Zarządzanie czasem pracy – jak osiągnąć w tym mistrzostwo?

Na czym polega zarządzanie czasem pracy?

Słowem – jest to po prostu „wyrabianie się” z tym, co trzeba, wtedy, kiedy trzeba, z poczuciem spełnienia i zadowolenia.

Nie ma co czarować – czasem naprawdę nie sposób ze wszystkim zdążyć. Ale niestety, bardzo często spóźnienia czy nadgodziny nie są spowodowane dysproporcją między ilością powinności a czasem na nie przeznaczonym, tylko nieumiejętną organizacją swoich obowiązków.

Praca czy robota…?

Ktoś powie, że przecież to synonimy, ale czy faktycznie tak jest? Zdecydowanie nie! Bo to właśnie semantyka ma wpływ na to, jak podchodzi się do powierzonych zadań.

Robota od razu nasuwa skojarzenie z robotami, a idąc do nieco swobodniejszej interpretacji – niewolnikami. Od tego już bardzo niedaleko do takich określeń, jak harówka, katorga, mordęga, orka, zapieprz… A więc pracowanie trudne, nieprzyjemne, niesatysfakcjonujące, wykonywane z automatu, byle po prostu zrobić swoje, wyłączyć się i włączyć na ponowne roboczogodziny następnego dnia. I choć mówi się „dobra robota!”, to raczej dotyczy to krótkoterminowych działań i określonych dzieł, nie zaś całego procesu.

Z kolei praca wzbudza zupełnie inne konotacje. Kojarzy się ją z rozwojem, sukcesem (nigdy nie składa się życzeń „sukcesów w robocie”, prawda…?), z czymś satysfakcjonującym, w czym można się realizować, rozwijać. Mówi się, że praca uszlachetnia (praca, nie robota…), o owocach pracy. Praca wskazuje na wyłącznie pozytywną jakość, ale wymaga również własnego wkładu, zaangażowania i umiejętnego zarządzania, między innymi czasem.

To, jak mówi się o swojej pracy, świadczy o podejściu do niej. A jeśli podchodzi się poważnie, umiejętność odpowiedniej organizacji czasu pracy powinno wysuwać się na pierwszy plan, bo właśnie ona ma wpływ na poczucie satysfakcji i zadowolenia, a co za tym idzie – ma realny wpływ na osiąganie sukcesów.

Jak zarządzać czasem pracy?

Odpowiednie zarządzanie czasem pracy jest trudne szczególnie w przypadku zawodów wykonywanych zdalnie, z własnego domu. W nich bowiem najłatwiej o czynniki destabilizujące prace, szczególnie jeśli nie ma się konieczności podpinania pod system weryfikujący czas i aktywność w pracy. Dlatego też praca zdalna nie jest dla każdego.

Ale zamiast myśleć o tym, że efektywna praca to tylko taka, przy której czuje się „bat” na plecach, znacznie lepiej podjąć kroki, które poprawią organizację czasu pracy i przyczynią się do zwiększenia jej efektywności. Co można zrobić, by poprawić produktywność w pracy?

Ustalenie priorytetów

Każdy dzień pracy powinno się rozpoczynać od uszeregowania zadań od tych priorytetowych po te, na które jest więcej czasu. Może się również zdarzyć, że niektórych zadań nie trzeba realizować samodzielnie i można je oddelegować – warto to robić, jeśli jest taka możliwość.

Jeśli zaś chodzi o to, co jest priorytetem – jest to kwestia indywidualna. Dla niektórych będzie do deadline, dla innych ranga klienta czy też trudność zlecenia. Jeśli jakiekolwiek zadanie wywołuje większe emocje – ono właśnie będzie priorytetem.

Szeregowanie zadań

Przy ustalaniu priorytetów warto jednocześnie grupować zadania, np. tematycznie. Pozwoli to pracować w swego rodzaju ciągu myślowym i ograniczy możliwość rozpraszania się, co przyspieszy działanie.

Dzięki temu zmniejsza się także ryzyko zapomnienia o czymś (jeśli np. odpisze się na wszystkie maile od razu, a nie na wyrywki czy „w wolnej chwili”).

