Jak napisać maila? Wszystko, co musisz wiedzieć!
W obecnych czasach wysyłamy i dostajemy dziesiątki maili dziennie – zarówno prywatnych, jak i zawodowych. Piszemy do znajomych, klientów, współpracowników, wykładowców. Kontaktujemy się z urzędem i staramy się o pracę – wszędzie tu wykorzystujemy pocztę elektroniczną. Poprawne formułowanie wiadomości jest więc bardzo istotne. W tym artykule podpowiadamy, jak napisać maila i o czym należy pamiętać.
Czym jest e-mail?
E-mail to wiadomość przesyłana w ramach korespondencji prowadzonej przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. Może służyć do przesyłania treści w formie tekstu oraz multimediów.
Komunikacja drogą mailową jest popularna zarówno w relacjach formalnych, jak i nieformalnych (cechujących się nieco swobodniejszą formą).
Wiadomości e-mail stanowią nieodłączny element kontaktów służbowych w większości firm. Za ich pośrednictwem pracownicy mogą komunikować się między sobą w obrębie przedsiębiorstwa oraz poza nim – z otoczeniem zewnętrznym.
Warto więc znać podstawowe zasady pisowni oraz etykiety językowej. Znacząco ułatwi to prawidłowe prowadzenie korespondencji służbowych i prywatnych.
Pisanie maila – od czego zacząć?
Pierwszym krokiem, który należy wykonać, jest określenie charakteru wiadomości. Zupełnie inną formę przyjmie mail prywatny, kierowany do kolegi/koleżanki, a inną służbowy, wysłany do pracodawcy.
Zasadniczą kwestią jest więc rodzaj relacji łączący odbiorcę i adresata. Jeżeli dobrze ją określisz, unikniesz faux-pas już na starcie.
Jak napisać maila? Najważniejsze elementy
Kluczową kwestią jest umiejętność zastosowania właściwej struktury wiadomości.
Układ poszczególnych elementów powinien być uporządkowany – chaos nie będzie Twoim sprzymierzeńcem, niezależnie od tego, czy tworzysz maila formalnego, czy prywatnego. Niewłaściwa struktura sprawi, że kierowany przez Ciebie komunikat może stać się niezrozumiały dla odbiorcy.
O jakich elementach musisz pamiętać, pisząc maila?
Temat
W tytule powinno zostać zawarte kluczowe zagadnienie, z którym zwracasz się w treści danej wiadomości. Jeżeli masz do omówienia z odbiorcą kilka spraw, warto podzielić je na osobne wątki, a każdy z nich odpowiednio opisać.
Dzięki temu przekazywane informacje będą lepiej uporządkowane, a tym samym łatwiejsze do odnalezienia. Dodatkowo utworzenie osobnych wątków dla każdej z poruszanych kwestii niweluje ryzyko przeoczenia ważnego komunikatu, który w przeciwnym razie mógłby umknąć w natłoku innych informacji.
Przykładowy temat: Aplikacja na stanowisko copywritera
Przywitanie
Jeżeli udało Ci się już określić temat wiadomości, możesz przejść do kolejnego etapu, a mianowicie przywitania. W zależności od tego, czy kontaktujesz się z danym odbiorcą po raz pierwszy, czy kolejny, forma rekomendowanego zwrotu inicjalnego będzie się różnić.
W przypadku pierwszej wiadomości wysyłanej w ramach korespondencji formalnej warto zastosować się do zasady, zgodnie z którą lepiej być nad wyraz kurtuazyjnym niż nadmiernie kolokwialnym.
Najlepszym rozwiązaniem będzie posłużenie się oficjalnym zwrotem: ogólnym np. „Szanowni Państwo” lub – jeżeli znasz funkcję, stopień, tytuł, czy zajmowane przez adresata stanowisko – bardziej sprecyzowanym, np. „Szanowny Panie Profesorze”.
W korespondencji nieformalnej jako grzecznościową formułę otwierającą możesz zastosować po prostu zwrot imienny, np. „Dzień dobry, Moniko”.
