Plain language – jak działa prosty język?

Czym jest plain language?

Chociaż termin ten powstał na potrzeby publicznych wystąpień i kampanii społecznych, to coraz częściej wykorzystywany jest też przy tworzeniu tekstów skierowanych do szerokiego grona odbiorców. W Polsce większą popularnością cieszy się wyrażenie „prosta polszczyzna”.

Co ciekawe, w Polsce działa Pracownia Prostej Polszczyzny, prowadzona przez pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego. Zespół złożony z wykwalifikowanych językoznawców zajmuje się upraszczaniem języka w firmach i urzędach, by dokumenty były bardziej przystępne i zrozumiałe. Pracownia przeprowadza specjalne szkolenia, np. dla banków i wystawia Certyfikaty prostej polszczyzny, które potwierdzają udział przedsiębiorstwa w programie – i przy okazji mogą okazać się świetną promocją!

Stronę na temat prostego języka prowadzi również Portal Gov.pl, gdzie można znaleźć szczegółowy poradnik dotyczący zastosowania plain language w urzędach i codziennej mowie.

Zalety plain language

Dzięki zastosowaniu prostego języka opracowane materiały są jasne i przejrzyste, a przy tym w przystępny sposób przekazują kluczowe informacje. To sprawia, że praktycznie każdy może je zrozumieć — dzieci, obcokrajowcy znający wyłącznie podstawy języka, a także mniej wykształcone osoby.

Firmy, które stosują jasny przekaz, odbierają mniej telefonów z prośbą o wyjaśnienie poszczególnych procesów. Dodatkowo pomaga to uniknąć błędów podczas wypełniania różnego rodzaju dokumentów.

Co ciekawe, stosowanie zasad plain language może mieć również korzystny wpływ na pozycjonowanie SEO, gdyż algorytm wyszukiwarki bierze pod uwagę czytelność tekstu.

Do czego wykorzystywany jest plain language?

Prosty język jest powszechnie stosowany w tekstach użytkowych, takich jak:

• opisy produktów, usług i kategorii,
• instrukcje obsługi,
• artykuły poradnikowe,
• sekcje FAQ,
• umowy i dokumenty, np. w banku czy urzędach;
• mailingi.

Nie wykorzystuje się go zwykle w treściach specjalistycznych, naukowych lub artystycznych.

Jak stworzyć tekst zgodnie z ideą plain language?

Aby stworzyć tekst z uwzględnieniem zasad plan language, warto zastosować się do następujących kroków:

Określ swoją grupę docelową

Pomyśl, do kogo kierujesz swoje produkty lub usługi, a także zdobądź jak najwięcej informacji o użytkownikach. Jeśli masz już swoją stronę internetową, możesz skorzystać np. z Google Analytics, który przedstawia m.in. płeć, wiek, a także lokalizację czy zainteresowania odbiorców. Dzięki tej wiedzy łatwiej dopasujesz odpowiednią komunikację do grupy docelowej.

Uporządkuj treść, dzieląc ją na mniejsze sekcje

Na samym początku warto stworzyć plan tekstu, aby podzielić go na tematyczne sekcje, które będą tworzyć spójną i logiczną całość. W tym celu wykorzystaj nagłówki H1-H4 oraz akapity – jeden akapit powinien dotyczyć jednego wątku.

Stosuj także zasadę odwróconej piramidy, czyli umieszczaj najważniejsze elementy na samym początku, a mniej istotne w dalszej części.

Używaj wyłącznie prostego języka

W treściach pisanych zgodnie z ideą plain language w miarę możliwości unikaj trudnych słów, których znaczenie trzeba sprawdzać w słowniku, a jeśli musisz ich użyć, postaraj się wyjaśnić pokrótce, co oznaczają. Pamiętaj, by nie wpaść w sidła klątwy wiedzy – to co dla Ciebie jest oczywiste, dla Twojego czytelnika nie musi.

Unikaj strony biernej, rzeczowników odczasownikowych i imiesłowów, a także sztampowych czy podniosłych sformułowań. Poza tym dobrze sprawdzi się bezpośredni zwrot do odbiorcy, pisanie w czasie teraźniejszym i ograniczenie skrótów.

Zwróć uwagę na detale

Poza przekazem duże znaczenie ma też sama forma, a więc układ, typografia i elementy graficzne. Zadbaj, aby treści zostały podzielone na krótkie, tematyczne akapity, a marginesy zawierały dostateczny odstęp.

Poza tym dobierz czcionkę i jej rozmiar oraz pamiętaj o stosowaniu wypunktowań i pogrubień, a także przykładów, cytatów czy grafik, które uatrakcyjnią przekaz.

Przetestuj tekst pod względem czytelności

Przed odesłaniem tekstu zawsze dokonuj jego oceny. Możesz to zrobić, próbując przetłumaczyć go na inny język, co pomoże wskazać zbyt długie zdania i skomplikowane wyrażenia. Inną opcją jest sprawdzenie tekstu pod kątem przejrzystości przekazu za pomocą indeksu czytelności FOG.

Poza tym słuchaj swoich czytelników i pytaj ich o opinie. Bardzo często mają oni wiele cennych uwag do przekazania.

Korzystaj z narzędzi do prostego języka

Jeśli masz trudności z wprowadzeniem plain language, skorzystaj z dedykowanych narzędzi internetowych, które pomagają przeanalizować tekst pod kątem prostego języka. Najpopularniejszymi stronami tego typu są Logios i Jasnopis. Obie analizują trudność języka, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy Twój tekst nadaje się dla wybranej grupy odbiorców. Jasnopis wykorzystuje w dodatku Chat GPT na etapie upraszczania języka.