Formatowanie tekstu – 6 kluczowych kwestii

Co to jest formatowanie tekstu?

Wyróżniamy 2 rodzaje formatowania tekstu:

• Formatowanie twarde, czyli ręczne przypisanie cech za pomocą ikon na pasku narzędzi lub menu, a także z wykorzystaniem skrótów klawiszowych.
• Formatowanie miękkie, czyli zmiana wyglądu dokumentu tekstowego za pomocą opcji stylów dostępnych w edytorze tekstowym.

Celem formatowania tekstu jest możliwość prezentowania informacji w dokumencie w przejrzystej, atrakcyjnej dla odbiorcy formie.

Formatowanie tekstu – kluczowe zasady

Poniżej przedstawiamy 6 ważnych zasad, dzięki którym nadasz swoim tekstom odpowiedni wygląd.

Prawidłowa struktura tekstu

Dobrze sformatowany tekst to taki, który posiada odpowiednią strukturę. Dzięki temu stanie się czytelny i skuteczniej przyciągnie uwagę odbiorcy. Powinien zawierać chwytliwy tytuł, krótkie akapity oraz interesujące nagłówki.

• Tytuł. Powinien być krótki (maksymalnie 60-70 znaków) i przyciągać uwagę czytelnika. Jeżeli chcesz, aby był bardziej interesujący, zastosuj w nim pytanie albo liczbę. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w niniejszym artykule: Tytuły artykułów – jak je tworzyć?
• Nagłówki. Pozwalają na uporządkowanie treści i wskazanie odbiorcy (oraz robotom), czego dotyczą poszczególne śródtytuły. Również one powinny być krótkie, rzeczowe oraz interesujące – dzięki temu zwiększysz szanse na to, że czytelnik nie zrezygnuje z zapoznania się z treścią po kilku sekundach.
• Akapity. To one decydują o tym, czy tekst będzie łatwy w odbiorze. Zasada jest prosta – w jednym akapicie warto zamieścić jedną myśl. Zadbaj o to, aby każdy akapit był krótki, zwięzły i zawierał najważniejsze informacje dla odbiorcy.

Formatowanie tekstu a czcionka

Tutaj zasada jest prosta – czcionka powinna być czytelna na każdym urządzeniu i posiadać odpowiedni rozmiar. Polecamy stosowanie powszechnie znanych i sprawdzonych fontów, takich jak Arial, Calibri, Helvetica, Verdana czy – w ostateczności – Times New Roman.

Jeżeli chodzi o rozmiar, najlepiej trzymać się wielkości 11-12 punktów, pamiętając jednocześnie o tym, by w tytule i nagłówkach zastosować nieco większą czcionkę.

Wyrównanie tekstu

Ten temat budzi sporo kontrowersji i trudno jednoznacznie stwierdzić, jakie powinno być formatowanie tekstu. W teorii najbardziej estetycznie prezentują się wyjustowane do dwóch marginesów artykuły, jednak w praktyce zaleca się wyrównywanie ich do lewej strony. Dlaczego?

W wyjustowanym tekście odstępy między wyrazami zostają sztucznie rozciągnięte, co może negatywnie wpływać na czytelność i rozumienie treści. Artykuł staje się mniej przewidywalny dla odbiorcy, a jego przeczytanie może zająć więcej czasu.

Polecamy więc zamieszczanie na stronach internetowych tekstów wyrównanych do lewej strony.

Wypunktowania

Nikt nie lubi czytać całych ścian tekstów, które nie są niczym urozmaicone. Dlatego każdy copywriter, oprócz akapitów, powinien również stosować wypunktowania.

Nie tylko powodują one, że tekst „żyje” i staje się bardziej czytelny, ale również ułatwiają odnajdywanie oraz przyswajanie informacji.

Wyróżnienia

Formatowanie tekstu powinno obejmować również elementy, które wyróżniają konkretne fragmenty i przyciągają wzrok czytelnika. Najlepsze są oczywiście pogrubienia, dzięki którym wskażesz odbiorcy, które słowa czy zdania mają kluczowe znaczenie. Podobną rolę odgrywać mogą podkreślenia czy inne kolory czcionek.

Oczywiście warto stosować tego rodzaju wyróżniki z umiarem, ponieważ w nadmiarze mogą wpłynąć negatywnie na czytelność tekstu.

Materiały graficzne

Co zrobić, aby treść była atrakcyjniejsza dla odbiorcy? Oczywiście warto – oprócz formatowania tekstu – zastosować różnego rodzaju materiały graficzne. Dzięki nim Twój content stanie się jeszcze bardziej interesujący, a czytelnik chętniej się z nim zapozna. Co więcej, grafiki mogą stanowić świetne uzupełnienie słowa pisanego, stanowiąc dla odbiorcy dodatkowe źródło informacji.

Polecamy stosowanie w tekstach zdjęć, infografik, wykresów, a nawet odnośników do filmów (np. na YouTube). Przydatne mogą tu okazać się różnego rodzaju narzędzia, takie jak Canva, dzięki którym estetyczne i przydatne materiały graficzne mogą tworzyć nawet osoby niedoświadczone.

Co daje formatowanie tekstu? Przykład

Umówiliśmy najważniejsze kwestie dotyczące formatowania tekstu, przejdźmy teraz do konkretnego przykładu.

Tekst bez odpowiedniego formatowania wygląda następująco:

Chociaż struktura tekstu jest odpowiednia (tytuł, nagłówki, akapity), treść jest nieatrakcyjna i nijaka – nagłówki „zlewają się” z resztą tekstu, brakuje wypunktowań, pogrubień, a wszystkie elementy mają taką samą wielkość czcionki.

Ten sam tekst w formie sformatowanej prezentuje się następująco:

Różnica między tymi dwoma tekstami jest ogromna. Sformatowany tekst już na pierwszy rzut oka jest bardziej atrakcyjny wizualnie i przejrzysty. Klient, który w ramach współpracy otrzyma od Ciebie sformatowany dokument, z pewnością spojrzy na niego przychylniej.