Metoda 5S w pracy zdalnej – jak się zorganizować?

Nie jest więc innowacyjną techniką, do której wprowadzenia potrzebujesz ogromnej sumy pieniędzy i postawienia swojej firmy na głowie.

Może miałeś już okazję przetestować składanie ubrań według pochodzącej z Japonii Marii Kondo, która pomaga robić porządki w domach na całym świecie? Czy wiesz, że możesz także wdrożyć do swojego życia w prosty sposób jeszcze jedną filozofię, która wywodzi się z Kraju Kwitnącej Wiśni?

To właśnie metoda 5S, według której postępują Japończycy w życiu zawodowym już od dawna, powoli gości także w naszych biurach – również tych zdalnych. Filozofia ta ma pomóc w organizacji pracy i efektywniejszym wykonywaniu obowiązków, co, jak wiemy, w pracy zdalnej nie zawsze jest łatwe.

Dodatkowo metoda 5S ma sprawić, że nie będziemy marnować czasu, o co przecież nietrudno, pracując we własnych 4 ścianach. Ponadto jej zastosowanie ma przynosić więcej korzyści z wykonywanych obowiązków zarówno nam, jak i pracodawcy, jeśli go posiadamy.

Nazwa wspomnianej metody pochodzi od pierwszych pięciu liter, które opisują  5 czynności, jakie pozwolą Ci stworzyć optymalne stanowisko pracy.

Co oznacza skrót 5S?

Zanim zdecydujesz się wdrożyć nową metodę do swojej codzienności, sprawdź, co oznacza ten tajemniczy skrót i jak możesz wykorzystać go, pracując z domu.

S jak Selekcja

To nic innego jak usunięcie ze stanowiska pracy wszystkiego, co jest Ci zbędne. Pracując z domu, zapewne masz do dyspozycji biurko lub stół, który, jak wiemy, potrafi niczym magnes przyciągnąć do siebie naprawdę wiele najróżniejszych przedmiotów. Jeśli dodatkowo masz dzieci, na pewno wiesz, o czym mowa.

Możesz stwierdzić, że jest to syzyfowa praca, ale musisz wiedzieć, że to bardzo ważne, abyś na bieżąco usuwał ze swojego miejsca pracy wszystko, co nie jest z nią związane. Znacząco ułatwi Ci to skupienie się na sprawach zawodowych, jeśli obok nie będzie znajdowało się najnowsze wydanie Twojego ulubionego miesięcznika lub stos piętrzących się kubków po kawie. Pozbądź się wszystkich rozpraszaczy. Jeśli możesz sobie na to pozwolić, wycisz również telefon.

S jak Systematyka

Kiedy uporasz się już ze zbędnymi rzeczami, zajmij się tym, co zostało. Być może posiadasz przedmioty, które są Ci potrzebne, ale nie codziennie? Zastanów się co z nimi zrobić. Znajdź dla nich najlepsze miejsce i zaplanuj przejrzysty system przechowywania, który pozwoli Ci łatwo po nie sięgnąć za każdym razem, kiedy zajdzie taka potrzeba.

Przykładowo nie musisz trzymać na biurku drukarki, jeśli raz w miesiącu potrzebujesz wydrukować jedynie kilka dokumentów. Znajdź dla niej inne miejsce, które w razie potrzeby będzie dla Ciebie łatwo dostępne.

Jeśli potrzebujesz, opisz swoje szafki czy szuflady. Znacząco ułatwi Ci to przechowywanie niezbędnych dokumentów czy biurowych akcesoriów. Jest to też świetna mobilizacja, aby odkładać przedmioty na swoje miejsce.

S jak Sprzątanie

Zadbane stanowisko pracy wymaga częstego sprzątania. Porządkuj swoje zdalne biuro nawet codziennie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Na bieżąco pozbywaj się śmieci, przecieraj blat i monitor, odkładaj dokumenty na miejsce. Jeśli pracujesz głównie przy komputerze, zajmie Ci to dosłownie chwilę, ale za każdym razem wprowadzi mały powiew świeżości i nową energię. Pamiętaj, porządek na komputerze i pulpicie monitora jest tak samo ważny, jak ten wokół niego.

