Jak napisać instrukcję obsługi? Najważniejsze zasady

Czym jest instrukcja obsługi?

W zależności od tego, czego dotyczy, powinna zawierać nie tylko szczegółowe wskazówki, lecz także zdjęcia, grafiki i schematy, informacje o ograniczeniach wiekowych, ostrzeżenia czy parametry danego produktu.

To swego rodzaju kompendium wiedzy, które pozwala bezpiecznie, efektywnie i bezproblemowo korzystać z konkretnej rzeczy. Może dotyczyć nie tylko produktów, takich jak urządzenia RTV/AGD, meble czy nowe technologie, ale również lekarstw, kosmetyków, gier, a nawet zasad postępowania w miejscach pracy czy obiektach użyteczności publicznej.

Celem każdej instrukcji obsługi jest przekazanie informacji w sposób jak najbardziej precyzyjny i przystępny. Tylko wtedy można uznać ją za przydatną. Sprawdźmy, jak napisać instrukcję obsługi, która pomoże użytkownikom i wpłynie pozytywnie na proces budowania wizerunku firmy.

Jak napisać instrukcję obsługi? W pierwszej kolejności zadbaj o jej układ

Każda instrukcja jest inna i zawiera odmienne treści. Podobny jest natomiast układ takiego dokumentu, który zwykle składa się z:

• tytułu, np. „Instrukcja obsługi <nazwa przedmiotu/usługi/modelu urządzenia>”;
• informacji o ograniczeniach wiekowych oraz zgodności produktu z normami;
• ostrzeżeń, np. dotyczących nieprawidłowego korzystania z przedmiotu;
• opisu przedmiotu czy jego parametrów technicznych;
• wypunktowanych czynności dotyczących uruchomienia lub korzystania z przedmiotu.

Ten ostatni podpunkt interesuje nas najbardziej. To najważniejsza część każdej instrukcji, która powinna być podzielona na segmenty (np. „Uruchomienie”, „Obsługa”, „Czyszczenie” czy „Serwis”) i sporządzona w odpowiedni, przystępny dla odbiorcy sposób.

8 najważniejszych zasad pisania instrukcji obsługi

Jak napisać instrukcję obsługi? To nie takie trudne! Wystarczy stosować się do sprawdzonych zasad, które znajdziesz poniżej.

Pisz językiem prostym i zwięzłym

Instrukcja obsługi powinna zawierać krótkie i zrozumiałe dla każdego odbiorcy zdania. Nie używaj specjalistycznego słownictwa czy branżowego żargonu, a jeżeli jesteś do tego zmuszony – wyjaśnij jego znaczenie.

Podawaj dokładne wskazówki

W instrukcji należy zamieszczać konkretne porady niepozostawiające żadnych wątpliwości. Po to, by z obsługą danego przedmiotu poradziła sobie nawet osoba, która pierwszy raz ma z nim styczność.

Zachowaj chronologię

Opisuj proces korzystania z przedmiotu lub usługi od samego początku (np. uruchomienia) i dokładnie instruuj, co należy robić w następnej kolejności – punkt po punkcie. Tak, by użytkownik nie zagubił się w potoku słów i by stawianie przez niego kolejnych kroków przebiegało płynnie i bezproblemowo.

Stosuj wypunktowania i wyróżniki

Ściany tekstu nie sprawdzają się w instrukcjach. Aby zadbać o czytelność dokumentu, podziel treści na akapity i podpunkty, używaj śródnagłówków, a także podkreślaj lub pogrubiaj najważniejsze informacje.

Dopasuj treść do grupy docelowej

Tworząc instrukcję obsługi, należy wziąć pod uwagę wiek, płeć, doświadczenie i wiedzę odbiorcy. Dzięki temu dostosujesz do niego język wypowiedzi oraz zyskasz pewność, że przyswoi on informacje, jakie mu przekazujesz.

Pisz w odpowiedniej formie

W instrukcjach obsługi najlepiej sprawdza się forma bezosobowa („zrobić”) albo 2. osoba liczby pojedynczej („zrób”).

Unikaj ozdobników

W instrukcji obsługi nie ma miejsca na kwieciste wyrażenia, stylistyczne eksperymenty czy zbyt dużą liczbę przymiotników. Podkreślmy ponownie – pisz zwięźle, konkretnie i prosto.

Pisz bezbłędnie

Mowa tu zarówno o błędach ortograficznych, interpunkcyjnych czy językowych, jak i merytorycznych. Instrukcja obsługi, podobnie jak produkt, do którego została dołączona, to wizytówka firmy – wszelkie błędy mogą negatywnie wpływać na poziom zaufania czy reputację marki.

To najważniejsze zasady dotyczące tego, jak napisać instrukcję obsługi. Stosując się do nich, łatwiej będzie Ci stworzyć dokument przydatny i wartościowy dla użytkownika, co wpłynie pozytywnie na postrzeganie firmy przez aktualnych i potencjalnych klientów.