Webinar – szkolenie na miarę XXI wieku

Co to jest webinar?

Szkolenie jest prowadzone przez jedną osobę lub więcej. W jego trakcie poza słowem mówionym często pokazywane są slajdy, czyli prezentacja multimedialna, na których bazie dostarczane są uczestnikom informacje. Do tego dochodzi możliwość udzielania się na chacie osób prowadzących, pomocy technicznej i wspomnianych uczestników.

Zapisując się na webinar, trzeba podać swoje imię (czasem również nazwisko) oraz maila. Wszystko po to, żeby otrzymać wiadomość z dostępem do miejsca spotkania, a po jego zakończeniu często również link do powtórki.

Webinar to bardzo ogólne określenie. Nie ma sztywnych ram, bardzo dużo zależy od osób prowadzących i interakcji z uczestnikami.

Webinar w praktyce

Jak więc może wyglądać w praktyce tego rodzaju seminarium?

• Kto może uczestniczyć w webinarach?
  Odpowiedź jest prosta: każdy. Webinary są prowadzone przez specjalistów z różnych dziedzin, więc znalezienie odpowiedniego dla siebie seminarium nie powinno stanowić problemu. Wiele z nich jest również prowadzonych przez firmy z myślą o swoich pracownikach.
• Kto może organizować webinary?
  Każdy, kto jest profesjonalistą w swoim fachu i ma do przekazania coś ciekawego. Warto również mieć swoją grupę odbiorców. Oczywiście spotkanie online może się odbyć w gronie trzech osób, ale wtedy częściej nazywa się to spotkaniem lub warsztatami online, a nie webinarem.
• Jak często brać udział w webinarach/organizować je?
  W momencie, gdy webinary są częścią projektu/pracy, ustalenie terminarza spotkań online będzie zależało od etapów pracy nad danym projektem lub pomysłów firmy. Częstotliwość jednak zależy tylko od tego, jak wiele masz do przekazania i jakim czasem dysponujesz.

Warto, będąc pracodawcą, rozważyć opcję, w której pracownicy mogą poprowadzić webinar, np. na temat tego, czym zajmuje się konkretny dział i jak można byłoby skorelować lepiej pracę z pozostałymi działami.

W sytuacji, gdy jesteś znany w Internecie z konkretnej dziedziny albo prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz stworzyć webinar i zaprezentować go w wybranym przez siebie czasie. Część osób działających w Internecie traktuje tę formę jako podzielenie się wiedzą, a z drugiej strony jako sposób na wspomnienie o swoich produktach.

Jak przygotować i poprowadzić webinar?

Przygotowanie merytoryczne

Zaplanowanie przebiegu webinaru jest najważniejszą kwestią. Trzeba wiedzieć, jaka będzie tematyka spotkania i jakie zagadnienia zostaną poruszone. Jak wspomnieliśmy, dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie prezentacji, która stanie się niejako ramą seminarium. Co jednak istotne, nie należy czytać tekstu ze slajdów – prezentacja powinna być jedynie podsumowaniem tego, co się mówi. Warto również pamiętać o opcji udostępniania ekranu, dzięki której można pokazać uczestnikom „na żywo”, jak coś wykonać.

Miejsce nagrania

Miejsce, w którym nagrywa się webinar, musi być ciche i ustronne, by nikt nie zakłócał jego przebiegu. Przestrzeń za prowadzącym powinna być estetyczna – dobrym rozwiązaniem będzie np. regał z książkami. Warto również zadbać o odpowiednie oświetlenie – najlepiej, by światło padało na twarz prowadzącego, dzięki czemu będzie dobrze widoczny.

