E-mail biznesowy – jak go poprawnie napisać?

Co to jest e-mail biznesowy?

Najczęściej układa się w korespondencję, w której jedna strona przedstawia jakąś ofertę, a druga ją akceptuje, negocjuje lub odrzuca. W przypadku copywritingu ustalenia dotyczą najczęściej zamawianych treści: zleceniodawca przedstawia swoje wytyczne, a wykonawca wycenia tekst.

E-mail biznesowy jest bardziej formalny od prywatnego. W sytuacji ewentualnych konfliktów prawnych służy jako dowód w sprawie: dlatego podczas pisania należy pamiętać o maksymalnej precyzji, ale do tego jeszcze przejdziemy.

Jak napisać e-mail biznesowy?

W przypadku maili biznesowych i sprzedażowych najlepiej sprawdza się następujący układ tekstu:

1. Powitanie i spersonalizowane zdanie wprowadzające (np. „Dzień dobry, Panie Michale! [od nowego akapitu:] Dziękuję za zapytanie. Chętnie napiszę artykuł na taki temat, ponieważ mam duże doświadczenie w przygotowywaniu tekstów dla branży motoryzacyjnej”). Preferowanym zwrotem rozpoczynającym jest właśnie proste „Dzień dobry”, a przy kolejnych mailach wymienianych w jednym dniu: „Panie/Pani X”. „Szanowni Państwo” jest zbyt formalne, a „Witam” uchodzi za zwrot niepasujący do pisemnej korespondencji.
2. Zaprezentowanie oferty – czyli właściwa treść maila biznesowego. O tym, jak dobrze ją rozpisać, piszemy szerzej poniżej.
3. CTA – czyli „haczyk”, zwrot mający zachęcić odbiorcę do ponownego kontaktu, np. „Proszę o informację, czy przedstawiona oferta Panu odpowiada”.
4. Grzecznościowa formuła kończąca i podpis lub stopka. Poniżej prezentujemy przykładową stopkę mailową.

Oprócz tego należy pamiętać o tym, by w mailu biznesowym przestrzegać form grzecznościowych i zasad językowego savoir-vivre’u. Bądź uprzejmy – pamiętaj o takich drobnych z pozoru gestach, jak podziękowanie za kontakt oraz używanie zwrotu „proszę” przy formułowaniu poleceń (czyli: „Proszę o zapoznanie się z warunkami współpracy, które wysyłam w załączniku”, nigdy: „W załączniku wysyłam warunki współpracy do zapoznania się”).

Zwracamy się do klienta na „Pan/Pani”, chyba że sam zainicjuje komunikację na „ty” – wtedy się dostosowujemy.

Dobre praktyki w pisaniu maili biznesowych

O czym należy pamiętać, tworząc e-maile biznesowe?

• Upewnij się, że wiesz, do kogo piszesz. Pani Anna po otwarciu maila, w którym napiszesz: „Dzień dobry, Pani Zofio!” może albo pomyśleć, że wysyłasz masowe maile, albo że nie traktujesz jej poważnie. Dlatego warto sprawdzić, czy na pewno nie popełniasz błędu lub nie robisz literówki w imieniu czy nazwisku odbiorcy.
• Nigdy nie zostawiaj klienta bez odpowiedzi. Nawet na te maile klienta, w których nie stawia żadnego pytania, warto dosłać potwierdzenie zrozumienia jego ustaleń i zapewnienie, że np. przystępujemy do pracy albo postąpimy zgodnie z prośbą.
• Określ temat wiadomości. Napisz krótko w temacie, czego dotyczy sprawa, np. „Teksty motoryzacyjne dla bloga X” – dzięki temu wątek będzie jeszcze bardziej czytelny, a klient bez problemu odnajdzie twoją wiadomość w zalewie innych maili.
• Używaj opcji UDW, jeśli tworzysz maila zbiorowego. UDW – czyli „ukryte »do wiadomości«” sprawia, że odbiorcy nie widzą danych innych adresatów. To bardzo ważne nie tylko dlatego, by chronić rozmówców przed spamem, lecz także z uwagi na ochronę danych osobowych.

