Metoda ALPEN — jak zarządzać czasem?

Co to jest metoda ALPEN?

Uporządkowanie zadań i układanie dokładnych harmonogramów na każdy dzień pozwala na wydajne wywiązywanie się z obowiązków osobistych i zawodowych oraz zyskanie czasu i satysfakcji.

Na czym polega metoda ALPEN?

Metoda ta polega na codziennym, dokładnym rozplanowywaniu zadań do wykonania z uwzględnianiem przerw i zostawianiem sobie czasu na nagłe wypadki. Nazwa ALPEN jest akronimem 5 niemieckich słów określających poszczególne etapy tworzenia precyzyjnego harmonogramu dnia.

A (Aufgaben) — zadania

Zastanów się, co masz do zrobienia. Weź pod uwagę wszystko, co musisz wykonać w ciągu dnia wraz z zaległymi sprawami. Przyjrzyj się dokładnie zadaniom i postaraj się je doprecyzować. Możesz je pogrupować na sprawy osobiste (zakupy, gotowanie, sprzątanie) i zawodowe (maile, spotkania, telefony, projekty). Możesz tworzyć listy główne, dzienne, tygodniowe, miesięczne itd. Im bardziej szczegółowy będzie Twój spis, tym łatwiej będzie Ci przejść przez kolejne etapy.

L (Lange schatzen) — oszacowanie długości

Spróbuj dokładnie określić czas potrzebny Ci na realizację poszczególnych obowiązków. Pamiętaj, że musi być realny. Zaniżanie może wywołać późniejszą frustrację spowodowaną niewywiązaniem się z zadań. Zawyżanie natomiast może powodować marnowanie czasu wynikające z niewłaściwego podejścia do pracy (zgodnie z prawem Parkinsona) nad określonym projektem. Jeśli to możliwe, określ potrzebny czas w minutach.

P (Pufferzeiten einplanen) — zaplanowanie przerw

Układając harmonogram, musisz wziąć pod uwagę czas na przerwy. Dotyczy to zarówno zresetowania się po określonych przedsięwzięciach, jak i zapewnienia sobie odpoczynku w trakcie dłuższych zadań. Pamiętaj również, że mogą wydarzyć się sytuacje awaryjne, dlatego koniecznie uwzględnij jakiś zapas. Możesz przyjąć, że 60 proc. czasu przeznaczysz na konkretne cele, a pozostałe 40 proc. będzie Twoją rezerwą. Możesz wykorzystać ją, jeśli zajdzie nagła potrzeba, lub przeznaczyć na zadania wstępnie zaplanowane na kolejne dni.

E (Entscheidungen treffen) — wyznaczenie priorytetów

Stwórz hierarchię zadań z punktu pierwszego. Zastanów się, które są najważniejsze, najtrudniejsze, a które z innych powodów musisz wykonać w pierwszej kolejności. Pomyśl, czy jest szansa na powierzenie któregoś z nich komuś innemu. Możesz zastosować macierz Eisenhowera i pogrupować zadania na 4 kategorie:

• ważne i pilne — przeznaczone do wykonania natychmiast (zebrania, przelewy, kontrole dokumentacji);
• ważne i niepilne — dalsze plany, o których musisz pamiętać, ale możesz poczekać z ich realizacją. Jednak zbyt długie zwlekanie może zmusić Cię do przeniesienia ich do pierwszej kategorii;
• nieważne i pilne — musisz je wykonać, ale szanse na zysk są raczej niewielkie;
• nieważne i niepilne — przeznaczone do wykonania po wywiązaniu się ze wszystkich pozostałych.

N (Nachkontrolle) — kontrola

Monitoruj postępy i kontroluj czas. Wykreślaj ze swojej listy zrealizowane zadania. Obserwuj swoje reakcje na sytuacje awaryjne. Naucz się asertywności. Informuj współpracowników lub znajomych, że nad czymś pracujesz i znajdziesz dla nich czas później. Traktuj zbyteczne rozmowy (w realu, telefoniczne lub przez komunikatory) jako rozpraszacze, które obniżają Twoją efektywność i wydłużają czas pracy.

Jakie są zasady metody ALPEN?

Podstawą jest oczywiście postępowanie zgodne ze schematem metody ALPEN, czyli:

• spisanie zadań (A),
• szacowanie długości (L),
• planowanie przerw (P),
• wyznaczenie priorytetów (E),
• kontrola (N).

Jednak warunkiem skuteczności metody ALPEN jest jej systematyczne stosowanie, zachowanie ciągłości. Planowanie, rozpisywanie i kontrolowanie harmonogramów musi stać się Twoim nawykiem. Każdego ranka (lub wieczora) rozdysponuj właściwie swój czas. Zrób z tego codzienny rytuał.

Metoda ALPEN — zarządzanie czasem w pracy i w życiu

Na obu polach pozwala na uzyskanie wysokiej efektywności. Jest skutecznym narzędziem w wyznaczaniu krótkoterminowych celów, ale niekiedy może również sprawdzić się w planowaniu i realizacji celów długoterminowych, np. postanowień noworocznych.

Zalety metody ALPEN:

• uporządkowanie planu dnia,
• zwiększenie motywacji,
• osiągnięcie wyższej efektywności,
• skupienie się na priorytetach,
• wyeliminowanie rozpraszaczy,
• oszczędność czasu,
• zmniejszenie poziomu stresu.

Czy metoda ALPEN jest dobra dla wszystkich?

Niestety nie. Chociaż liczne zalety metody ALPEN sprawiają, że jest ceniona przez wielu pracowników i pracodawców, nie jest ona odpowiednia dla wszystkich. Jej zasady trudno byłoby zastosować w pracy kreatywnej, dlatego uznaje się, że nie będzie wartościowa dla osób pracujących w ten sposób. Częste zmiany planów i wpadanie na coraz nowsze pomysły wymaga nieograniczonego czasu, a to jest w zasadzie niezgodne z podstawowymi założeniami metody ALPEN. Próby dostosowania się mogłyby tylko powodować stres i wzbudzać niepotrzebną frustrację.