Organizacja miejsca pracy

Bezpośredni wpływ na umiejętność skoncentrowania się ma organizacja miejsca pracy pod względem wygody, komfortu i porządku. Niezbędne jest więc zadbanie o prawidłowe ułożenie zarówno mebli, jak i sprzętów, a także dbanie o czystość wokół siebie.

Należy unikać przedmiotów, które są zbędne na roboczym biurku, a które mogą niepotrzebnie ściągać uwagę na inne tory. Jednocześnie nie chodzi wyłącznie o minimalizm i ascetyczne otoczenie, wręcz przeciwnie – każdy powinien stworzyć sobie takie warunki, by pracowało mu się przyjemnie i wydajnie. Mile widziana jest więc kawa w ulubionym kubku czy zielona roślina za monitorem, na którą patrzenie przy okazji pozwala odpocząć oczom.

Jeśli na bieżąco zachowuje się porządek w miejscu pracy – nie trzeba poświęcać czasu na sprzątanie, ergo ma się go więcej na pracę.

Koncentracja i dyscyplina

To podstawa i coś, co najtrudniej osiągnąć, szczególnie w pracy zdalnej. Robienie kilku rzeczy jednocześnie i skakanie z tematu na temat nie pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem.

Nieumiejętność skoncentrowania się na pracy wynika głównie z ilości rzeczy, które skutecznie odwracają uwagę od pracy, czyli rozpraszaczy. A rozpraszać może dosłownie wszystko – od telefonu, który ciągle informuje o powiadomieniach, przez media społecznościowe, które sprawdza się z przyzwyczajenia w każdej chwili, po wszelkie dźwięki z zewnątrz czy nawet przedmioty, które stoją tam, gdzie nie powinny.

Każde oderwanie się od pracy „na chwilę”, na „tylko sprawdzę” i „tylko odpiszę” wpływa na wydajność. Po wyeliminowaniu wszelkich rozpraszaczy z kolei można szybko zauważyć wzrost produktywności – poświęca się bowiem całą uwagę, niczym nie zmąconą, na pracę.

Jeśli ma się problem z rozkojarzeniem i pokusami w trakcie pracy – warto rozważyć bardziej drastyczne środki. Pomocne może być odinstalowanie niektórych aplikacji, wyłączenie telefonu, zmiana aranżacji pomieszczenia na bardziej minimalistyczne czy nawet nastawianie sobie minutnika. W końcu nie będzie czasu na zajmowanie się niepotrzebnymi rzeczami, bo przecież on ucieka!

Przerwy w pracy

Odpowiednie zarządzanie czasem pracy nie polega na tym, by się w niej – mówiąc bananie – zajeżdżać. Przerwy, odpoczynek od monitora i oczyszczanie myśli są niezbędne, by móc wydajnie pracować.

Jednak ważny jest też sposób wypoczynku. Warto wstać z miejsca pracy, w miarę możliwości skorzystać ze świeżego powietrza, zjeść posiłek bez pośpiechu i chwilę się poruszać. Należy wówczas unikać sięgania po telefon czy zaglądania do sieci, które nie tylko nie pozwalają odpocząć oczom, ale także zabierają o wiele więcej czasu, niż chciałoby się poświęcić na przerwę.

Na przerwy również dobrze nastawić sobie minutnik, który przypomni, że pora wracać do pracy. To zdecydowanie ułatwi zachowanie dyscypliny i sprawi, że będzie się dobrze wykorzystywało chwile przerwy, mając świadomość, że czas ucieka.

Co daje umiejętne zarządzanie czasem pracy?

Skupianie się wyłącznie na tym, co ma się do zrobienia, z jednoczesnym zachowaniem higieny pracy, stwarza idealne warunki do tego, by pracować wydajnie i efektywnie, bez jednoczesnego poczucia robienia czegokolwiek ponad swoje siły.

Odpowiednie zarządzanie czasem pracy pozwala więc osiągnąć spokój, satysfakcję, poczucie spełnienia i dodatkowy czas, wolny od myślenia o zawodowych obowiązkach, które udało się wykonać w dedykowanych im godzinach. Dobra organizacja to po prostu klucz do tego, by być zadowolonym i z pracy, i z siebie.