Zwroty grzecznościowe w mailu – jak ich używać?

Spis Treści:

Pisanie maili, zwłaszcza tych formalnych, może dla niektórych stanowić nie lada problem. Jak zacząć lub zakończyć wiadomość, gdy nie znasz jej adresata, ba – nie masz pewności, czy Twój mail odczyta kobieta, czy mężczyzna? Warto znać i stosować zwroty grzecznościowe w mailu. W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie ich używać i dlaczego nie powinno zaczynać się maila od „witam”.

Zwroty grzecznościowe w mailu – czym jest etykieta językowa?

Czasy, w których biznesowa korespondencja była prowadzona listownie, już dawno minęły. Dziś dominuje komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail. Większość z nas w codziennej pracy tworzy dziesiątki wiadomości, które rozsyła do swoich współpracowników, kontrahentów czy przełożonych.

Niestety, mimo wprawy w tworzeniu korespondencji, wiele osób w dalszym ciągu popełnia masę błędów, wynikających na ogół z niewiedzy – a to w konsekwencji może zrazić odbiorcę.

Używanie zwrotów grzecznościowych w mailu świadczy nie tyle o znajomości poprawnej polszczyzny, ile o podstawowej wiedzy z zakresu dobrego wychowania, czyli tzw. savoir-vivre’u.

Innymi słowy, stosowanie poprawnych zwrotów inicjalnych (rozpoczynających wiadomość) oraz zwrotów pożegnalnych informuje odbiorcę, że jesteśmy dobrze wychowani i wiemy, jak się formalnie komunikować.

Prawidłowa konstrukcja formalnego maila

Każda wiadomość powinna składać się z trzech elementów, a mianowicie:

  • wstępu (powitania),
  • wiadomości właściwej (może to być zapytanie, zgłoszenie reklamacyjne czy komunikat),
  • pożegnania.

W tym artykule nie będziemy skupiać się na środkowej części, a więc treści właściwej. W tym miejscu jedynie przypominamy, aby, niezależnie od tego, kto jest adresatem wiadomości, stosować etykietę językową – zwracać się w sposób kulturalny, nie obrażając czy wymuszając działanie/decyzję.

Zanim przystąpimy do analizowania zwrotów grzecznościowych w mailu na początku i końcu wiadomości, określmy najpierw adresata. Pomocne będą poniższe pytania:

  • Czy znam tę osobę? (niekoniecznie osobiście – inaczej: czy już prowadziliśmy korespondencję?)
  • Jaki jest status adresata? (profesor na uczelni, Twój przełożony, współpracownik, urzędnik?)
  • Jakiej jest płci? (albo czy wiem, z którą z nich się utożsamia?),
  • W jakim jest wieku? (rówieśnik, młodszy ode mnie, starszy?)

Gdy znasz odpowiedzi na powyższe pytania, łatwiej będziesz w stanie dobrać formę zwrotów grzecznościowych – inicjalnych i pożegnalnych. Warto nadmienić, że staramy się dobierać pasujące do siebie zwroty, tj. do wiadomości nieformalnych zarówno wstęp, jak i zakończenie powinny „brzmieć” podobnie.

Zwroty grzecznościowe inicjalne

Każdą wiadomość trzeba od czegoś zacząć. Przejście od razu do sedna sprawy dopuszczalne jest jedynie w przypadku kontynuacji już prowadzonej korespondencji, nigdy natomiast nie pomijamy wstępu, gdy zwracamy się do kogoś po raz pierwszy.

Jakie zwroty grzecznościowe w mailu mogą znaleźć się w części inicjalnej?

  • Szanowna Pani / Szanowny Panie – gdy znamy płeć adresata (np. na podstawie adresu e-mail),
  • Szanowni Państwo – jeśli nie wiemy, kto odczyta wiadomość (np. ogólna skrzynka firmowa),
  • (Szanowna) Pani Dyrektor / (Szanowny) Panie Prezesie – gdy znamy stanowisko i rangę adresata – tutaj możemy pominąć zwrot „szanowna(y)”,
  • Pani X / Panie Y – gdy znamy daną osobę i prowadziliśmy z nią/nim wcześniej korespondencję lub zamiast wstępu w trakcie wymiany maili – zaczynamy od zwrotu Pani/Panie i wstawiamy imię adresata,
  • Drogie Koleżanki / Drodzy Koledzy / Moi Mili / Kochani – zwykle przełożony zwraca się tak do podwładnych lub zespołu pracowników, aby nadać mniej formalnego tonu wiadomości,
  • Dzień dobry – powitanie uniwersalne i dopuszczalne, mimo że adresat może odczytać wiadomość w godzinach wieczornych.