• Stosuj krótkie zdania i akapity. Mail biznesowy powinien być czytelny. Warto przestrzegać dwóch złotych zasad. Pierwsza: 1 informacja = 1 zdanie; oraz druga: 1 akapit nie powinien zawierać więcej niż 3 zdań. Przejrzystości wypowiedzi dodadzą również pogrubienia najważniejszych informacji oraz listy wypunktowane – stosuj zatem podobne zasady, którymi kierujesz się przy polepszaniu czytelności swoich artykułów.
• Zrezygnuj z emotikonów. Szczególnie w pierwszych wiadomościach. Dodanie uśmiechu, by złagodzić wiadomość, może być kuszące, ale w mailach biznesowych warto się przed tym powstrzymać. Po wymianie kilku wiadomości można już odczuć, czy emotikon będzie mile widziany w korespondencji, na początku jednak lepiej ich nie używać.
• Bądź precyzyjny i dokładny. Każdą informację podawaj w możliwie najjaśniejszy sposób. Unikaj wyrażeń typu „może”, „postaram się”. Bądź konkretny, podawaj wszystko czarno na białym („Tekst przygotuję w ciągu X dni”. „Stawka za artykuł o długości 4000 zzs wynosi X netto”).
• Wgrywaj odpowiednie załączniki. Przede wszystkim o załączeniu pliku do wiadomości warto poinformować w jej treści – odbiorca nie zawsze będzie chętny, by otwierać pliki nieznanego pochodzenia. Odpowiednio je nazwij, użyj popularnych formatów, aby adresat nie miał problemu z ich otwarciem i upewnij się, że to Twoje portfolio, a nie na przykład instrukcja obsługi pralki. Większe załączniki warto przesyłać w chmurze.
• Lepiej przekazać nadmierną liczbę informacji niż pominąć jakiś ważny szczegół. Klient powinien otrzymać komplet informacji jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Pozwoli to obu stronom uniknąć nieporozumień. Oprócz stawki, sposobu dokonania płatności i terminu wykonania tekstu należy ustalić również liczbę ewentualnych darmowych poprawek i upewnić się, czy dobrze rozumiemy oczekiwania klienta względem zamawianych treści (np. poprzez zbiorcze podsumowanie wszystkich przekazanych ustaleń i prośbę o ich ostateczne potwierdzenie ze strony klienta). Dobrym pomysłem jest również obustronne, elektroniczne podpisanie umowy ze wszystkimi ustaleniami.

Najczęstsze błędy w mailu biznesowym

Istnieje szereg błędów, które można popełnić nawet w krótkim mailu, a są to:

• Niechlujność językowa – czyli literówki, błędy interpunkcyjne, stylistyczne i ortograficzne. Nikt nie zamówi tekstu u osoby, która nie zna zasad poprawnej polszczyzny. Również w innych branżach niż copywriting błędy językowe robią złe wrażenie, bo podają w wątpliwość Twoje wykształcenie i ogólny profesjonalizm.
• Brak stopki – nie jest to rażący błąd, ale mail biznesowy bez stopki wygląda amatorsko. W Internecie znajdziesz wiele tanich lub nawet darmowych szablonów, które w kilka chwil możesz dodać do swojego maila.
• Pisanie pod wpływem emocji – to już kardynalny błąd. W biznesie oczywiści zdarzają się klienci trudni i nieprzyjemni, ale konflikty zawsze wygrywa ta strona, która podchodzi do nich ze spokojniejszą głową. Nie daj się sprowokować i wciągnąć w personalne ataki czy słowne przepychanki. Powołuj się na fakty, zaakceptowane przez obie strony ustalenia i zachowaj kulturę dyskusji.

Mamy nadzieję, że dzięki naszemu krótkiemu poradnikowi Twoje korespondencje z klientami będą przebiegały bezproblemowo ?