Feedback – co to jest i jakie przynosi korzyści?

Feedback – co to jest?

Feedback jest informacją przekazywaną w celu wspierania jednostek w procesie ich rozwoju oraz doskonalenia się. W założeniu osoba, która otrzymała feedback, wie, co robi zgodnie z założeniami zleceniodawcy, a co jeszcze powinna poprawić. Przekłada się to na efekty pracy. Feedback jest więc niezbędnym narzędziem do realizacji celów biznesowych.

Co ciekawe, cała nasza kultura opiera się na feedbacku. Informacja zwrotna funkcjonuje nie tylko w biznesie, ale również w społeczeństwie. Od pierwszych dni życia dziecko otrzymuje informację od opiekunów, czy zachowuje się w sposób odpowiedni, czy też nie. Potem, gdy dorasta, zdobywa wiedzę, jakie zachowania są społecznie akceptowane, a jakie wręcz przeciwnie.

Dlaczego feedback jest ważny?

Trzeba pamiętać, że odpowiedni feedback może znacząco zwiększyć postępy pracownika czy zleceniobiorcy. Jest niczym mapa czy kompas, które wskazują właściwą drogę do sukcesu.

Przekazując informacje w jasny sposób, można podnieść efektywność pracowników i przyczynić się do rozwoju całej organizacji.

Jeżeli informacja jest odpowiednio przekazana, może mieć istotny wpływ na jakość pracy konkretnej osoby. Słowa uznania są same w sobie nagrodą.

Nie można też pominąć sytuacji, gdy pracownik, zwłaszcza młody człowiek, który dopiero uczy się swojego zawodu, nie jest do końca pewny, czy wykonuje swoją pracę dobrze. Otrzymując informację zwrotną, zyskuje coś bardzo ważnego. Mianowicie: poczucie bezpieczeństwa. Wie, co przełożony myśli o jego pracy, a także ma pewność, że podąża we właściwym kierunku, realizując konkretne zadania.

Z czego powinna składać się informacja zwrotna?

Trzeba mieć jednak świadomość, że aby feedback zadziałał, powinno się go przekazać w przemyślany sposób. Przede wszystkim feedback może dotyczyć zarówno pojedynczego zadania, jak i być oceną okresową. Może mieć formę e-maila, rozmowy telefonicznej albo być po prostu spotkaniem. Ten ostatni sposób sprawdzi się, gdy do omówienia jest więcej zagadnień.

Jak przekazać feedback?

• Przygotuj listę wszystkich kwestii, które chcesz omówić na spotkaniu, by niczego nie pominąć.
• Rozmowę rozpocznij w luźny sposób. Small talking pozwoli nieco rozładować atmosferę.
• Powiedz, dlaczego się spotkaliście.
• Możesz skorzystać tu z techniki AID, a więc A – action. Wskaż konkretne zadanie i powiedz pracownikowi, co wykonał dobrze, a co źle. I – impact – opisz konkretne rezultaty tych zachowań. D – desire outcome – określ pożądany rezultat – wskaż kierunek zmian lub powiedz, że zależy Ci, by pracownik dalej działał w określony sposób.
• Używaj merytorycznych argumentów. Oceniaj zachowania, a nie cechy charakteru pracownika. Mów: „W wykonanym zadaniu spodobało mi się / nie spodobało mi się…”. Pamiętaj, czym jest konstruktywna krytyka. Dlatego oprócz wskazania niedociągnięć, powiedz także o tym, jak rozwiązać problem. Wskaż: „W tym zadaniu poprawiłbym to i to, bo…”. Nie zapomnij również o wskazaniu pozytywnych rzeczy.
• Przekazuj informacje w sposób konkretny i osobisty. Nie należy wysługiwać się przy tym innymi osobami, ponieważ taki przekaz może zostać zniekształcony.
• W przypadku negatywnego feedbacku warto zastosować proporcję 5:1, czyli na 5 pozytywnych informacji dodać 1 negatywną. W ten sposób pracownik będzie podbudowany i zmotywowany do dalszego działania, a jednocześnie dowie się, co poprawić.

Jeżeli jednak trudno dostrzec pozytywy czyjejś pracy, przede wszystkim należy skupić się na tym, by nie obrażać drugiego człowieka i podejść z dystansem do jego obowiązków. Trzeba docenić jego zaangażowanie w projekt, a jednocześnie wskazać na konkretne elementy, które nie są wykonane zgodnie z założeniami. Osoba udzielająca informacji zwrotnej powinna postarać się przekazać ją w sposób spokojny, bez emocji. Zachowanie klasy w trudnej sytuacji świadczy o szacunku wobec drugiego człowieka i jest bardzo ważną cechą lidera.

Jak zareagować na feedback?

Pozytywna informacja jest niczym siła napędowa do dalszego działania. Ale co powinieneś zrobić, jeśli otrzymałeś pozytywny feedback?

• Podziękuj;
• Nie umniejszaj swoich zasług;
• Wspomnij też o innych osobach, dzięki którym udało się zrealizować zadanie;
• Dopytaj konkretnie, co się podobało – w ten sposób możesz wyczuć, jaki system pracy odpowiada pracodawcy.

Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy informacja zwrotna nie jest pozytywna. Jak możesz się zachować, gdy otrzymujesz negatywny feedback?

• Czas to Twój sprzymierzeniec – nie musisz śpieszyć się z reakcją, warto podziękować i powiedzieć, że potrzebujesz nieco czasu na przemyślenie sprawy;
• Jeżeli otrzymujesz negatywny feedback na e-mail, nie odpisuj natychmiast, tylko daj sobie kilkanaście minut na to, by ochłonąć;
• Dopytaj o błędy oraz poproś o przykłady;
• Jeżeli czujesz, że opinia na temat Twojej pracy jest nieadekwatna, a nawet krzywdząca, możesz wyrazić to głośno, popierając się merytorycznymi, logicznymi argumentami – tu emocje często nie są dobrym doradcą, dlatego zanim stwierdzisz, że jesteś niesprawiedliwie oceniony, przyjrzyj się swoim błędom;
• Zdystansuj się do błędów – pamiętaj, że błędy to nie Ty. To oznacza, że jeżeli coś zrobiłeś źle, to źle jest wykonana praca, a nie, że Ty cały jesteś zły. Bez względu na rodzaj błędów należy Ci się więc szacunek od zleceniodawcy. Nie musisz godzić się na współpracę z kimś, kto Cię nie szanuje i w uwłaczający sposób odnosi się do Ciebie.