Planowanie pracy – jak to robić efektywnie?

Na czym polega planowanie pracy?

Planowanie pracy jest procesem umożliwiającym uporządkowanie, osadzenie w czasie i hierarchizację czekających nas zadań.

Przy uwzględnieniu wymiaru czasu, możemy wyróżnić dwa główne rodzaje planowania:

• planowanie krótkoterminowe – cechuje je większa dokładność, szczegółowość. Organizując swój czas w krótkim okresie, dysponujemy pełniejszą informacją odnośnie czynności, które musimy wykonać, a także ewentualnych niesprzyjających okoliczności. Planowanie w krótkim terminie zwykle odnosi się do planów maksymalnie tygodniowych.
• planowanie długookresowe – obejmuje ogólniejsze plany dla często dalekich terminów. Z uwagi na odległą perspektywę czasową, wielu zdarzeń nie jesteśmy w stanie przewidzieć w chwili sporządzania planu. Uwzględniając tę cechę dalekosiężnej organizacji, musimy pamiętać o pozostawieniu przestrzeni na margines błędu oraz o regularnej weryfikacji opracowanego harmonogramu.

W największym uproszczeniu planowanie pracy polega na sporządzeniu listy zadań, które zamierzamy wykonać w określonym czasie, np. w ciągu dnia.

Jak skutecznie zaplanować pracę?

Aby planowanie było skuteczne, powinniśmy dostosować ilość i rodzaj uwzględnionych na liście czynności do naszych możliwości.

Zbyt duża ilość zadań może zniechęcić, a w efekcie negatywnie wpłynąć na motywację do pracy. Równie istotna, co ilość zaplanowanych czynności jest ich jakość. Ułożoną listę należy uporządkować przy uwzględnieniu stopnia istotności poszczególnych działań. W pierwszej kolejności warto skupić się na rzeczach priorytetowych, a na końcu listy umieścić te najmniej ważne.

Planowanie pracy – korzyści

Prawidłowo zaplanowana praca – dostosowana do indywidualnych potrzeb i uwzględniająca nasze możliwości, niesie za sobą cały szereg korzyści.

Opracowanie planu, a więc uporządkowanie działań, które musimy wykonać, bezpośrednio przekłada się na poczucie wewnętrznego komfortu. Dodatkowo poprzez uwzględnienie w planie wszystkich czekających nas zadań, wraz z oszacowanym czasem realizacji poszczególnych z nich, znacząco zwiększamy swoje szanse na ich ukończenie.

Wyeliminowanie z działania czynnika chaosu, w długiej perspektywie sprawi, że obniży się poziom stresu w organizmie, zaś produktywność wzrośnie.

Planowanie pracy – od czego zacząć?

Przed przystąpieniem do opracowywania planu pracy, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań umożliwiających zyskanie dodatkowych informacji w kluczowych kwestiach:

• Cel – jaki rezultat chcę osiągnąć podejmowanymi działaniami?
• Środki – jakie dokładnie działania umożliwią mi osiągnięcie założonego celu?
• Priorytet – które spośród zaplanowanych działań jest kluczowe w kontekście uzyskania rezultatu?
• Czas – ile czasu potrzebuję na wykonanie zaplanowanych czynności?
• Ryzyko niepowodzenia – jaki zapas czasu należy zarezerwować na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności?

Odpowiedzi na podane powyżej pytania pozwalają na przygotowanie wstępnego szkicu planu, przy uwzględnieniu dwóch priorytetowych filarów dobrej organizacji: pracy i czasu.

