Jak napisać raport? Najważniejsze zasady

Co to jest raport?

Może on mieć formę ustną albo pisemną i zazwyczaj adresowany jest do przełożonych, klientów, instytucji, inwestorów czy organów kontrolnych.

Głównym celem raportu jest przekazanie konkretnych informacji dotyczących określonego problemu, procesu lub zdarzenia. Raport może służyć m.in. do:

• podsumowania działań,
• przedstawienia wyników badań,
• analizy danych,
• oceny sytuacji,
• wykazania nieprawidłowości,
• przedstawienia rekomendacji,
• monitorowania postępów prac,
• dokumentowania przebiegu projektu.

W praktyce raport pełni przede wszystkim funkcję informacyjną i decyzyjną – umożliwia odbiorcy wyciągnięcie wniosków oraz podjęcie określonych działań.

Jakie cechy ma dobry raport?

Bez względu na rodzaj raportu dokument ten powinien spełniać kilka podstawowych wymagań.

• Precyzja – raport powinien zawierać wyłącznie konkretne informacje odnoszące się do omawianego zagadnienia. Należy unikać niejasnych sformułowań i ogólników.
• Rzeczowość – treść musi być zwięzła, logiczna i uporządkowana, a każda informacja powinna mieć uzasadnienie i wynikać z danych.
• Obiektywizm – raport nie może opierać się na prywatnych opiniach autora. Wnioski powinny wynikać z faktów, analiz lub wyników badań.
• Spójność – dokument powinien zachowywać jednolitą strukturę, styl i sposób prezentacji.
• Czytelność – dobrze przygotowany raport umożliwia szybkie odnalezienie najważniejszych informacji (przez stosowanie spisu treści, nagłówków i rozdziałów).
• Poprawność językowa i merytoryczna – raport musi być wolny od błędów językowych, stylistycznych i faktograficznych. Błędne dane lub nieprecyzyjne wnioski mogą prowadzić do podjęcia niewłaściwych decyzji.

Jak napisać raport?

Przygotowanie raportu wymaga uporządkowania informacji, odpowiedniej struktury oraz przedstawienia danych w sposób jasny i obiektywny.

1. Określenie tematu i celu raportu – na początku należy ustalić, czego dotyczy raport, jaki problem analizuje, po co powstaje i kto będzie jego odbiorcą. Od tego zależy zarówno zakres informacji, jak i język dokumentu.
2. Zbieranie i porządkowanie danych – raport powinien opierać się na wiarygodnych źródłach i konkretnych danych. Mogą to być m.in. wyniki badań, statystyki, dane finansowe czy obserwacje. Na tym etapie należy również wyselekcjonować informacje najważniejsze i odrzucić dane zbędne lub niepowiązane z tematem raportu.
3. Przygotowanie struktury raportu – przed rozpoczęciem pisania warto stworzyć plan dokumentu i podzielić go na sekcje tematyczne. Dzięki temu raport będzie logiczny i przejrzysty.
4. Pisanie treści raportu – zawartość dokumentu powinna przedstawiać fakty, wyjaśniać zależności, prezentować dane, a także prowadzić do konkretnych wniosków. W raportach często stosuje się tabele, wykresy czy diagramy.
5. Uzupełnienie formatowania – raport powinien mieć przejrzysty układ graficzny ułatwiający odbiór treści. Warto stosować nagłówki i rozdziały, listy punktowane lub numerowane czy wyróżnienia najważniejszych informacji. Najczęściej stosuje się czcionki bezszeryfowe lub szeryfowe w rozmiarze 11–12 pkt oraz interlinię 1,15–1,5.
6. Opracowanie wniosków i rekomendacji – końcowa część raportu powinna zawierać podsumowanie najważniejszych ustaleń. Jeśli charakter dokumentu tego wymaga, można dodać rekomendacje działań, propozycje zmian czy ocenę ryzyka.
7. Weryfikacja raportu – przed przekazaniem dokumentu należy sprawdzić go pod kątem poprawności danych, zgodności wniosków z analizą, spójności zapisu, kompletności źródeł i poprawności językowej oraz technicznej.

Jaki powinien być układ raportu?

Wiele zależy od rodzaju raportu, jednak najbardziej uniwersalny układ wygląda następująco:

1. Strona tytułowa – zawiera podstawowe informacje identyfikujące raport, takie jak tytuł, autora, odbiorcę (jeśli wymagany), datę i miejsce przygotowania dokumentu.
2. Streszczenie – skrótowe przedstawienie najważniejszych informacji, wyników i wniosków.
3. Spis treści – uporządkowany wykaz rozdziałów i podrozdziałów wraz z numerami stron.
4. Wstęp – wprowadzenie do tematu raportu, przedstawienie tła, zakresu analizy oraz podstawowych założeń metodologicznych.
5. Treść – zasadnicza część raportu obejmująca opis problemu, analizę danych, przebieg badań lub wydarzeń, a także ich konsekwencje i interpretację.
6. Wnioski – podsumowanie wynikające bezpośrednio z przeprowadzonej analizy.
7. Rekomendacje – proponowane działania, rozwiązania lub dalsze kroki.
8. Bibliografia – lista wszystkich źródeł wykorzystanych przy opracowaniu raportu.
9. Załączniki – dodatkowe materiały uzupełniające raport, np. szczegółowe wyniki badań, dokumentacja techniczna lub inne materiały źródłowe, które są zbyt obszerne, aby umieścić je w głównej części dokumentu.

Rodzaje raportów

Możemy wyróżnić kilka rodzajów raportów, a podział jest związane z ich przeznaczeniem, cechami lub seriami zmiennych. Raporty zatem dzielimy ze względu na:

Obszerność raportu:

• krótki (wykonawczy) – do 10 stron (zwięzłe i przejrzyste informacje),
• długi (rozszerzony) – powyżej 10 stron (głęboka analiza problemu, większy zakres danych).

Zawartość raportu:

• informacyjny – przedstawia fakty i dane,
• analityczny – zawiera interpretację danych i wnioski,
• naukowy – oparty na badaniach i metodologii naukowej,
• techniczny – dotyczy zagadnień technicznych lub technologicznych,
• finansowy – obejmuje dane finansowe i ekonomiczne,
• okresowy – tworzony regularnie, np. tygodniowo lub kwartalnie.

Cel raportu: raport może być np. kontrolny, marketingowy, sprzedażowy, powypadkowy, z badań, z audytu.

Przykład raportu

Poniżej zamieszczamy przykład raportu w modelu uproszczonym (skrótowym).