Czas transmisji

Godzinę i datę należy dostosować do tego, czy robi się webinar dla firmy, czy dla osób z zewnątrz. Jeśli uczestnikami będą pracownicy, seminarium należy zorganizować w godzinach pracy, z kolei spotkania z grupą spoza firmy lepiej zaplanować na godziny wieczorne, np. 19.00 lub 20.00. To czas, kiedy większość osób może wygospodarować chwilę na zdobywanie wiedzy. Przyjmuje się, że najlepsze dni na przeprowadzanie webinarów to wtorki, środy i czwartki.

Jakość obrazu i dźwięku

Podczas trwania webinaru ważna jest jakość obrazu i dźwięku. Warto więc zadbać o odpowiedni sprzęt i szybki Internet, a przed spotkaniem zrobić próbę generalną, by sprawdzić, czy wszystko działa jak należy. Obejrzenie takiego próbnego nagrania pozwoli także wyłapać ewentualne niedociągnięcia i wprowadzić poprawki.

Promocja webinaru

Aby wypromować szkolenie, warto przygotować grafiki, filmiki i notki. Powinny one znaleźć się na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, wysyłanych newsletterach czy płatnych reklamach – w zależności od tego, do czego masz dostęp. Poinformowanie z wyprzedzeniem o tym, że taki webinar się odbędzie, jest konieczne, by ściągnąć na niego jak największą liczbę osób.

Zapisanie spotkania

Dobrą praktyką jest nagranie całości, by później móc przesłać uczestnikom link do zapisanego spotkania. Wiele osób zechce jeszcze raz posłuchać tego, co zostało powiedziane. Nagranie to również sposób na zabezpieczenie, jeśli przypadkiem sieć zacznie szwankować. Można kontynuować webinar, a potem przesłać link osobom zapisanym.

Plan wystąpienia w 4 krokach

Warto stworzyć plan webinaru, czyli wypisać sobie w punktach, o czym po kolei będziesz mówić. Najprostszy plan webinaru wygląda następująco:

• Przedstawienie się i przybliżenie tematyki spotkania.
• Techniczne aspekty, m.in. wyjaśnienie kwestii związanych z komunikacją.
• Przejście do właściwego tematu wystąpienia (warto rozpisać wszystkie zagadnienia, które będą poruszone).
• Sesja pytań i odpowiedzi.
• Podziękowanie za uczestnictwo.

Dzięki temu, że zapiszesz przebieg spotkania, będziesz mieć wszystko pod kontrolą. Może to zmniejszyć Twój stres i zagwarantować, że poruszysz wszystkie zaplanowane tematy. Oczywiście w trakcie webinaru coś może się zmienić, to naturalne, ale zerknięcie na listę może wiele rozjaśnić i pozwolić wrócić do przerwanej myśli.

Webinar a promowanie produktów i usług

Jeśli koniecznie chcesz promować produkt lub usługę, takie ogłoszenia zostaw na koniec. Możesz zachęcić uczestników na początku spotkania informacją, że osoby, które zostaną do końca, otrzymają rabat/prezent/bonus. Warto mieć coś w zanadrzu, jeśli tworzysz spotkanie po to, by w efekcie końcowym zwiększyć sprzedaż. Jednak webinar sam w sobie nie jest miejscem ani sposobem na sprzedaż produktów, dlatego warto rozważnie podejść do tego tematu.

Webinar z perspektywy uczestnika

Kiedy zdecydujesz się na uczestnictwo w webinarze, dobrze dodać w kalendarzu w telefonie przypomnienie o wydarzeniu. Co prawda na maila również powinno przyjść powiadomienie, ale czasem takie wiadomości lądują w spamie.

Przed webinarem warto przygotować notes i długopis oraz coś do picia. To w zupełności wystarczy do przyjemnego i efektywnego spędzenia czasu na szkoleniu online. Możesz też pomyśleć o pytaniach, jakie masz do osoby prowadzącej. Spisz je na kartce. Zapewne w czasie webinaru na część uzyskasz odpowiedź, a te, na które jej nie usłyszysz podczas trwania spotkania, będzie można zadać na sesji pytań i odpowiedzi.