Jak napisać instrukcję obsługi? Najważniejsze zasady

Spis Treści:

Instrukcja obsługi, w zależności od przeznaczenia i rodzaju opisywanego zagadnienia, może zawierać zdjęcia, rysunki, schematy oraz treść. Ta ostatnia jest niezwykle istotna, ponieważ to właśnie dzięki niej odbiorca może dowiedzieć się wszystkiego na temat korzystania z konkretnego produktu lub usługi. Jak napisać instrukcję obsługi, by zawarte w niej treści były zrozumiałe i pomocne? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w osiągnięciu celu!

Czym jest instrukcja obsługi?

Instrukcja obsługi to dokument, który ma na celu dokładne opisanie prawidłowego sposobu używania przedmiotu (lub korzystania z usługi).

W zależności od tego, czego dotyczy, powinna zawierać nie tylko szczegółowe wskazówki, lecz także zdjęcia, grafiki i schematy, informacje o ograniczeniach wiekowych, ostrzeżenia czy parametry danego produktu.

To swego rodzaju kompendium wiedzy, które pozwala bezpiecznie, efektywnie i bezproblemowo korzystać z konkretnej rzeczy. Może dotyczyć nie tylko produktów, takich jak urządzenia RTV/AGD, meble czy nowe technologie, ale również lekarstw, kosmetyków, gier, a nawet zasad postępowania w miejscach pracy czy obiektach użyteczności publicznej.

Celem każdej instrukcji obsługi jest przekazanie informacji w sposób jak najbardziej precyzyjny i przystępny. Tylko wtedy można uznać ją za przydatną. Sprawdźmy, jak napisać instrukcję obsługi, która pomoże użytkownikom i wpłynie pozytywnie na proces budowania wizerunku firmy.

Jak napisać instrukcję obsługi? W pierwszej kolejności zadbaj o jej układ

Każda instrukcja jest inna i zawiera odmienne treści. Podobny jest natomiast układ takiego dokumentu, który zwykle składa się z:

  • tytułu, np. „Instrukcja obsługi <nazwa przedmiotu/usługi/modelu urządzenia>”;
  • informacji o ograniczeniach wiekowych oraz zgodności produktu z normami;
  • ostrzeżeń, np. dotyczących nieprawidłowego korzystania z przedmiotu;
  • opisu przedmiotu czy jego parametrów technicznych;
  • wypunktowanych czynności dotyczących uruchomienia lub korzystania z przedmiotu.

Ten ostatni podpunkt interesuje nas najbardziej. To najważniejsza część każdej instrukcji, która powinna być podzielona na segmenty (np. „Uruchomienie”, „Obsługa”, „Czyszczenie” czy „Serwis”) i sporządzona w odpowiedni, przystępny dla odbiorcy sposób.

8 najważniejszych zasad pisania instrukcji obsługi

Jak napisać instrukcję obsługi? To nie takie trudne! Wystarczy stosować się do sprawdzonych zasad, które znajdziesz poniżej.

Pisz językiem prostym i zwięzłym

Instrukcja obsługi powinna zawierać krótkie i zrozumiałe dla każdego odbiorcy zdania. Nie używaj specjalistycznego słownictwa czy branżowego żargonu, a jeżeli jesteś do tego zmuszony – wyjaśnij jego znaczenie.

Podawaj dokładne wskazówki

W instrukcji należy zamieszczać konkretne porady niepozostawiające żadnych wątpliwości. Po to, by z obsługą danego przedmiotu poradziła sobie nawet osoba, która pierwszy raz ma z nim styczność.

Zachowaj chronologię

Opisuj proces korzystania z przedmiotu lub usługi od samego początku (np. uruchomienia) i dokładnie instruuj, co należy robić w następnej kolejności – punkt po punkcie. Tak, by użytkownik nie zagubił się w potoku słów i by stawianie przez niego kolejnych kroków przebiegało płynnie i bezproblemowo.

