Newsletter wewnętrzny – co wnosi do komunikacji w firmie?

Czym jest newsletter?

Newsletter to rodzaj wiadomości przekazywanej drogą elektroniczną lub na papierze do grupy zainteresowanych osób, na przykład subskrybentów.

Cechy newslettera w komunikacji wewnętrznej

Najważniejszymi cechami newslettera są:

Regularność

Publikacja w równych odstępach czasu tworzy stałe źródło informacji. Możliwość bycia na bieżąco zwiększa również zaangażowanie odbiorców.

Dobrowolność

Newsletter jest wysyłany osobom, które zgodzą się na otrzymywanie wiadomości. Użytkownik może zdecydować o wypisaniu się w każdym momencie.

W zakładach pracy otrzymanie dostępu do skrzynki e-mailowej jest jednak równoznaczne ze zgodą na przesyłanie treści od pracodawcy. Nie zwalnia to twórców z obowiązku dbania o formę wiadomości. Niezainteresowani odbiorcy potraktują takiego maila jako zaśmiecanie skrzynki pocztowej.

Funkcje wewnętrznego newslettera

Istnieje wiele funkcji, jakie może pełnić wewnętrzny newsletter. Ich liczba zależy przede wszystkim od przyjętego formatu. Przedstawiamy te najczęściej spotykane:

Funkcja informacyjna

To, co łączy regularny mailing z mediami, to przede wszystkim funkcja informacyjna. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym ważniejsze staje się skuteczne informowanie pracowników o różnych aspektach funkcjonowania firmy.

Funkcja wizerunkowa

Z funkcją informacyjną ściśle wiąże się aspekt wizerunkowy. Umiejętne przekazywanie informacji wpływa na postrzeganie pracodawcy przez pracowników. Od jakości komunikacji wewnętrznej zależy również, w jaki sposób osoby pracujące w danej firmie będą o niej mówić innym.

Funkcja marketingowa

Wewnętrzny newsletter może częściowo wpływać na decyzje zakupowe i stać się przez to narzędziem marketingowym. Dzięki stałemu dostępowi do informacji pracownicy stają się również odbiorcami. Jeśli firmie uda się sztuka zbudowania zaufania do marki wśród pracowników, będą oni lojalnymi ambasadorami.

Funkcja integracyjna

W niektórych sytuacjach newsletter może pełnić również rolę integracyjną. Jeśli firma prowadzi program wolontariatu pracowniczego, organizuje zajęcia sportowe, kulturalne lub rozrywkowe, to informowanie o nich w newsletterze będzie sprzyjać wspólnemu spędzaniu czasu, a co za tym idzie – zacieśnianiu więzi.

Z czego składa się newsletter wewnętrzny?

Odpowiedź brzmi: to zależy, przeważnie od grupy odbiorców i strategii komunikacyjnej. Z pewnością warto zadbać o układ treści oraz przekazywanie informacji jak najbardziej na bieżąco. Na jakich elementach może opierać się newsletter?

Nagłówek

Informacja, którą umieszczamy na samej górze powinna nie tylko przyciągać zainteresowanie (na przykład przez wezwanie do działania), ale być dobrze dobrana pod kilkoma względami. Często o umieszczeniu danego materiału czy informacji decydują bieżące potrzeby firmy, ale warto wziąć pod uwagę również potrzeby odbiorców.

W niektórych newsletterach twórcy decydują się na wyróżnienie pierwszego segmentu, na przykład poprzez powiększenie fontu, grafiki lub całego nagłówka.

Wydarzenia

Newsletter to także dobre miejsce na komunikację wewnętrznych inicjatyw. Może to być akcja wolontariatu pracowniczego, oddawanie krwi, spotkanie integracyjne czy zaproszenie na wydarzenia sponsorowane przez organizację. Żadna z aktywności nie odbędzie się bez uczestników, dlatego regularne zaproszenia wpisują się w każdą strategię komunikacyjną.

Przypomnienia

Osobne miejsce w newsletterze zajmują sprawy organizacyjne. Mogą dotyczyć informacji ogólnych, na przykład zasad bezpiecznej pracy zdalnej lub sposobu potwierdzania obecności w pracy. Część z nich dotyczy jednak stałych, formalnych tematów, na przykład terminu złożenia wniosku urlopowego lub rozliczenia delegacji.