S jak Standaryzacja

Skoro wiesz już, jakie są wytyczne metody 5S, musisz wymyślić sposób na ich realizację i przestrzeganie, jeśli chcesz, aby wszystko działało, jak należy. Możesz sobie spisać plan, według którego będziesz działał każdego dnia.

Dla przykładu ustal (sam ze sobą oczywiście), że codziennie po skończonej pracy odłożysz wszystkie rzeczy na ich miejsce, opróżnisz kosz na śmieci i pozostawisz stanowisko w należytym porządku. Dzięki temu będziesz mógł skorzystać z niego kolejnego dnia, nie musząc martwić się o wcześniejsze odgruzowywanie biurka. Standaryzacja w tym przypadku to nic innego jak stałe nawyki pozwalające na osiągnięcie zamierzonych zmian.

S jak Samodyscyplina

Jeśli pracujesz zdalnie, to na pewno wiesz, jak trudno oprzeć się prokrastynacji i zawrzeć pakt z samodyscypliną, czyli pilnować samego siebie. Żadna nawet najlepsza metoda nie sprawdzi się, kiedy nie będziesz jej przestrzegał regularnie. Aby obowiązek stał się Twoim nawykiem, którego wykonywanie przychodzi Ci gładko, potrzeba nieco czasu. Przyzwyczajenia nie stają się przecież nimi na drugi dzień.

Bądź cierpliwy, a nowe nawyki wejdą Ci w krew i ani się obejrzysz, staną się Twoją codziennością.  Wdrożenie w swoim otoczeniu każdej nowej metody wymaga samozaparcia. Warto jednak ćwiczyć swoją silną wolę i czerpać satysfakcję z efektów swoich działań.

Po co Ci tak naprawdę metoda 5S?

Być może należysz do tych osób, które, kiedy mają do zrobienia pracę, po prostu siadają i ją wykonują. Nie zwracają uwagi na wszechobecny chaos i, mimo że nic nie ma u nich swojego miejsca, zawsze jakimś trafem odnajdą potrzebną fakturę czy ważny dokument w ogóle się tym nie stresując.

Jeśli jednak jesteś jedną z tych osób, dla których estetyka otoczenia jest ważna, a Twoja głowa odpoczywa, kiedy wokół panuje ład i porządek, metoda 5S może okazać się przydatna w Twojej pracy. Pozwala ona uwolnić Twoje myśli z zamartwiania się o drobiazgi, dzięki czemu ze spokojem możesz od razu zacząć wykonywać swoją pracę. Dzięki uporządkowanemu stanowisku pracy łatwo dostrzeżesz, kiedy i dlaczego marnujesz swój czas, który jest przecież najcenniejszy.

Jeszcze niedawno wielu z nas nie wyobrażało sobie pracy z innego miejsca niż siedziba swojej firmy. Codziennie powtarzane czynności, spotkania z innymi współpracownikami, zebrania, przerwa na kawę – te wszystkie znane czynności pomagały usystematyzować nam dzień pracy, podczas którego nawet bez metody 5S było to niekiedy łatwiejsze. Dziś wielu z nas szuka wewnętrznej motywacji i sposobów, aby ułatwić sobie pracę z domu i sprawić, że będzie ona bardziej efektywna.

Sprawdź, jak metoda 5S sprawdzi się u Ciebie

Jeśli dotychczas ledwo dotrzymywałeś deadline’ów w pracy i nie wyrabiasz się na czas z projektami,  przez co musisz potem zarywać noce, być może metoda 5S pozwoli Ci na wprowadzenie pozytywnych zmian do Twojego  życia zawodowego.

Przekonaj się, czy kiedy usuniesz wszystkie rozpraszacze i usiądziesz do pracy w miejscu, gdzie będzie tylko Twój komputer i Ty (lub inne niezbędne narzędzia), Twoja efektywność i kreatywność zarazem nie okażą się większe? Być może jesteś w stanie jeszcze lepiej  i szybciej wykonać swoje obowiązki i zyskać dzięki temu więcej czasu wolnego?

Metoda 5S zdecydowanie pozwoli Ci wyeliminować ze swojego otoczenia marnotrawstwo. W pracy zdalnej często to właśnie zmarnowany czas na inne czynności, nieskupiające się wokół zadań służbowych jest największym ryzykiem.