Jak napisać newsletter? 5 kroków do sukcesu

Co to jest newsletter?

Może stanowić wartościowe narzędzie marketingowe dla firm działających w różnych branżach, które chcą skuteczniej promować swoje oferty, dzielić się nowinkami i promocjami, a także utrzymywać dobre relacje z kontrahentami.

Newslettery dostarczane są tym klientom, którzy pozostawili swój adres e-mail w bazie firmy, wyrażając tym samym zgodę na otrzymywanie wiadomości. Zwykle wysyła się je regularnie, w odpowiednich odstępach czasu, dzięki czemu utrzymany zostaje stały kontakt z odbiorcą i możliwe jest budowanie z nim długofalowych relacji.

Musisz jednak mieć świadomość, że niewłaściwie przygotowany, mało atrakcyjny newsletter może przynieść więcej złego niż dobrego. Dlatego warto dowiedzieć się, jak go napisać i co powinien zawierać, by okazał się pomocny w realizacji celów biznesowych.

Tworzysz newsletter? Nie zapomnij o tym!

Zanim przejdziemy do krótkiego poradnika, w którym krok po kroku opowiemy o tym, jak napisać newsletter, skupmy się na jego najważniejszych cechach. Pomoże Ci to stworzyć wiadomość atrakcyjną, perswazyjną i angażującą, która zachęci odbiorcę do konkretnej reakcji.

Do najważniejszych cech perfekcyjnego newslettera zaliczamy:

• ciekawy tytuł, który wyróżni wiadomość spośród setek innych i zachęci odbiorcę do zapoznania się z e-mailem;
• wysokiej jakości treść, która może mieć nie tylko formę tekstową, lecz także graficzną – to od niej zależy, czy newsletter pozwoli Ci osiągnąć cele biznesowe;
• odpowiednią długość – wiadomość do klienta nie może być zbyt długa, a jej przeczytanie powinno zająć odbiorcy kilka chwil (polecamy nie przekraczać 1000–1500 znaków);
• personalizację, dzięki której klient poczuje się wyjątkowy i będzie miał odczucie, że wiadomość została przygotowana specjalnie dla niego;
• CTA, czyli wezwania do działania, które angażują i pozwalają wywołać konkretną reakcję u odbiorcy, np. wejście na stronę, zakup produktu lub usługi czy pobranie pliku („Zobacz”, „Kliknij”, „Sprawdź”, „Pobierz”, „Dołącz” itd.);
• prostotę, która jest istotna zwłaszcza w kontekście elementów graficznych – powinny być one uzupełnieniem wiadomości, by nie odwracały uwagi klienta od najważniejszych informacji;
• systematyczność – aby newsletter okazał się skuteczny, powinien być regularnie wysyłany do klientów, by nie zapomnieli oni o Twojej firmie.

Przed wysyłką newslettera przeczytaj go kilka razy i sprawdź, czy w treści nie ma błędów. Nawet niewielka literówka może spowodować, że wiadomość straci na profesjonalizmie, wpływając negatywnie na reakcję odbiorcy i wizerunek Twojej firmy.

Jak napisać newsletter? 5 kroków do sukcesu

Choć nie istnieje gotowy schemat czy złoty środek na stworzenie perfekcyjnej wiadomości e-mail do klienta, możesz skorzystać z kilku wskazówek, które ułatwią Ci pracę. Jak napisać newsletter w 5 krokach?

Krok 1 – Określ grupę docelową

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, co powinien zawierać newsletter, by zaangażować odbiorcę, w pierwszej kolejności powinieneś poznać go bliżej.

Zwróć uwagę na to:

• kto jest Twoim klientem;
• jaka jest jego płeć i wiek;
• czy to osoba prywatna, czy pracownik/właściciel firmy.

Pozwoli Ci to nie tylko dopasować rodzaj treści, lecz także język komunikacji.

Polecamy w newsletterach zwracać się bezpośrednio do odbiorcy (per „Ty”) – znacznie skraca to dystans między nim a Twoją firmą.

Krok 2 – Przemyśl temat newslettera

Przed napisaniem newslettera zastanów się, czego ma dotyczyć. Czy chcesz przedstawić ofertę? Poinformować klienta o nowościach w asortymencie albo aktualnej promocji? A może pragniesz podziękować mu za dotychczasową współpracę i przekazać kod rabatowy na następne zakupy?

Możliwości w tym względzie jest mnóstwo – polecamy wysyłanie newsletterów o zróżnicowanej treści, ponieważ dzięki temu zaskoczysz odbiorcę i sprawisz, że chętniej będzie otwierał wiadomości od Ciebie.

Krok 3 – Wybierz kreatywny tytuł

Jak wspomnieliśmy wcześniej, tytuł jest jednym z najważniejszych elementów perfekcyjnego newslettera. Powinien być zwięzły, oryginalny i zachęcający do zapoznania się z wiadomością.

Szczególnie polecane są w nim pytania, które skłonią do przemyśleń, wezwania do działania (np. „Sprawdź”) oraz stosowanie słów lub komunikatów, które zainteresują odbiorcę (np. „Promocja”, „Tylko teraz” itp.).

Krok 4 – Stwórz atrakcyjną treść

To kluczowy element newslettera. W ciekawy sposób przedstaw treść właściwą, dodaj CTA oraz dobrej jakości, tematyczne zdjęcia. Celem takiej wiadomości jest nie tylko zachęcanie do konkretnych działań, lecz także informowanie oraz edukowanie. To, co będzie zawierać, zależy tylko od Ciebie i celów, jakie chcesz osiągnąć.

Tworząc treść do newslettera, stosuj się do sztandarowych zasad copywritingu – dziel tekst na akapity, stosuj wypunktowania i wyróżniki (np. pogrubienia) i, co najważniejsze, zadbaj o jakość contentu.

Krok 5 – Zastanów się, kiedy wysłać wiadomość

W tym wypadku wiele zależy od tego, do kogo kierujesz newsletter. Jeżeli odbiorcą jest osoba prywatna, warto wysłać wiadomość w godzinach popołudniowych, gdy zakończy on pracę i będzie miał czas na zapoznanie się z mailem.

Jeżeli natomiast newsletter jest skierowany do klienta biznesowego, lepiej wysłać go wcześniej i na początku tygodnia.