Jak napisać raport? Najważniejsze zasady

Co to jest raport?

Może on mieć formę ustną albo pisemną i zazwyczaj adresowany jest do zwierzchnika lub innej instytucji nadrzędnej.

Raport jest więc rodzajem dokumentu, dzięki któremu przeanalizowane informacje o sytuacji, postępach prac lub uzyskanych wynikach docierają do zainteresowanych stron.

Do czego służy raport?

Głównym celem raportu jest przekazanie informacji dotyczących konkretnego zagadnienia, podsumowanie sytuacji (również wydarzenia, badań) oraz ewentualnie przedstawienie planów dalszych działań z tym związanych.

Jakie cechy ma dobry raport?

Przy pisaniu raportu, bez względu na jego rodzaj, należy pamiętać, że zarówno treść, jak i forma podlegają  określonym zasadom.  Dokument, jakim jest raport, cechuje przede wszystkim:

• Precyzja – ścisłe, wnikliwe informacje na określony temat;
• Rzeczowość – czytelny, konkretny i konstruktywny przekaz;
• Neutralność – obiektywne informacje, pozbawione oceny uzależnionej od poglądów raportującego.

Jak napisać raport?

Zabierając się do stworzenia raportu, musisz wiedzieć, czego konkretnie ma dotyczyć i do kogo będzie kierowany. Dokładne wskazanie tematu i dostosowanie stylu do odbiorcy jest niezwykle ważne, ponieważ zadaniem raportu jest zaprezentowanie określonego zagadnienia konkretnemu adresatowi. Kolejne kroki to:

1. Uporządkowanie materiałów i informacji, których ma dotyczyć raport;
2. Eliminacja informacji nieistotnych; raport musi być precyzyjny i rzeczowy, więc konieczna jest selekcja danych;
3. Określenie celu raportu i przygotowanie planu z podziałem na tematyczne sekcje;
4. Dbałość o przejrzysty układ graficzny: uporządkowana treść, stosowanie nagłówków, pogrubień, podkreśleń oraz konsekwentna numeracja (stron, nagłówków, akapitów);
5. Przygotowanie streszczenia, zawierającego najważniejsze informacje;
6. Sformułowanie konkretnych wniosków (np. obiektywne zalecenia, plan działania).

Jaki powinien być układ raportu?

Wiele zależy od rodzaju raportu, jednak najbardziej uniwersalny układ wygląda następująco:

1. Cel – precyzyjne określenie, co jest przedmiotem raportu i czemu ma on służyć;
2. Odbiorca – wskazanie, kto jest adresatem;
3. Nadawca – jeśli piszesz raport na zlecenie, pamiętaj, że autorem jest zleceniodawca;
4. Miejsce i czas – dotyczy przedmiotu raportu;
5. Streszczenie – skrótowe przedstawienie najważniejszych informacji;
6. Spis treści – zgodny z nagłówkami i stronami;
7. Treść – opisująca problematykę (skąd pochodzą dane – jak przebiegały wydarzenia, badania), konsekwencje i wnioski;
8. Bibliografia – wszystkie źródła, które zostały wykorzystane do sporządzenia raportu.

Czego nie zamieszczać w raporcie?

Raport to dokument, który nie może zawierać błędów! Dotyczy to zarówno błędów ortograficznych, jak i gramatycznych, ale przede wszystkim merytorycznych. Dlatego przygotowując raport, opierający się o konkretne dane i wyniki, musisz przyjrzeć im się wnikliwie i zwrócić uwagę na to, czy wyciągnięte wnioski są zgodne z informacjami stanowiącymi podstawę do napisania raportu.

Ponadto, istotna jest również poprawność użytych cytatów, prawidłowe przytaczanie nazwisk i zgodne z tekstem pozycje w bibliografii.

Rodzaje raportów

Możemy wyróżnić kilka rodzajów raportów, a podział jest związane z ich przeznaczeniem, cechami lub seriami zmiennych. Raporty zatem dzielimy ze względu na:

Obszerność raportu:

• wykonawczy – do 10 stron (zwięzłe i przejrzyste informacje);
• długi – powyżej 10 stron (głęboka analiza problemu, większy zakres danych).

Zawartość raportu:

• informacyjny – zrozumiały dla wszystkich;
• naukowy – odbiorcami są zazwyczaj naukowcy, a bazę stanowią badania i uzyskane dane;
• techniczny – podobny poziom, jak raport naukowy, jednak pula adresatów rozszerzona jest o zainteresowany wynikami sektor publiczny i prywatny;
• mieszany – napisany językiem zrozumiałym dla amatorów, jednak zawierający informacje mogące zainteresować konkretne instytucje.

Opracowanie raportu:

• analityczny – analiza danych (sytuacji) i uznanie decyzji podjętych na jej podstawie;
• informacyjny (wystawy) – „biuletyn”;
• przekonujący – przeznaczony do przekonania adresata do podjęcia określonej decyzji (zawierający rekomendacje).

Inne – np. raporty z badań, prac, raporty finansowe.