Stosuj wypunktowania i wyróżniki

Ściany tekstu nie sprawdzają się w instrukcjach. Aby zadbać o czytelność dokumentu, podziel treści na akapity i podpunkty, używaj śródnagłówków, a także podkreślaj lub pogrubiaj najważniejsze informacje.

Dopasuj treść do grupy docelowej

Tworząc instrukcję obsługi, należy wziąć pod uwagę wiek, płeć, doświadczenie i wiedzę odbiorcy. Dzięki temu dostosujesz do niego język wypowiedzi oraz zyskasz pewność, że przyswoi on informacje, jakie mu przekazujesz.

Pisz w odpowiedniej formie

W instrukcjach obsługi najlepiej sprawdza się forma bezosobowa („zrobić”) albo 2. osoba liczby pojedynczej („zrób”).

Unikaj ozdobników

W instrukcji obsługi nie ma miejsca na kwieciste wyrażenia, stylistyczne eksperymenty czy zbyt dużą liczbę przymiotników. Podkreślmy ponownie – pisz zwięźle, konkretnie i prosto.

Pisz bezbłędnie

Mowa tu zarówno o błędach ortograficznych, interpunkcyjnych czy językowych, jak i merytorycznych. Instrukcja obsługi, podobnie jak produkt, do którego została dołączona, to wizytówka firmy – wszelkie błędy mogą negatywnie wpływać na poziom zaufania czy reputację marki.

To najważniejsze zasady dotyczące tego, jak napisać instrukcję obsługi. Stosując się do nich, łatwiej będzie Ci stworzyć dokument przydatny i wartościowy dla użytkownika, co wpłynie pozytywnie na postrzeganie firmy przez aktualnych i potencjalnych klientów.

Podsumowanie

  • Instrukcja obsługi to dokument, którego celem jest pomoc konsumentom w zakresie użytkowania przedmiotu lub korzystania z usługi.
  • Jak napisać instrukcję obsługi? Zadbaj o jej czytelny układ, pisz zwięźle i prostym językiem, dostosowanym do grupy docelowej.
  • Chcąc stworzyć przydatną instrukcję, dokładnie opisuj zagadnienie, a wszelkie zasady korzystania z produktu przedstaw w kolejności chronologicznej.
  • Aby dokument był czytelny, podziel go na akapity, podpunkty, a także stosuj śródtytuły i wyróżniki, np. w postaci podkreśleń czy pogrubień.
  • Unikaj ozdobników i kwiecistego języka, a po zakończeniu pracy dokładnie sprawdź instrukcję, by nie zawierała błędów.

Oceń artykuł:

Średnia ocena: 5

Maciej Wiśniewski

Swoje pierwsze copywriterskie kroki stawiał jeszcze w czasach, kiedy od Google popularniejsza była w naszym kraju wyszukiwarka na Onecie. Obecnie nie potrafi przetrwać tygodnia urlopu bez dostępu do klawiatury i dokumentu tekstowego w Wordzie. Z pisania uczynił swój sposób na życie, a zdobytym doświadczeniem i lekkim piórem wspiera właścicieli firm na ich drodze do sukcesu. Maniak mocnej kawy, terminowości, dobrej organizacji pracy i pozytywnych relacji z klientem. Prywatnie miłośnik piłki nożnej, gier i mopsów.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Ostatnio na blogu

12.07.2024 Korekta & Redakcja
11.07.2024 Marketing
10.07.2024 Porady & Ciekawostki
09.07.2024 Pozycjonowanie
08.07.2024 Korekta & Redakcja Porady & Ciekawostki
05.07.2024 E-commerce
04.07.2024 Marketing
03.07.2024 Korekta & Redakcja
02.07.2024 Marketing

Profesjonalne teksty biznesowe

Darmowa wycena

Zbuduj karierę z Content Writer

Sprawdź oferty pracy

Praktyczny
kurs
copywritingu