Mail po angielsku – jak go napisać?

Rodzaje maili po angielsku

Wybór odpowiedniej formy zależy od charakteru organizacji, rodzaju wiadomości oraz osoby, z którą korespondujemy. W angielskim wyróżniamy różne rodzaje maili ze względu na ich funkcję. Przykładowe to:

• require letter – mail pisany z prośbą;
• complaint letter – mail z odwołaniem (pisane również przez konsumentów do firm sprzedażowych i działów klienta ze skargą);
• business letter – klasyczny, bardzo formalny list spełniający cele biznesowe.

Wszystkie z powyższych mogą być mailami pisanymi przez pracowników, ale wysyłają je także studenci, osoby ubiegające się o zatrudnienie itp.

Angielski to język biznesu. Dzięki swojej uniwersalności i przystępności posługują się nim delegaci, negocjatorzy, osoby na szczeblu zarządzającym, ale też pracownicy, studenci, dzieci. Coraz więcej korporacji rozszerza swoją działalność za granicą, stąd bywa, że osoby pracujące w firmie muszą dziennie wysłać nawet kilkanaście maili po angielsku.

Budowa maila w języku angielskim

Każdy mail, zarówno pisany w języku polskim, jak i angielskim, składa się z poszczególnych części. Są to kolejno:

• temat wiadomości – krótki i zwięzły, zawierający od 2 do 6 słów,
• powitanie – powinno być uprzejme i dostosowane do typu maila, np. formalne Dear Sir/Madam lub nieformalne Hi John,
• wstęp – maila można rozpocząć od uprzejmego pytania o samopoczucie lub przedstawienia celu wiadomości, np. Regarding your request,
• rozwinięcie – powinno zawierać szczegóły dotyczące głównego tematu wiadomości, przedstawione w sposób uporządkowany i zrozumiały,
• zakończenie – zawierające podziękowanie, zaproszenie do kontaktu lub wyrażenie oczekiwania na odpowiedź, np. Looking forward to your reply,
• pozdrowienie – zależy od stopnia formalności, np. Best regards w formalnych wiadomościach oraz Cheers w mniej oficjalnej korespondencji,
• podpis – imię i nazwisko (formalny mail) lub samo imię (nieformalny mail). W przypadku oficjalnej wymiany maili warto dodawać także nazwę firmy oraz zajmowane stanowisko.

Jednak na pytanie, jak napisać maila po angielsku, nie można odpowiedzieć jednoznacznie. Jak wspomnieliśmy, forma jest zależna od wielu czynników, a nawet od odmiany języka angielskiego, którym się posługujesz (brytyjski, amerykański). Istnieją jednak wskazówki, które można zastosować we wszystkich 3 przypadkach.

Jak napisać maila formalnego po angielsku?

Formalne wiadomości są najczęściej używane w korespondencjach biznesowych, a także z nieznajomymi.

Powitanie

Każdy mail formalny po angielsku należy rozpocząć zwrotem grzecznościowym, np.:

• Dear Mr Smith,
• Dear Sir or Madam,
• Dear recruitment team.

Wstęp

Mail po angielsku powinien zacząć się od wstępu, w którym nawiążesz kontakt z adresatem, np.:

• In reply to your email…,
• Regarding your request…,
• I am writing in order to…

Rozwinięcie

Podziel wiadomość na poszczególne akapity. Pamiętaj, żeby pisać wyłącznie formalnie. Formę ubogacaj w atrakcyjne zwroty, np.:

• Would you be so kind…,
• Please find the attached file…,
• I would like to draw your attention to….

Zakończenie

Umieść tam podziękowanie, zaproszenie do kontaktu lub wyrażenie oczekiwania na odpowiedź:

• I look forward to your reply,
• Thank you for your time and consideration,
• Please do not hesitate to contact me if you need further information.

Pozdrowienie

Przykładowe zwroty to:

• Yours sincerely,
• Respectfully yours,
• Best regards.

Podpis

Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem, a jeśli to konieczne, zawrzyj również informacje o pełnionej przez Ciebie funkcji oraz numer kontaktowy.

Jak napisać maila nieformalnego po angielsku?

Maile nieformalne są z pewnością najbardziej „przyjazne”. Piszemy je we własnym stylu, nie musimy się bowiem martwić o specjalną formę.

Powitanie

Możesz przykładowo rozpocząć non-formal e-mail zwrotem „Dear”, który poprzedza imię, przydomek bądź funkcję w rodzinie:

• Dear Grandma,
• Dear Sophia,
• Hello Jack.

Wstęp

W pierwszym akapicie warto podkreślić swoje emocje (np. radość z uzyskanej wiadomości od naszego kolegi, zmartwienie jego sytuacją itp.):

• I’m so happy to hear from you…,
• I was really concerned when I read about your situation…,
• I hope you are doing well….

Rozwinięcie

Staraj się pisać przyjaźnie i bezpośrednio, używając prostego języka. Możesz wprowadzać osobisty ton, aby rozmowa brzmiała naturalnie i autentycznie:

• What do you think about…,
• I was curious to know…,
• Could you please….

Zakończenie

Zakończenie nieformalnego maila powinno być lekkie i uprzejme, wyrażające troskę, życzenia itp.:

• Take care,
• See you soon,
• Thanks in advance.

Pozdrowienie

E-mail nieformalny zakończ zwrotem grzecznościowym, takim jak:

• With love,
• Best wishes,
• Cheers.

Podpis

Podpisz się imieniem lub przydomkiem – możesz również dodać słowo Yours, np.: (np. Twoja Anna).

Jak napisać maila półformalnego po angielsku?

Maile po angielsku typu semi-formal to nic innego jak połączenie dwóch poprzednich stylów. Wiadomość elektroniczna półformalna musi zachowywać styl formalny, jednak możemy „pokusić się” o lekką formę pisania, przykładowo bez użycia zaawansowanych struktur gramatycznych i wyszukanych słów.

Zadbaj jednak o jakość maila i dostosuj go do potrzeb swoich i odbiorcy. Poniżej przedstawiamy przykład formy używanej w mailach semi-formal.