Automatyzacja e-maili – czyli jak mądrze zoptymalizować komunikację?

E-mail automation – kluczowe zastosowania

Dlatego automatyczny e-mailing stosujemy tylko w uniwersalnych przypadkach, gdy mamy pewność, że przekaz będzie adekwatny. Do takich sytuacji należą między innymi:

• podziękowanie za wiadomość – na przykład potwierdzamy odebranie wiadomości i informujemy, że niedługo skontaktuje się konsultant;
• potwierdzenie wykonania określonej akcji – informujemy użytkownika, że spełniliśmy jego prośbę, np. o zarejestrowaniu konta lub o zmianę danych;
• zmiana statusu zamówienia – automatyczne wysyłamy wiadomość, że zamówienie jest zakończone lub w trakcie realizacji.

Każda firma musi jednak indywidualnie określić przestrzeń do optymalizacji swojego biznesu. Zdecydowanie warto się nad tym zastanowić – wysyłanie e-maili jest jednym z najważniejszych obszarów marketing automation, który wpływa na oszczędność czasu i pieniędzy. Szczególnie, że obecnie konfiguracja jest bardzo prosta i skorzystają z niej nawet małe firmy.

Jak zautomatyzować wysyłanie e-maili?

Podstawą każdej automatyzacji jest plan. Technologia nie jest ograniczeniem – jej możliwości są współcześnie ogromne. Głównym zadaniem jest wyznaczenie działań, które na pewno mają sens i ułatwią funkcjonowanie biznesu.

Innymi słowy, należy sprecyzować algorytm, w którym nie ma żadnych wyjątków ani punktów zapalnych. Takie niedoskonałości mogą zabrać więcej czasu niż go oszczędzić. Dopiero gdy mamy ułożony plan w głowie, możemy przejść do czynów.

Automatyzacja e-mali przez platformy sprzedażowe

W przypadku gotowych platform e-commerce konfiguracja jest szczególnie prosta, gdyż ogranicza się do ustawienia statusów, które skutkują wysłaniem e-maila.

Widok platformy WooCommerce – w celu automatyzacji e-maili wystarczy powiązać statusy zamówienia z odbiorcami wiadomości.

Większość platform sprzedażowych zapewnia tę możliwość w sekcji Ustawienia -> E-maile/Powiadomienia.

Automatyzacja e-maili przez API

Znacznie większe możliwości zapewnia utworzenie algorytmu poprzez API z wykorzystaniem dedykowanego programu, takiego jak MailChimp, GetResponse czy MailerLite.

Dla przykładu skonfigurujmy najpopularniejsze rozwiązanie e-mail automation, jakim jest autoresponder. Załóżmy, że mamy stronę na WordPressie i chcemy przesłać potwierdzenie wiadomości do klienta, który wypełnił formularz kontaktowy.

W tym celu najpierw pobieramy kod API z naszego programu pocztowego. Najczęściej znajduje się on w zakładce Ustawienia -> Integrations.

Następnie pobieramy wtyczkę, taką jak Advanced Form Integration, która połączy program pocztowy z formularzem kontaktowym na WordPressie. Po instalacji należy tam zamieścić skopiowany kod API.

Gdy wstępna konfiguracja już za nami, czas na stworzenie algorytmu, który będzie wyglądał następująco:

Otrzymanie wiadomości – wpisanie e-maila klienta do bazy – wysłanie wiadomości.

Pierwszy krok naszego algorytmu już wykonaliśmy. Powiązaliśmy API z WordPressem, więc program pocztowy będzie wiedział, gdy otrzymamy wiadomość.

Aby przejść dalej, musimy utworzyć bazę, do której będą trafiać adresy e-mailowe. W programie pocztowym tworzymy więc nową grupę, którą nazywamy np. Klienci formularz.

Widok z programu MailerLite

Następnie wchodzimy w pobraną wtyczkę i ustawiamy, że wysłanie wiadomości z formularza kontaktowego skutkuje zapisaniem e-maila do utworzonej bazy.

Został ostatni krok – wysłanie wiadomości. W tym celu już bezpośrednio w programie pocztowym tworzymy e-mail i ustawiamy wysyłkę, gdy e-mail trafi do bazy „Klienci formularz”.

Następnie uruchamiamy algorytm i… to wszystko! Automatyzację e-maili możesz wdrożyć do wielu innych obszarów, które przyspieszą działanie Twojego biznesu.