Mail po angielsku. Jak go napisać?

Rodzaje maili po angielsku

Wybór odpowiedniej formy zależy od charakteru organizacji, rodzaju wiadomości oraz osoby, z którą korespondujemy. W angielskim wyróżniamy różne rodzaje maili ze względu na ich funkcję. Przykładowe to:

• require letter – mail pisany z prośbą;
• complaint letter – mail z odwołaniem (pisane również przez konsumentów do firm sprzedażowych i działów klienta ze skargą);
• business letter – klasyczny, bardzo formalny list spełniający cele biznesowe.

Wszystkie z powyższych mogą być mailami pisanymi przez pracowników, ale wysyłają je także studenci, osoby ubiegające się o zatrudnienie itp.

Angielski to język biznesu. Dzięki swojej uniwersalności i przystępności posługują się nim delegaci, negocjatorzy, osoby na szczeblu zarządzającym, ale też nowi pracownicy, studenci, dzieci. Coraz więcej korporacji rozszerza swoją działalność za granicą, stąd bywa, że osoby pracujące w firmie muszą dziennie wysłać nawet kilkanaście maili po angielsku.

Zasady pisania maili w języku angielskim

Każdy mail, zarówno pisany w języku polskim, jak i angielskim, składa się z poszczególnych części. Są to: temat wiadomości, zwrot grzecznościowy (powitanie), wstęp, akapity będące rozwinięciem, zakończenie, pozdrowienie (krótkie życzenia) i podpis. Jednak na pytanie, jak napisać maila po angielsku, nie można odpowiedzieć jednoznacznie. Jak wspomnieliśmy, forma jest zależna od wielu czynników, a nawet od odmiany języka angielskiego którym się posługujemy (brytyjski, amerykański). Istnieją jednak wskazówki, które można zastosować we wszystkich 3 przypadkach.

Pisanie maili formalnych po angielsku

Formalne wiadomości są najczęściej używane w korespondencjach biznesowych, a także z nieznajomymi. Każdy mail formalny po angielsku należy rozpocząć zwrotem grzecznościowym „Dear Ms.”, „Dear Mrs.”, „Dear recruitment team”. Podziel wiadomość na poszczególne akapity. Pamiętaj, żeby pisać wyłącznie formalnie. Formę ubogacaj w dłuższe zwroty, skomplikowane struktury gramatyczne i elementy typowe dla danego dialektu.

Celem jak najlepszego napisania maila po angielsku, zapoznaj się z poniższym przykładem, który pozostaje uniwersalny i wskazuje, jakim stylem jest pisany niemalże każdy mail formalny. W poszczególnych przypadkach treść jest dostosowana do przeznaczenia maila (np. wspomniane już maile z zażaleniem, korespondencje biznesowe, maile z zapytaniem lub aplikacją). Warto skorzystać również z tzw. utartych zwrotów, w tym „I am writing in order to…”, „The aim of this e-mail is…”.

Wiadomość zawsze należy zakończyć zwrotem „Yours Faithfully” (jeśli nie znamy odbiorcy i nie wiemy, z kim mamy przyjemność) bądź „Yours Sincerely” (gdy wiemy, do kogo piszemy, np. do dyrektora szkoły, do menedżera). Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem, a jeśli to konieczne, zawrzyj również informacje o pełnionej przez Ciebie funkcji oraz numer kontaktowy.

Wiadomości typu non-formal

Maile nieformalne są z pewnością najbardziej „przyjazne”. Piszemy je we własnym stylu, nie musimy się bowiem martwić o specjalną formę. Warto rozpocząć non-formal e-mail zwrotem „Dear”, który poprzedza imię, przydomek bądź funkcję w rodzinie (np. „Dear Grandma” – „Droga Babciu”). W odniesieniu do niniejszego przykładu możemy używać akceptowalnych skrótów („Grandma” zamiast „Grandmother”). W pierwszym akapicie warto podkreślić swoje emocje (radość z uzyskanej wiadomości od naszego kolegi, zmartwienie jego sytuacją itp.). Zawrzyj w takim mailu również Question Tags.

Question Tags to zakończenie zdania po angielsku pytaniem. W języku polskim również istnieją takie zwroty, np. „…nieprawdaż?”. Pozwalają one na kontynuację rozmowy bądź korespondencji mailowej. Używając ich sygnalizujemy, że oczekujemy potwierdzenia bądź rozwinięcia pewnej kwestii przez odbiorcę.

Non-formal e-mail zakończ zwrotem grzecznościowym takim jak: „With love”, „Best wishes”, żeby „ciepło” i miło zakończyć swoją wiadomość. Podpisz się imieniem lub przydomkiem – możesz również dodać słowo „Yours” (np. „Twoja przyjaciółka”).

Czym jest semi-formal e-mail?

Maile po angielsku typu semi-formal to nic innego jak połączenie dwóch poprzednich stylów. Wiadomość elektroniczna semi-formal musi zachowywać styl formalny, jednak możemy „pokusić się” o lekką formę pisania, przykładowo bez użycia zaawansowanych struktur gramatycznych i wyszukanych słów. Zadbaj jednak o jakość maila i dostosuj go do potrzeb swoich i odbiorcy. Poniżej przedstawiamy przykład formy używanej w mailach semi-formal.