Informacja prasowa – czym jest i jak ją napisać?

Czym jest informacja prasowa?

Jej tematyka może być bardzo różnorodna – dzięki takiej notce przedsiębiorstwa informują o najnowszej linii produktów, przeprowadzonych badaniach, zmianach związanych ze świadczonymi usługami czy planowanych eventach. W większości przypadków jest to krótki news, którego długość nie przekracza 1 strony A4, jednak zdarzają się również dłuższe, mające np. charakter poradnikowy.

Informacje prasowe mogą stanowić bardzo istotny element strategii content marketingowej. Ich publikowanie pozwala dotrzeć do potencjalnych klientów i partnerów biznesowych, a także kreować pozytywny wizerunek firmy. Niestety nie każda notka tego typu pojawi się w mediach – aby tak się stało, musi ona spełniać oczekiwania dziennikarzy i odbiorców. Co zrobić, aby tworzone newsy mogły trafić do szerszego grona odbiorców?

6 zasad pisania wartościowych informacji prasowych

To, czy dziennikarze opublikują informację prasową, którą im przekazałeś, zależy od kilku czynników. Musi ona przede wszystkim przekazywać konkretne i wartościowe informacje. Zanim w ogóle przystąpisz do jej tworzenia, odpowiedz sobie na pytanie: dlaczego dany news miałby zainteresować potencjalnych odbiorców? Czasami nie wystarczy informacja o nowej linii produktów – będziesz musiał również zaprezentować ciekawą historią z nią związaną albo innowacje, jakie zostały użyte do jej stworzenia.

To jednak nie wszystko. Jeżeli chcesz, aby informacja prasowa została opublikowana i pozwoliła Ci osiągnąć cele biznesowe, musisz zastosować 6 najważniejszych zasad:

Dbaj o strukturę

Każda informacja prasowa powinna posiadać odpowiednią strukturę, na którą składają się:

• nazwa i logo firmy;
• data stworzenia notki;
• tytuł i lead;
• rozwinięcie;
• krótka informacja o firmie;
• dane kontaktowe.

Warto umieszczać poszczególne informacje w odpowiedniej kolejności i zadbać o to, by informacja prasowa była czytelna. Powinna też przyciągać tytułem i być zwięzła (najlepiej maksymalnie 1 strona A4), dzięki czemu jej przeczytanie zajmie niewiele czasu.

Informuj, a nie reklamuj

Informacja prasowa, jak sama nazwa wskazuje, powinna informować, a nie być nachalną reklamą. Jeżeli ton Twojej wypowiedzi będzie zbyt entuzjastyczny, a korzyści płynące z zakupu konkretnego produktu lub usługi za bardzo wyeksponowane, media mogą nie być zainteresowane przygotowanym newsem.

Dlatego  skupiaj się na faktach, pisz w formie bezosobowej, zrezygnuj z wartościowania (np. „najlepsza firma”) i posługuj się wypowiedziami ekspertów lub danymi liczbowymi. Dbaj o to, by komunikat był merytoryczny i przydatny odbiorcy.

Odpowiadaj na 6 pytań

Tworząc informacje prasowe, warto stosować zasadę 5W+H (anglojęzyczny akronim słów: what?, who?, where?, when?, why? how?), dzięki której odpowiesz mediom i klientom na 6 najważniejszych pytań:

1. Kto przygotował informację?
2. Co jest tematem newsa?
3. Gdzie ma miejsce dane wydarzenie?
4. Kiedy będzie miało miejsce wydarzenie?
5. Dlaczego podjęto takie działania?
6. Jak zostanie osiągnięty cel?

Stosując tę zasadę, stworzysz zwięzłe, ale merytoryczne rozwinięcie swojej informacji prasowej i zyskasz większe szanse na to, że trafi ona do szerszego grona odbiorców.

Pisz prostym językiem

Jest to bardzo istotna kwestia – dzięki prostocie komunikatu dziennikarzowi łatwiej będzie przekazać informacje innym, a odbiorcom nie sprawi trudności zrozumienie oraz przyswojenie treści. Dlatego stosuj krótkie zdania i proste słownictwo, unikając jednocześnie specjalistycznych sformułowań czy firmowego żargonu.

Sprawdzaj i optymalizuj

Przed wysłaniem informacji prasowej przeczytaj ją dokładnie i wyeliminuj wszelkie błędy ortograficzne, interpunkcyjne czy stylistyczne.

Zadbaj również o optymalizację pod kątem SEO – wybierając odpowiednie słowa kluczowe, formatując treść, podpisując grafiki, a nawet umieszczając link, zyskujesz większą szansę na to, że Twoja informacja prasowa znajdzie się wysoko w Google, w przypadku jej opublikowania w internecie.

Stosuj zasadę odwróconej piramidy

Zasada odwróconej piramidy zakłada umieszczenie najważniejszych informacji na samym początku tekstu, a mniej ważnych – dalej. W początkowym akapicie musisz więc opisać główne elementy informacji prasowej, by osoba czytająca mogła jak najszybciej zapoznać się z tym, co dla niej istotne. W dalszej części tekstu możesz rzecz jasna śmiało pisać więcej i bardziej szczegółowo.