Jak widzisz, w powyższym zestawieniu zwrotów grzecznościowych w mailu brakuje często stosowanego słowa „Witam” (ew. „witam serdecznie”). Dlaczego? Zwrot „witam” uważany jest za brak szacunku wobec adresata wiadomości – ma podniosły i bezosobowy charakter, co może być odbierane za zwracanie się do kogoś „z góry”. Należy więc unikać witania w ramach wstępu.

I jeszcze kwestie interpunkcyjne – po zastosowaniu zwrotu inicjalnego należy postawić przecinek (z pewnymi wyjątkami – np. przy nieformalnym zwrocie Cześć!). Następnie zostawiamy linię odstępu, a wiadomość właściwą rozpoczynamy od małej litery. Forma z użyciem kropki po wstępie i rozpoczęcia treści głównej od wielkiej litery nie jest poprawna.

Zwroty grzecznościowe pożegnalne

Wstęp jest, przekaz jest – to teraz czas na zakończenie wiadomości. Jakie zwroty grzecznościowe pożegnalne są dopuszczalne w mailu oficjalnym?

  • Z wyrazami szacunku;
  • Z poważaniem;
  • Łączę wyrazy szacunku/poważania – bardzo formalne, przez niektórych uznawane za przestarzałe;
  • Pozdrawiam (ew. „łączę pozdrowienia” lub „pozdrawiam serdecznie”) – z powodzeniem można je stosować w korespondencji półoficjalnej lub koleżeńskiej.

Kwestie interpunkcyjne – po umieszczeniu zwrotu pożegnalnego nie stawiamy przecinka ani kropki. W kolejnej linii umieszczamy podpis (pełne imię i nazwisko), nawet jeśli adresat wie, kto do niej/niego pisze, bo wynika to z naszego adresu e-mail lub nasze personalia wyświetlają się w wiadomości przychodzącej.

Przykładowy e-mail oficjalny

Poniżej prezentujemy przykładowy e-mail oficjalny, zgodny ze wskazówkami zawartymi w tym artykule:

Szanowni Państwo,

jest mi niezmiernie miło, że zapoznali się Państwo z niniejszym artykułem. Poniżej zamieszczam podsumowanie, w którym znajdują się najważniejsze wnioski, moim zdaniem warte uwagi. Zachęcam do przeczytania i polecam się na przyszłość!

Z wyrazami szacunku

Patrycja Wiącek

Podsumowanie

  • Zwroty grzecznościowe w mailu pomagają zachować etykietę językową korespondencji, co świadczy o naszym dobrym wychowaniu.
  • Każda wiadomość powinna zawierać zwrot inicjalny i spójny (na tym samym poziomie) zwrot pożegnalny.
  • Mail może zaczynać się od zwrotów: Szanowna Pani / Szanowny Panie / Szanowni Państwo, ewentualnie Dzień dobry, dopuszcza się sformułowanie Pani X, Panie Y (X, Y – imię), gdy jesteśmy w trakcie wymiany kolejnych maili.
  • Pożegnanie następuje przy użyciu zwrotów: Z wyrazami szacunku, Z poważaniem, ewentualnie Pozdrawiam (w korespondencji półoficjalnej).
  • Nie używamy w mailach formalnych zwrotów „witam” czy „witam serdecznie” – są traktowane jako podniosłe i traktujące adresata z góry.

Oceń artykuł:

Średnia ocena: 5

Patrycja Wiącek

Patrycja zajmuje się copywritingiem - przygotowuje opisy produktów i kategorii, opracowuje artykuły blogowe oraz inne teksty pod SEO. Do swoich zadań podchodzi z pełnym zaangażowaniem, rzetelnie i terminowo. Na co dzień mama, żona i pełnoetatowa asystentka w międzynarodowej firmie przemysłowej z branży spawalniczej. W wolnych chwilach Patrycja zgłębia tajniki pracy Wirtualnej Asystentki, biorąc udział w szkoleniach przygotowujących do tego zawodu.

Komentarze

Roman01.08.2022 12:25

Krótko i na temat. Dzięki za przypomnienie i sugestie.

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Ostatnio na blogu

28.11.2022 Porady i Ciekawostki
26.11.2022 Porady i Ciekawostki
25.11.2022 Content Marketing
24.11.2022 Aktualności
23.11.2022 Pozycjonowanie
22.11.2022 Porady i Ciekawostki
21.11.2022 Poprawność Tekstów
19.11.2022 Porady i Ciekawostki
18.11.2022 Porady i Ciekawostki

Profesjonalne teksty biznesowe

Darmowa wycena

Zbuduj karierę z Content Writer

Sprawdź oferty pracy

Praktyczny
kurs
copywritingu