Prawo Parkinsona – jak zyskać czas i pracować efektywniej?

Co to jest prawo Parkinsona?

Oznacza to, że im więcej czasu przeznaczysz na jakąś czynność, tym dłużej będziesz ją wykonywać, a co za tym idzie, więcej czasu też zmarnujesz.

Planując działanie, automatycznie bierzesz pod uwagę cały czas, którym dysponujesz. Jeśli jest zbyt długi, nieproporcjonalny do zadania, najprawdopodobniej niewłaściwie go rozłożysz. Konsekwencją takiego postępowania jest marnowanie momentów, które mogłyby być sensownie wykorzystane.

Jeśli więc nie chcesz niepotrzebnie wydłużać realizacji swoich zadań, musisz wszystko odpowiednio zaplanować i z całą energią zaangażować się w konkretne obowiązki. Minuta efektywnej pracy jest więcej warta niż godzina bezcelowego działania. Żeby się o tym przekonać, możesz zastosować radę Ingvara Kamprada, założyciela IKEI:

Jak zapanować nad czasem? Prawo Parkinsona w praktyce

Zapanowanie nad czasem wymaga dyscypliny. Brzmi zniechęcająco, prawda? Jednak dzięki właściwej organizacji, zarządzaniu i efektywniejszej pracy zyskasz więcej chwil dla siebie, a to na pewno brzmi już lepiej.

Jak to zrobić?

1. Wyznacz czas potrzebny na realizację projektu.
   Trudność polega na tym, że musi on być adekwatny do zadania. Zbyt długi rozleniwia, wydłuża realizację projektu, ponieważ sprzyja odkładaniu działań na później. Natomiast zbyt krótki może powodować duże napięcie, które również działa demotywująco lub przyczynia się do popełniania błędów. Spróbuj rozłożyć projekt na części, konkretne czynności i określić ramy czasowe realizacji każdej z nich. Trzymaj się wyznaczonych terminów!
2. Znajdź motywację.
   Skończenie zadania, satysfakcja i czas wolny są na pewno przyjemną wizją, jednak mogą okazać się niewystarczającym motywatorem. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, możesz spróbować wyznaczyć sobie jakąś nagrodę. Pamiętaj, że możesz ją otrzymać dopiero wtedy, kiedy wywiążesz się z zaplanowanych przedsięwzięć.
3. Szukaj rozwiązań!
   Dobre przygotowanie, nawet jeśli musisz mu poświęcić parę godzin, może w znaczącym stopniu przyspieszyć realizację zadania. Poszukaj informacji, ulepszeń, ułatwień. W kwestiach zawodowych warto porozmawiać z kimś, kto realizował podobny projekt. Może coś Ci podpowie? Nie musisz liczyć tylko na siebie i jeszcze raz przecierać przetartych już szlaków. Doświadczenia innych mogą stanowić cenną wiedzę i pozwolić Ci uzyskać wysoką efektywność.
4. Skup się na rzeczach związanych z konkretnym zadaniem.
   Dobre przygotowanie do pracy jest bardzo przydatne. Jednak zdobywanie wiedzy luźno powiązanej z zagadnieniem, którym masz się zająć, jest zwyczajnym wykrętem. Skup się na najważniejszych aspektach i myśl wyłącznie o tym, co masz do zrobienia. Wykonywanie wielu rzeczy naraz oddala Cię od odniesienia sukcesu, jakim jest ukończenie zadania.
5. Wyznacz sobie czas na odpoczynek.
   Traktuj odpoczynek jak część zadania, ponieważ powinien być jego nieodłącznym elementem. Obietnica relaksu po zakończeniu projektu motywuje do efektywniejszej pracy. Natomiast jego brak może być bardzo demotywujący i przyczyniać się do opieszałości. Jeśli zaraz po ukończeniu jakiegoś zadania czeka Cię praca przy następnym, tak naprawdę nie masz wizji końca, nagrody, żadnego „światełka w tunelu”. To może w znacznym stopniu zniechęcać Cię do jakiegokolwiek działania. Dlatego wyznacz sobie również czas na odpoczynek.

Marnowanie czasu zgodne z prawem… Parkinsona

Czy jesteś w stanie działać efektywnie non-stop przez osiem godzin? Najprawdopodobniej nie, a zdecydowana większość Polaków właśnie tyle czasu spędza w pracy (niektórzy nawet więcej). Tymczasem badania wykazują, że przeciętny człowiek jest w stanie skupić się na swoich zadaniach zawodowych przez niecałe trzy godziny dziennie. Zapewne domyślasz się, że pozostałe są marnotrawione.

Jeśli niezupełnie rozumiesz, jak pracownik może tracić czas, który spędza w pracy, zapoznaj się z poniższymi przykładami.

1. Skupianie się na mało istotnych sprawach.
   Pracownik, zamiast angażować się w konkretne działanie, zajmuje się rzeczami, które nie są z nim ściśle powiązane. Częste dekoncentrowanie się i ciągła konieczność powracania do tematu, wdrażania w tryb pracy, pochłania mnóstwo energii i wyraźnie wpływa na spadek wydajności.
2. Prokrastynacja, czyli zwlekanie z wykonaniem zadania.
   Pracownik odkłada zadania na później. Ma świadomość, że musi je wykonać, ale wie również, że ma dużo czasu. Taka sytuacja rozleniwia go, jednocześnie powodując napięcie związane z ciągłym myśleniem o rzeczach do zrobienia.
3. Przesadne dążenie do perfekcji.
   We wszystkim trzeba zachować umiar. Dążenie do ideału jest w porządku, pod warunkiem że pracownik skończył projekt i ma czas na poprawianie detali. Należy również zadać sobie pytanie, czy te szczegóły naprawdę wymagają korekty. Być może żadne działania w tym zakresie nie mają znaczenia i nie wpływają na całokształt pracy, stanowiąc jedynie stratę czasu.

Prawo Parkinsona — krótka lekcja historii

Cyril Northcote Parkinson był historykiem, pisarzem i doradcą konserwatywnych rządów Wielkiej Brytanii. W 1958 roku wydał książkę pt. Prawo Parkinsona, opisującą m.in. rozrost biurokracji wynikający z niewłaściwego zarządzania czasem. Według Parkinsona błędnym założeniem jest zatrudnianie większej liczby pracowników w celu skrócenia czasu wykonania określonych zadań.

Kluczem do sukcesu jest bowiem właściwa organizacja, odpowiednie zarządzanie projektami i efektywne wykorzystanie czasu. Koncepcja Parkinsona zakłada, że to właśnie jego marnowanie jest przyczyną zbyt długiej realizacji wielu obowiązków.