Na czym polega prowadzenie biura prasowego?
Powszechnie wiadomo, że wizerunek firmy zależy nie tylko od jakości usług, ale również od sposobu jej prezentacji i komunikacji ze światem zewnętrznym. Te istotne zadania realizuje się poprzez prowadzenie biura prasowego. Na czym to polega? Wyjaśniamy poniżej!
Czym jest biuro prasowe?
Biuro prasowe to jednostka organizacyjna, która odpowiada za kontakty z mediami oraz działania public relations.
Jego celem jest budowanie wizerunku przedsiębiorstwa poprzez transparentne komunikowanie wydarzeń i procesów zachodzących w firmie. Do podstawowych zadań biura prasowego należą:
- publikowanie aktualności, raportów oraz oświadczeń;
- przygotowywanie materiałów dla mediów;
- kontakt z dziennikarzami;
- organizowanie konferencji prasowych;
- monitoring mediów i zarządzanie kryzysowe.
Zależnie od kompetencji, biuro prasowe może prowadzić dodatkowe działania z obszaru public relations, takie jak zarządzanie wizerunkiem (doradztwo strategiczne) czy utrzymywanie relacji z inwestorami.
Jak wygląda prowadzenie biura prasowego?
Nie istnieje uniwersalny model prowadzenia biura prasowego. Działania są uzależnione od wielkości firmy, jej branży oraz struktury. Najważniejsze czynności, które możemy sprowadzić do wspólnego mianownika, obejmują:
Opracowanie strategii komunikacyjnej
Pierwszym krokiem jest określenie fundamentów, na jakich opiera się firma, co pomoże zdefiniować unikalny styl jej komunikacji. Pytania do rozważenia:
- Jakie są misje i wartości firmy?
- Jaki charakter firmy wynika z jej kultury i brandingu?
- Kto jest grupą docelową?
- Jakimi kanałami będzie prowadzona komunikacja?
- Jaki budżet firma może przeznaczyć na działania PR?
Coraz częściej firmy wybierają outsourcing biura prasowego, dzięki któremu zewnętrzna firma zajmuje się całokształtem działań PR, uwzględniając przeprowadzenie powyższego audytu. Taki wybór wynika nie tylko z oszczędności, ale również z dostępu do kontaktów, narzędzi i know-how, jakie posiadają wyspecjalizowane agencje.
Tworzenie treści i materiałów prasowych
Wbrew powszechnemu mniemaniu biuro prasowe nie zajmuje się wyłącznie organizacją wielkich konferencji czy ogłaszaniem planów podboju świata. Public relations często zasadza się na codziennej, konsekwentnej pracy, która kumulatywnie przynosi znaczące korzyści wizerunkowe.
Do zadań biura prasowego możemy również zaliczyć:
- przygotowywanie raportów, oświadczeń, prezentacji;
- dystrybucja treści w wybranych kanałach medialnych;
- badanie i analiza opinii publicznej, wraz z informacją zwrotną dla firmy.
W świecie wszechobecnej komunikacji coraz rzadziej stosuje się wyłącznie taki model, w którym rzecznik prasowy siedzi pod ciasnym krawatem, dzieląc się nowościami przy konferencyjnym stole (przy okazji ogłaszania wyników kwartalnych).
Współczesny PR zakłada bliższą relację firma-klient, co w praktyce oznacza regularną aktywność w sieci i prasie. Nowoczesne biura prasowe na bieżąco szerzą wartości, plany, postępy czy osiągnięcia firmy. W związku z tym transparentność, prostota i częstotliwość przekazu to obecnie niezbędne elementy budowania autentyczności i wizerunku marki.
Przeczytaj również
Relacje z mediami
Jeśli tworzenie informacji stanowi fundament, to dystrybucja jest… całą resztą. Biuro prasowe nie tylko publikuje treści, ale dba również o to, aby „poszły one w świat”. Do tego celu wykorzystuje kontakty z mediami, ale nie tylko w klasycznym stylu, tj. poprzez telefon do dziennikarza.
Obecnie biura prasowe oraz agencje PR stawiają na zróżnicowane i nowoczesne kanały dotarcia. Raporty wskazują, że:
- 84% biur prasowych stosuje social media jako jeden z kanałów komunikacji;
- 78% korzysta z e-maili i newsletterów do przekazywania informacji prasowych;
- 70% stosuje dedykowane platformy do dystrybucji komunikatów medialnych;
- 66% wykorzystuje swoje strony internetowe i blogi;
- 45% organizuje konferencje prasowe i inne wydarzenia.
Warto zwrócić uwagę, jak niski udział wykazują konferencje, które notabene kojarzą się z główną aktywnością biur prasowych. Jeszcze w latach 2018-2019 około 60-65% z nich organizowało fizyczne wydarzenia i spotkania. Jednakże wskutek pandemii COVID i postępującej digitalizacji nowsze formy przekazywania informacji zaczęły zyskiwać na znaczeniu. Widzimy więc, że prowadzenie biur prasowych ulega dynamicznej przemianie.
Przyszłość biur prasowych
Public relations należy do sektora związanego z tworzeniem i przetwarzaniem informacji. Jest to jedna z najszybciej zmieniających się dziedzin, co wynika z dynamicznego rozwoju technologii.
Biorąc pod uwagę obecne trendy, możemy zakładać, że udział klasycznych konferencji i fizycznych spotkań będzie mieć coraz mniejszy udział w arsenale biura prasowego. Z kolei coraz szersze zastosowanie będą mieć firmowe blogi oraz kanały social media.
Obiecujące wydają się platformy dystrybucyjne, które pozwalają opublikować komunikat na wielu niezależnych portalach internetowych. Dużym polem do zagospodarowania są również narzędzia monitorujące media, pozwalające na automatyczną analizę opinii publicznej. Choć obecnie korzysta z nich zaledwie 48% biur prasowych, trend wykorzystywania big data jednoznacznie wskazuję na popularyzację takich rozwiązań.
Podsumowanie
- Prowadzenie biura prasowego polega na zarządzaniu wizerunkiem firmy poprzez różnorodne działania komunikacji zewnętrznej.
- Konkretny modeł prowadzenia biura prasowego zależy od specyfiki firmy. Do najbardziej podstawowych działań zaliczamy: opracowanie strategii komunikacji, tworzenie treści medialnych oraz propagowanie informacji w wybranych kanałach dystrybucji.
- Specyfika działania biur prasowych i agencji PR stale się zmienia wraz z postępem technologicznym, który oferuje nowe możliwości dotarcia i wykorzystywania danych.
Oceń artykuł:
Dodaj komentarz