Zasady planowania pracy

Umiejętności planowania i organizacji bezsprzecznie leżą po stronie kompetencji, które warto posiadać. Nie należy jednak zapominać, że mimo dużych ambicji i ogromnych chęci jesteśmy tylko ludźmi i wielu wydarzeń nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Dlatego też podczas planowania przydatna może okazać się znajomość kilku zasad:

• Reguła 60:40 – zasada ta mówi o stosunku czasu, który powinniśmy zaplanować do czasu, który powinniśmy zostawić na zadania niezaplanowane. Wśród zajęć niezaplanowanych uwzględnia się niespodziewane potrzeby oraz niemożliwe do przewidzenia w chwili planowania zdarzenia. O tej regule powinny pamiętać szczególnie osoby nadmiernie planujące czas, niepozostawiające w planie miejsca na ustępstwa w postaci zmiennych okoliczności.
• Dostosowanie planu dnia do wydajności – warto pamiętać, że wydajność organizmu, choć może się nieznacznie różnić w zależności od indywidualnych predyspozycji, ulega w ciągu dnia względnie stałym dla wszystkich wahaniom. Wahania te zostały dostrzeżone, a następnie przedstawione graficznie w postaci krzywej wydajności psychofizycznej w ciągu doby. Zgodnie z nią, pora najwyższej wydajności przypada na porę od rana do przedpołudnia – kiedy to osiąga szczyt, zaś najniższej w okolicach godziny 3-4 w nocy.
• Zasada Pareto – zasada ta, określana również mianem reguły 80:20, jest szczególnie pomocna w sytuacji, gdy mamy tendencję do uwzględniania w planie zbyt wielu zajęć. Zgodnie z omawianą zasadą, 20% wykonywanych czynności odpowiada za 80% sukcesu. Reguła ta jest więc szczególnie pomocna w ustalaniu priorytetów, co zaś kolejno pozwala na usystematyzowanie całego planu.

Organizacja dnia pracy

Umiejętne zarządzanie czasem jest podstawą skuteczności naszej pracy. Brak planu działań możemy śmiało porównać do próby poruszania się na ślepo. Nie jest to niemożliwe, ale brak jasno sprecyzowanego kierunku, w którym podążamy, najprawdopodobniej przełoży się wydłużenie czasu potrzebnego do osiągnięcia wyznaczonych celów.

Organizując swój dzień pracy, powinniśmy w pierwszej kolejności wziąć po uwagę nasze indywidualne predyspozycje. Nikt lepiej od nas samych nie wie, kiedy dokładnie jesteśmy w stanie najskuteczniej stawić czoła „trudnym” zadaniom, a które pory powinniśmy zarezerwować dla mniej wymagających zajęć.

Plan pracy przygotowany w oparciu o indywidualną wydajność, z zastosowaniem podstawowych zasad organizacji sprawi, że nasza praca stanie się efektywniejsza.  Zachowanie realnych założeń co do czasu potrzebnego do wypełnienia planu zmniejsza ryzyko „porzucenia” go, w wyniku zniechęcenia wywołanego regularnym niedotrzymywaniem ustalonych deadlineów.

Planowanie pracy – praktyczne wskazówki

Powyżej zostały wskazane już dwie, spośród wielu wskazówek, do których zastosowanie się w planie pracy, zwiększa jego skuteczność.

Dostosowanie wymagalności zadań do indywidualnej wydajności oraz przyjęcie realnych ram czasowych to podstawowe wskazania, które w miarę budowania planu możemy swobodnie wzbogacać o kolejne.

Następna wskazówka nie odnosi się bezpośrednio do budowania samego planu, ale do działań towarzyszących. Jeżeli mimo stosowania dwóch wskazanych powyżej zasad regularnie powtarza się problem z dotrzymywaniem założonych terminów, warto zastanowić się nad przyczyną. Eliminacja zdiagnozowanych rozpraszaczy szybko i skutecznie poprawi efektywność działań.

Kolejna przydatna wskazówka dotyczy przerw w pracy. Jeżeli zostaną one z góry zaplanowane, chwila zasłużonego odpoczynku nie wprawi nas w poczucie winy wywołane uciekaniem od obowiązków. Dodatkowo perspektywa chwili relaksu po wykonaniu zaplanowanej partii pracy, jako solidny motywator sprawi, że zadanie zostanie wykonane sprawniej.