Dodatkowe elementy

Często zdarza się, że wewnętrzny newsletter jest wzbogacany o inne elementy. Może to być wideo z ostatniego spotkania integracyjnego, informacja o awansach w firmie, ciekawostki dotyczące niektórych aspektów funkcjonowania firmy czy historie pracowników.

Informacja zwrotna

Czasami najlepsze pomysły na treści w newsletterze są zasługą informacji zwrotnej od pracowników. To oni najlepiej wiedzą, jakich treści potrzebują. Z tego względu warto pozostawić adres e-mail do kontaktu z redakcją newslettera.

Newsletter do komunikacji wewnętrznej w 3 krokach

Uruchomienie newslettera wewnętrznego nie wymaga wielkich nakładów finansowych ani umiejętności. Wystarczy wziąć pod uwagę kilka czynników. Od czego zacząć?

Wybierz kreator newslettera

Istnieje wiele narzędzi do projektowania i wysyłki newsletterów. Przedstawiamy kilka z nich:

Canva

Projekt newslettera można zrobić na przykład w Canvie:

Canva jest bardzo popularnym, wielofunkcyjnym narzędziem, które pozwala zbudować szyty na miarę newsletter na bazie gotowych szablonów. Zaletą tego narzędzia jest dostępność w darmowym planie.

Mailer Lite

Innym narzędziem służącym do zarządzania newsletterami jest Mailer Lite. Oferuje on trzy edytory, za pomocą których można stworzyć własny projekt: edytor typu drag & drop, edytor tekstowy oraz edytor HTML.

Podobnie jak Canva, ten kreator newslettera posiada darmowy plan, który pozwala wysyłać aż 12 000 maili miesięcznie, do maksymalnie 1000 użytkowników.

Get Response

Trzecie narzędzie, które posiada szeroki wachlarz funkcji, to GetResponse. Oferuje nie tylko narzędzia do e-mail marketingu, marketing automation czy też kreatora maili na bazie sztucznej inteligencji, ale posiada też szereg produktów dla innych kanałów marketingowych.

W przeciwieństwie do Canvy i Mailer Lite Get Response nie posiada darmowego planu. Nowi użytkownicy mogą jednak przetestować wersję premium bezpłatnie przez 30 dni.

Platformy do tworzenia zautomatyzowanych mailingów nie tylko dają dostęp do wielu funkcji i ułatwiają zarządzanie newsletterem, ale dają też dostęp do szczegółowych danych statystycznych. Najważniejsze z nich to między innymi:

• wskaźnika otwarć (ang. open rate);
• wskaźnika kliknięć (ang. click to rate);
• listy osób, które zrezygnowały z subskrypcji.

Stwórz własny szablon

Po wybraniu odpowiedniego programu przystąp do projektowania. Oto, co warto wziąć pod uwagę:

• uwzględnij specyfikę branży, w której działasz oraz obowiązującą strategię komunikacji;
• zdecyduj, jakie elementy CI (ang. corporate identity) muszą znaleźć się w projekcie newslettera;
• zadbaj o różne formy przekazywania treści, takie jak tekst, grafika, wideo, animacje, czy infografika;
• unikaj mailingów, które są przeładowane treścią;
• przed wysyłką spójrz na całość pod kątem potrzeb odbiorców oraz ewentualnych błędów (na przykład w linkowaniu).

Sprawdź narzędzie w praktyce

Kiedy masz już wybrane narzędzie i szablon, nie pozostaje nic innego, jak przetestowanie wybranego narzędzia w praktyce. Wysłanie próbnego mailingu do wąskiej grupy osób nie tylko zweryfikuje działanie narzędzia i przejrzystość interfejsu, ale też dostarczy cennej informacji zwrotnej.

Newsletter wewnętrzny a zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Newsletter w wersji elektronicznej jest najczęściej wysyłany drogą mailową na służbowe adresy pracowników. Aby korzystać z ich danych osobowych zgodnie z prawem, niezbędne jest podpisanie klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych przed podjęciem zatrudnienia.

Zgoda obejmuje m.in. kontakt z pracownikiem w celach służbowych. Ponieważ newsletter wewnętrzny dotyczy pracowników wewnątrz organizacji, nie jest wymagane ponowne pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych.