Mail po angielsku. Jak go napisać?

Spis Treści:

Być może nie znasz dobrze angielskiego, a może wręcz przeciwnie – płynnie się nim posługujesz. Bez względu na to jaki jest Twój poziom tego języka, niemalże wszyscy uważają za problematyczne pisanie w nim maili. Dlaczego pojawia się aż tyle niuansów i, co najważniejsze, jak napisać maila po angielsku?

Rodzaje maili po angielsku

Tworzenie maili w języku angielskim charakteryzuje się własnymi zasadami. Istnieją 3 style pisania: nieformalny (non-formal), częściowo formalny (semi-formal) i formalny (formal).

Wybór odpowiedniej formy zależy od charakteru organizacji, rodzaju wiadomości oraz osoby, z którą korespondujemy. W angielskim wyróżniamy różne rodzaje maili ze względu na ich funkcję. Przykładowe to:

  • require letter – mail pisany z prośbą;
  • complaint letter – mail z odwołaniem (pisane również przez konsumentów do firm sprzedażowych i działów klienta ze skargą);
  • business letter – klasyczny, bardzo formalny list spełniający cele biznesowe.

Wszystkie z powyższych mogą być mailami pisanymi przez pracowników, ale wysyłają je także studenci, osoby ubiegające się o zatrudnienie itp.

Angielski to język biznesu. Dzięki swojej uniwersalności i przystępności posługują się nim delegaci, negocjatorzy, osoby na szczeblu zarządzającym, ale też nowi pracownicy, studenci, dzieci. Coraz więcej korporacji rozszerza swoją działalność za granicą, stąd bywa, że osoby pracujące w firmie muszą dziennie wysłać nawet kilkanaście maili po angielsku.

Zasady pisania maili w języku angielskim

Każdy mail, zarówno pisany w języku polskim, jak i angielskim, składa się z poszczególnych części. Są to: temat wiadomości, zwrot grzecznościowy (powitanie), wstęp, akapity będące rozwinięciem, zakończenie, pozdrowienie (krótkie życzenia) i podpis. Jednak na pytanie, jak napisać maila po angielsku, nie można odpowiedzieć jednoznacznie. Jak wspomnieliśmy, forma jest zależna od wielu czynników, a nawet od odmiany języka angielskiego którym się posługujemy (brytyjski, amerykański). Istnieją jednak wskazówki, które można zastosować we wszystkich 3 przypadkach.

Pisanie maili formalnych po angielsku

Formalne wiadomości są najczęściej używane w korespondencjach biznesowych, a także z nieznajomymi. Każdy mail formalny po angielsku należy rozpocząć zwrotem grzecznościowym „Dear Ms.”, „Dear Mrs.”, „Dear recruitment team”. Podziel wiadomość na poszczególne akapity. Pamiętaj, żeby pisać wyłącznie formalnie. Formę ubogacaj w dłuższe zwroty, skomplikowane struktury gramatyczne i elementy typowe dla danego dialektu.

Celem jak najlepszego napisania maila po angielsku, zapoznaj się z poniższym przykładem, który pozostaje uniwersalny i wskazuje, jakim stylem jest pisany niemalże każdy mail formalny. W poszczególnych przypadkach treść jest dostosowana do przeznaczenia maila (np. wspomniane już maile z zażaleniem, korespondencje biznesowe, maile z zapytaniem lub aplikacją). Warto skorzystać również z tzw. utartych zwrotów, w tym „I am writing in order to…”, „The aim of this e-mail is…”.

Wiadomość zawsze należy zakończyć zwrotem „Yours Faithfully” (jeśli nie znamy odbiorcy i nie wiemy, z kim mamy przyjemność) bądź „Yours Sincerely” (gdy wiemy, do kogo piszemy, np. do dyrektora szkoły, do menedżera). Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem, a jeśli to konieczne, zawrzyj również informacje o pełnionej przez Ciebie funkcji oraz numer kontaktowy.

Przykład:

Dear Mr. Brown,

I am writing in order to inform you that your job application has been approved.

Our Receuitment Team is keen on starting working with you immediately. We have your conract of employment prepared and signed. Call us for further information, as we would like to hire you asap.

We are looking forward hearing from you. Welcome aboard.

