E-mail do klienta – 7 najczęściej popełnianych błędów

7 najczęściej popełnianych błędów w mailu do klienta

Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy w mailach do klientów i podpowiadamy, jak ich uniknąć. Dzięki temu będziesz postrzegany przez odbiorcę jako osoba profesjonalna oraz godna zaufania.

Mało profesjonalny adres e-mail

W popularnym stwierdzeniu „pierwsze wrażenie jest najważniejsze” tkwi sporo prawdy – również, jeżeli chodzi o komunikację mailową. Adres Twojej poczty jest często tym, co klient widzi w pierwszej kolejności, dlatego musi być profesjonalny i kojarzący się z firmą, którą reprezentujesz. Najlepiej wybrać adres, w którym znajdzie się Twoje nazwisko, a także nazwa przedsiębiorstwa (np. m.wiśniewski@contentwriter.pl).

Niestety, wciąż nie brakuje osób, które pisząc maile do klientów, korzystają z darmowych kont. Jeżeli jesteś na początku swojej drogi biznesowej i musisz szukać oszczędności, korzystaj wyłącznie z tych najpopularniejszych hostingów, jak Gmail, ewentualnie O2. Inne mogą budzić wątpliwości.

Całkowicie zrezygnuj natomiast z prowadzenia korespondencji z prywatnego konta, zwłaszcza jeżeli zakładałeś je jeszcze w czasach szkolnych, a jego nazwa nie ma wiele wspólnego z profesjonalizmem. Klient może nie najlepiej zareagować na wiadomość z adresu misiunia17@buziaczek.pl albo maciejos666@onet.pl.

Niewłaściwy tytuł maila do klienta

Oprócz adresu Twojej skrzynki pocztowej, klient w pierwszej kolejności zobaczy również tytuł wiadomości. Ma on ogromne znaczenie – przede wszystkim nie powinien być zbyt długi i mylący. Najlepiej zastosować maksymalnie kilka słów, które będą informowały odbiorcę o tym, czego dotyczy wiadomość.

Pamiętaj również, by z wyczuciem stosować wezwania do działania, jak np. „sprawdź”, które w tytułach maili do klienta mogą przynieść więcej złego niż dobrego. I oczywiście nie zapominaj o tytule, bo jego brak mógłby zniechęcić klienta do odczytania wiadomości.

Nieodpowiednie przywitanie

Niezależnie od tego, jaką firmę reprezentujesz i na jakich relacjach opiera się Twoja współpraca z klientami, powinieneś zadbać o odpowiednie przywitanie. Choć mogłoby się wydawać, że najbardziej profesjonalne jest rozpoczęcie wiadomości od słowa witam, towarzyszy mu sporo kontrowersji. Przywitanie to może bowiem zakładać wyższość nadawcy nad odbiorcą – z tego powodu nie jest polecane w korespondencji mailowej nawet przez językoznawców.

Jak w takim razie rozpocząć mail do klienta? W przypadku pierwszego kontaktu najlepiej zastosować sprawdzone sformułowanie Szanowni Państwo/Szanowny Panie/Szanowna Pani, a w kolejnych wiadomościach ograniczyć się do Panie/Pani…. Niezawodne jest też klasyczne Dzień dobry, które sprawdza się zarówno w bardziej, jak i mniej formalnych konwersacjach drogą elektroniczną.

Źle sformatowana lub pisana z błędami treść

Mail do klienta powinien być merytoryczny i napisany bez błędów. W teorii powinien wiedzieć o tym każdy, jednak praktyka pokazuje, że nie wszyscy dbają o tę kwestię. Dlatego przed wysłaniem wiadomości dokładnie ją przeczytaj, co pozwoli Ci uniknąć literówek, błędów ortograficznych czy interpunkcyjnych. Nawet małe niedopatrzenie może sprawić, że Twój obraz profesjonalisty w jednej chwili legnie w gruzach.

Pamiętaj też, by dłuższe wiadomości podzielić na akapity. Dobrze widziane są także wypunktowania czy pogrubienia, które sprawiają, że mail do klienta jest o wiele bardziej czytelny i lepiej się go czyta.

Zbyt długa wiadomość

Pisząc maila do klienta, musisz uszanować jego czas. Niestety, wiele osób chce w jednej wiadomości zawrzeć jak najwięcej informacji, co sprawia, że staje się ona przesadnie długa. To z kolei może zniechęcić klienta do przeczytania całości.

Dlatego warto pisać krótko, zwięźle i na temat. Jeżeli masz do przekazania więcej informacji, możesz załączyć do wiadomości dodatkowy plik – np. katalog z produktami czy ulotkę reklamową swojej firmy. Dasz w ten sposób odbiorcy wybór i będziesz mieć pewność, że zapozna się on z całą wiadomością.

Brak podpisu lub załączników

Niech pierwszy rzuci kamieniem, kto nigdy nie zapomniał o załączniku… Pośpiech, nawał obowiązków albo zwykłe rozkojarzenie może powodować, że obiecany plik nie dotrze do odbiorcy. Dlatego zawsze zwracaj na to uwagę i, w przypadku braku załącznika, natychmiast wyślij kolejnego maila do klienta, w którym się on znajdzie. Oczywiście nie zapomnij przeprosić o swoim niedopatrzeniu.

Pamiętaj również o profesjonalnym zakończeniu wiadomości – pozdrów swojego klienta (zwykle wystarczy tradycyjne Pozdrawiam, jednak w przypadku pierwszej wiadomości albo bardzo formalnych konwersacji warto stosować Z wyrazami szacunku) i podpisz się. Warto również dodać numer telefonu, a także nazwę i adres firmy.

Zwlekanie z odpowiedzią na maila klienta

Na koniec bardzo poważny błąd, który popełnia zbyt duża liczba osób. Jeżeli chcesz wzbudzić w swoim kliencie zaufanie i być postrzegany jako profesjonalista, nie każ mu czekać na odpowiedź.

Staraj się odpisać natychmiast – zwłaszcza jeżeli masz do czynienia ze sprawą niecierpiącą zwłoki. A za wszelkie opóźnienia nie zapomnij przeprosić.