Priorytety w pracy – czym są i jak je realizować?

Spis Treści:

Są dni, w które od samego rana nie wiadomo, w co włożyć ręce. Obowiązki się piętrzą i wszystko, co jest do zrobienia, wydaje się tak samo ważne. Pojawia się presja i stres, ale nie można odpuścić – lista zadań i powinności czeka na realizację. Jak ustalać priorytety w pracy i jak je realizować, by w pełni efektywnie wykorzystać swój czas?

Czym są priorytety?

Priorytetami określa się najważniejsze sprawy, do których realizacji dąży się w pierwszej kolejności. Są one indywidualne dla każdej osoby.

Można jednak przyjąć, że w przypadku spraw zawodowych każdy ma podobne założenia – spełniać swoje zadania o czasie, z zadowalającym wynikiem. Wszystkim bowiem zależy na tym, by wywiązywać się ze swoich obowiązków i robić to w sposób, który nie budzi zastrzeżeń.

Priorytetowe zadania to takie, których cel wiąże się z szeroko rozumianymi korzyściami (np. możliwością awansu czy publiczną prezentacją w celu promocji). Mogą, ale nie muszą być ograniczone czasowo, przygotowanie się do nich i ich wykonania wiąże się z większym zaangażowaniem i są oczekiwane przez kogoś (nie są zadaniami, których konsekwencje ponosi się prywatnie). Takie zobowiązania powinno się realizować jako pierwsze, bo tylko dzięki temu będzie można przejść do kolejnych.

Jak wyznaczać priorytety w pracy?

Prawidłowa organizacja pracy jest niezwykle ważna dla jej efektywności. Jednym z jej założeń jest wyznaczenie priorytetów, czyli zadań, które powinny zostać zrealizowane jak najszybciej. Jednak skąd wiedzieć, co nimi jest, jeśli wszystko wydaje się tak samo ważne?

Skuteczne wyznaczenie priorytetów pozwala na doskonałe zorganizowanie czasu pracy. Na czym powinno się opierać? Przede wszystkim na planie, który obejmuje:

  • listę wszystkich zadań, czyli spis aktywności do wykonania np. w ciągu dnia, tygodnia czy miesiąca;
  • ocenę każdego zadania zawierającą stopień jego trudności, to jak dużego zaangażowania wymaga oraz jego cel;
  • czas na jego realizację – czy zadanie posiada deadline? Na kiedy musi być zrobione? Czy ma status pilnego, czy można je przełożyć?;
  • określenie, dla kogo ma być ono wykonane – czy ma służyć własnej satysfakcji (np. uporządkowanie przestrzeni biurowej czy porządek w dokumentach), czy jest realizowane dla kogoś?

Układając taki plan, znacznie łatwiej będzie uszeregować zawodowe powinności, a co najważniejsze – niczego nie pominąć, zadbać o systematyczność i rzeczowe podejście do spraw.

Ustalanie priorytetów – jak zaplanować ich realizację? Matryca Eisenhowera

Priorytety w pracy powinno się ustalać w kolejności od najbardziej pilnego do tego, który wymaga najmniej pracy oraz zaangażowania i jednocześnie nie przynosi żadnych trudności w realizacji.

Słowem – od najtrudniejszego do najprostszego.

Przy ustalaniu priorytetów pomocne mogą być także proste narzędzia do organizacji, takie jak macierz Eisenhowera oparta na czterech kategoriach związanych z pilnością i ważnością zadań.

Pilne zadania to takie, które wymagają natychmiastowego działania, często wiążące się ze stresem i presją, wywołujące postawę reaktywną.

Zadania ważne mają z kolei znaczenie długoterminowe. Rzadko wymagają natychmiastowego działania. Stanowią wartość dodaną do życia, wywołują proaktywne działanie.