Yours Sincerely
Anne Angel – CEO of the Angel Company

Wiadomości typu non-formal

Maile nieformalne są z pewnością najbardziej „przyjazne”. Piszemy je we własnym stylu, nie musimy się bowiem martwić o specjalną formę. Warto rozpocząć non-formal e-mail zwrotem „Dear”, który poprzedza imię, przydomek bądź funkcję w rodzinie (np. „Dear Grandma” – „Droga Babciu”). W odniesieniu do niniejszego przykładu możemy używać akceptowalnych skrótów („Grandma” zamiast „Grandmother”). W pierwszym akapicie warto podkreślić swoje emocje (radość z uzyskanej wiadomości od naszego kolegi, zmartwienie jego sytuacją itp.). Zawrzyj w takim mailu również Question Tags.

Question Tags to zakończenie zdania po angielsku pytaniem. W języku polskim również istnieją takie zwroty, np. „…nieprawdaż?”. Pozwalają one na kontynuację rozmowy bądź korespondencji mailowej. Używając ich sygnalizujemy, że oczekujemy potwierdzenia bądź rozwinięcia pewnej kwestii przez odbiorcę.

Non-formal e-mail zakończ zwrotem grzecznościowym takim jak: „With love”, „Best wishes”, żeby „ciepło” i miło zakończyć swoją wiadomość. Podpisz się imieniem lub przydomkiem – możesz również dodać słowo „Yours” (np. „Twoja przyjaciółka”).

Przykład:

Dear John,

Thank you so much for your message, I couldn’t have wait for the gossips!

I am so happy to hear you passed your exam! It is amazing! Let’s have a party and tell everyone else about your grade, shall we?

I miss you so so much. Give me a call!

Xoxo
Your Lucy

Czym jest semi-formal e-mail?

Maile po angielsku typu semi-formal to nic innego jak połączenie dwóch poprzednich stylów. Wiadomość elektroniczna semi-formal musi zachowywać styl formalny, jednak możemy „pokusić się” o lekką formę pisania, przykładowo bez użycia zaawansowanych struktur gramatycznych i wyszukanych słów. Zadbaj jednak o jakość maila i dostosuj go do potrzeb swoich i odbiorcy. Poniżej przedstawiamy przykład formy używanej w mailach semi-formal.

Przykład:

Dear Jake,

Thank you for your message. I apologise for not writing you back, but I have been quite busy recently.

I am sorry to hear about your problems. Though, we are just co-workers and I believe you should talk it through with your family. If you need, however, you may visit me at my office during coffee break. What do you think?

Also, please complete your tasks, our team is waiting for the financial statement.

Best wishes, hold on…

Garret White
Co-head of the Finance Department
Black&Fire Company

Podsumowanie

  • Można wyróżnić 3 formy e-maili pisanych po angielsku: formalne, nieformalne i częściowo formalne
  • E-maile mogą być pisane w różnych dialektach i odmianach danego języka. Przykładowe to angielski brytyjski, angielski amerykański, dialekt australijski.
  • Pisząc maile formalne, korzystaj z utartych zwrotów. Jeśli wysyłasz non-formal e-mail, wyrażaj w wiadomości swoje emocje.
  • Semi-formal e-mail jest połączeniem dwóch wspomnianych wcześniej stylów.

Oceń artykuł:

Średnia ocena: 5

Natalia Siwik

Studentka dwóch kierunków na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie, która z pracą copywritera łączy swoje pasje i optymizm. Natalia pisze zarówno w języku polskim, jaki i angielskim - posiada certyfikat CAE Cambridge English, obecnie uczy się chińskiego. Do każdego ze zleceń podchodzi profesjonalnie i z wieloma pomysłami tak, żeby klient zawsze był zadowolony. Potrafi również pisać artykuły naukowe i akademickie. Prywatnie właścicielka dwóch żółwi i zapalony gracz, chociaż interesują ją także kino, finanse, zarządzanie, historia oraz podróże.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Ostatnio na blogu

29.11.2022 Porady i Ciekawostki
28.11.2022 Porady i Ciekawostki
26.11.2022 Porady i Ciekawostki
25.11.2022 Content Marketing
24.11.2022 Aktualności
23.11.2022 Pozycjonowanie
22.11.2022 Porady i Ciekawostki
21.11.2022 Poprawność Tekstów
19.11.2022 Porady i Ciekawostki

Profesjonalne teksty biznesowe

Darmowa wycena

Zbuduj karierę z Content Writer

Sprawdź oferty pracy

Praktyczny
kurs
copywritingu