tu miejsca na pomyłki, dlatego warto odpowiednio się przygotować i przestrzegać określonych zasad. Przede wszystkim: zacznij punktualnie i trzymaj się harmonogramu!

Zadaniem prowadzącego jest przywitanie gości, przedstawienie osób biorących udział w konferencji prasowej, informowanie o kolejnych punktach programu, a na koniec podziękowanie wszystkim za przybycie.

Zazwyczaj konferencja prasowa przebiega według poniższego planu:

1. Powitanie. Przywitanie dziennikarzy wchodzących do sali, wręczanie im materiałów prasowych i wskazanie przeznaczonych dla nich miejsc.
2. Prezentacja. Najważniejsza część spotkania. Nie powinna być ona zbyt długa – jeśli prelegentów jest więcej, łączny czas ich wystąpień nie powinien być dłuższy niż 40 min.
3. Pytania dziennikarzy. Osoby odpowiadające na pytania dziennikarzy powinny być do tego doskonale przygotowane. Aby nie dać się zaskoczyć, muszą nie tylko zgłębić temat przedstawiony w prezentacji, lecz także szerszy kontekst sprawy.
4. Część nieoficjalna. To czas na wywiady, indywidualne rozmowy z dziennikarzami i poczęstunek.

Działania pokonferencyjne

Po konferencji prasowej wyślij podziękowania do wszystkich przybyłych gości. Redakcjom i dziennikarzom, którzy mogliby być zainteresowani tematem, ale nie pojawili się na spotkaniu, podeślij komunikaty prasowe i ewentualnie dodatkowe materiały.

Briefing a konferencja prasowa

Briefing często określany jest konferencją prasową, jednak stosowanie zamiennie obu nazw jest błędem. W odróżnieniu od konferencji prasowej briefing jest bardzo krótkim (ok. 20 min), zwoływanym „na szybko” spotkaniem z dziennikarzami. Zazwyczaj ma miejsce od razu po (lub tuż przed) jakimś wydarzeniu i ma charakter newsowy. W przeciwieństwie do konferencji prasowej nie wymaga w zasadzie żadnych przygotowań i ma swobodną specyfikę. Pozwala na szybkie dotarcie do opinii publicznej i nadanie rozgłosu wydarzeniu odbywającemu się w czasie rzeczywistym.