  • Pilne i ważne – czyli sprawy wymagające niezwłocznego rozwiązania, „gaszenie pożarów”, np. nauka do egzaminu, wizyta u lekarza, naglący termin złożenia dokumentów, ciągłe poczucie „kryzysu”.
  • Ważne, ale niepilne – do zaplanowania na później, bez nagłego terminu realizacji, czyli planowanie, budowanie relacji, rekreacja, hobby, coś, co nie jest naglące, ale ważne w perspektywie zarządzania swoim work-life balance.
  • Pilne, ale nieważne – powinność, którą należy oddelegować komuś innemu, np. maile, telefony, pomoc innym zamiast skupienia się na swoich powinnościach.
  • Ani pilne, ani ważne – do wyeliminowania, z rodzaju zachcianek i pożeraczy czasu, prywatnych sprawunków, np. sprawdzanie ofert sklepów, przeglądanie social mediów, oglądanie TV.

Kiedy tworzysz taki kwadrat według założeń Eisenhowera – uznawanego za najbardziej produktywnego prezydenta w historii – pojawia się prosty schemat. I i II ćwiartka oznaczają zagadnienia priorytetowe, z kolei III i IV są nieważne i nic nie wnoszą do zawodowego życia. Przypisując swoje powinności do konkretnych ćwiartek, znacznie łatwiej będzie nimi zarządzać. Wówczas nie dojdzie także do zaniedbań, które mogły by je przewartościować i zmienić z kategorii ważnych, ale niepilnych na pilne i ważne, związane z poczuciem presji i ciągłej gonitwy.

Co pomaga w realizacji priorytetów?

Bardzo ważne jest nastawienie na cel i jego wizualizacja z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i oczekiwań wobec siebie.

Bywają zadania, które są trudne i stresujące, a także takie, które również można uznać za niełatwe, ale jednocześnie przyjemne w realizacji. Oba mogą wiązać się z koniecznością poświęcenia takiej samej ilości czasu i zaangażowania, mieć określony deadline oraz odgórnie narzucony cel. Ważna jest jednak również nasza wewnętrzna motywacja, którą będziemy się kierować podczas realizacji.

Jeśli którykolwiek z priorytetów można określić mianem stresującego i trudnego – z pewnością powinien on znaleźć się na pierwszym miejscu. Dlaczego? Ponieważ odkładanie go w czasie będzie się wiązało z poczuciem presji i nerwowości podczas realizacji innych, wcześniej zaplanowanych zadań, co z kolei może mieć wpływ na jakość wykonanej pracy. Jeżeli jako pierwsze wykona się to zadanie, które wiąże się z największym ładunkiem emocjonalnym, słowem – zrzuci się z siebie ciężar, każde kolejne będzie realizowane z inną, świeżą energią.

Co jeszcze może wpłynąć na realizację priorytetów?

  • Odpowiednia organizacja miejsca pracy. Chaos na biurku to chaos w głowie. Podchodząc do realizacji swoich zadań, należy pozbyć się wszelkich rozpraszaczy i zawsze mieć wokół siebie porządek, aby móc się skupić tylko na tym, co TU i TERAZ. To wydaje się najmniej ważne, ale tak naprawdę jest kluczowe – wpływa bowiem na koncentrację, która jest niezbędna w pracy, szczególnie podczas realizacji priorytetowych zleceń.
  • Umiejętność delegowania zadań. Oddelegowanie niektórych obowiązków – szczególnie takich, które może się samemu zrobić dobrze, ale ktoś może to wykonać tak samo lub lepiej. Pomaga to w efektywniejszej realizacji priorytetów. Uszczuplając listę swoich powinności, zyskuje się czas na pracę, co bardzo często ma związek z jej jakością.
  • Bilans zysków i strat. Jeśli jakieś zadanie wymaga ogromu pracy i poświęconego czasu, a nie przynosi efektów w postaci odpowiedniego wynagrodzenia czy rozwoju i zdobycia nowego doświadczenia – nie powinno się znajdować wśród priorytetów. Słowem, jeśli ma się poczucie, że podczas jego realizacji więcej się straci, niż zyska, należy odpuścić. To nie jest oznaką słabości, a szacunku do własnej pracy oraz chęci samorozwoju, która zawsze powinna być nadrzędna. Jednocześnie znowu dostaje się czas, który można poświęcić na inne zajęcia, a przy tym zyskać satysfakcję, nowe umiejętności i wiedzę.