Zasada zastosowania zwrotu powitalnego odnosi się do pierwszej wiadomości wymienianej z odbiorcą w ramach prowadzonej korespondencji. Przy kolejnych wiadomościach jego zastosowanie nie jest konieczne.
Treść właściwa
Kiedy pierwsze grzeczności zostały wymienione, możesz przystąpić do redakcji właściwej treści wiadomości. Jeżeli nie do końca wiesz, jak napisać maila, postaraj się, aby forma wypowiedzi była zwięzła, zrozumiała dla odbiorcy i precyzyjnie odnosiła się do sprawy, z którą się zwracasz. Dzięki temu unikniesz nieporozumień.
Styl wypowiedzi dostosuj do odbiorcy – unikaj kolokwializmów w korespondencji formalnej. Zbyt swobodny ton przekazu nie będzie wówczas mile widziany.
Zadbaj o przejrzystą strukturę. Najpierw skup się na opisie, w którym zawrzesz i wyeksponujesz najważniejsze informacje, a dopiero później zamieść ewentualne pytania lub prośbę o podjęcie oczekiwanego przez Ciebie działania.
Dobrą praktyką jest ponowne przeczytanie przygotowanej treści. Dzięki temu upewnisz się, czy sens komunikatu został odpowiednio oddany oraz czy nie zostały pominięte istotne informacje. Na tym etapie możesz również wyłapać ewentualne błędy.
Zakończenie
Zanim finalnie zwieńczysz e-mail swoim podpisem, powinieneś zastosować odpowiednią formułę zamykającą wiadomość.
Tak jak w przypadku powitania, przy tworzeniu grzecznościowego zwrotu zamykającego szczególną uwagę powinieneś zwrócić na łączącą Cię z odbiorcą relację.
W zależności od tego, które sformułowanie w przypadku danej korespondencji okaże się najwłaściwsze, możesz posłużyć się takimi zwrotami jak: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, czy nieco swobodniejszym wariantem – „Z pozdrowieniami”.
Jak napisać maila? Przykłady
Temat e-maila: Praca zaliczeniowa – Jan Kowalski, Dietetyka kliniczna III rok
Szanowny Panie Profesorze,
jestem studentem III roku Dietetyki klinicznej na uczelni AWF.
W załączeniu przesyłam pracę zaliczeniową z przedmiotu Anatomia człowieka.
Z poważaniem
Jan Kowalski
Temat e-maila: Rezerwacja noclegu – Chorwacja 2023
Cześć, Kasiu!
Co słychać u Ciebie? Mam nadzieję, że wreszcie wyzdrowiałaś. 🙂
Powiedz mi, proszę, czy zarezerwowałaś już nocleg na nasz wyjazd do Chorwacji? Podeślesz mi szczegóły?
Nie mogę się doczekać, aż tam będziemy!
Pozdrawiam
Natalia
Wiesz już, jak napisać maila, na co warto zwrócić uwagę oraz do jakich zasad należy się stosować. Teraz wystarczy jedynie przełożyć zdobytą wiedzę na praktykę.
Podsumowanie
- E-mail to wiadomość przesyłana w ramach korespondencji prowadzonej przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.
- Podczas tworzenia maila szczególną uwagę zwróć na łączącą Cię z odbiorcą relację – to do niej powinieneś dostosować ton i formę komunikatu.
- Nie zapomnij o tytule maila, jest to bardzo ważny element, który już na pierwszy rzut oka umożliwi odbiorcy identyfikacje tematu, z którym się zwracasz.
- Zarówno w przypadku otwierającego, jak i zamykającego zwrotu grzecznościowego, wybraną formułę dostosuj do odbiorcy. Jeżeli nie jesteś pewien, który z dostępnych wariantów będzie odpowiedni, postaw na uprzejmiejszy.
- Formułując treść właściwą maila, zadbaj o przejrzystą strukturę. Najpierw skup się na opisie, w którym zawrzesz i wyeksponujesz najważniejsze informacje, a dopiero później zamieść ewentualne pytania lub prośbę o podjęcie oczekiwanego przez Ciebie działania.
Oceń artykuł:
Dodaj komentarz