Często priorytetami określa się te zadania, na które ma się najmniej czasu, z adnotacjami „ASAP”, „na cito”, „na wczoraj” – bez względu na ich charakter. Mimo wszystko warto dokonać szybkiej analizy:

  • Czy to zadanie jest dla mnie?
  • Co zyskam, a co stracę podczas jego realizacji?
  • Czy presja, którą narzucono, nie wpłynie na jakość pracy?
  • Czy czas realizacji powinien decydować o tym, czy zadanie jest priorytetowe?
  • Czy takie zadanie można oddelegować lub odrzucić?
  • Czy czyiś priorytet powinien być również moim?

Pojawia się pole do dyskusji i własnych wniosków, bo nie ma jednej odpowiedzi na to, jak podejść do zadań, które mają odgórnie ustalony status priorytetów w myśl tego, że powinny być one kwestią indywidualną.

Zazwyczaj realizacja priorytetów oznacza możliwość przejścia do dalszego etapu postępowania, daje wrażenie prawidłowości funkcjonowania i poczucia panowania nad swoimi działaniami. Dlatego tak ważne jest ich umiejętne wyznaczanie i wykonywanie – to bowiem pozwala przechodzić na kolejne etapy i w efekcie zakończyć dzień z poczuciem sukcesu i spełnienia.

Podsumowanie

  • Priorytety to najważniejsze do wykonania zadania, określone zarówno odgórnymi wytycznymi, jak i wewnętrzną motywacją.
  • Priorytety można wyznaczyć za pomocą listy – od najważniejszego i najbardziej wymagającego zadania do najmniej angażującego.
  • Można je następnie wpisać w pomocny schemat, jakim jest macierz Eisenhowera, co pozwoli nadać im nową kategorię i odróżnić faktyczne priorytety od mniej ważnych zadań.
  • Dzięki wyznaczaniu priorytetów osiąga się poczucie prawidłowego funkcjonowania i porządku w pracy, co pozwala na podejmowanie kolejnych kroków.
  • W realizacji priorytetów bardzo pomocne jest nastawienie na indywidualny cel, a także bilans zysków i strat.

Oceń artykuł:

Średnia ocena: 5

Roksana Krysa

Roksana z wykształcenia jest filologiem, specjalizującym się w komunikacji społecznej i krytyce literackiej. Współpracowała z wieloma portalami i magazynami kulturalno-literackimi, m.in. z Wirtualną Polską, miesięcznikiem „Śląsk”, ARTpapierem i FA-artem. W 2010 roku zadebiutowała jako prozaik. Pisze od zawsze i szczerze to uwielbia, więc bycie copywriterem to nie tylko jej zawód, ale i pasja. Prywatnie – szczęśliwa mama i żona, miłośniczka literatury, górskich wędrówek, LEGO, gotowania, planszówek, gier karcianych i przyrody. Pisze tak, jak się tego oczekuje, przywiązując jednakową wagę do treści i formy. Cechuje się kreatywnością i wyczuciem stylu. Świetnie przekazuje w tekstach emocje i zgrabnie bawi się słowami. Stara się, by miały one moc sprawczą.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Ostatnio na blogu

29.11.2022 Porady i Ciekawostki
28.11.2022 Porady i Ciekawostki
26.11.2022 Porady i Ciekawostki
25.11.2022 Content Marketing
24.11.2022 Aktualności
23.11.2022 Pozycjonowanie
22.11.2022 Porady i Ciekawostki
21.11.2022 Poprawność Tekstów
19.11.2022 Porady i Ciekawostki

Profesjonalne teksty biznesowe

Darmowa wycena

Zbuduj karierę z Content Writer

Sprawdź oferty pracy

Praktyczny
kurs
copywritingu