Zwroty grzecznościowe w mailu – jak ich używać?

Zwroty grzecznościowe w mailu – czym jest etykieta językowa?

Innymi słowy, stosowanie poprawnych zwrotów inicjalnych (rozpoczynających wiadomość) oraz zwrotów pożegnalnych informuje odbiorcę, że jesteśmy dobrze wychowani i wiemy, jak się formalnie komunikować.

Czasy, w których biznesowa korespondencja była prowadzona listownie, już dawno minęły. Dziś dominuje komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail. Większość z nas w codziennej pracy tworzy dziesiątki wiadomości, które rozsyła do swoich współpracowników, kontrahentów czy przełożonych.

Niestety, mimo wprawy w tworzeniu korespondencji, wiele osób w dalszym ciągu popełnia masę błędów, wynikających na ogół z niewiedzy – a to w konsekwencji może zrazić odbiorcę.

Prawidłowa konstrukcja formalnego maila

Każda wiadomość powinna składać się z trzech elementów, a mianowicie:

• wstępu (powitania);
• wiadomości właściwej (może to być zapytanie, zgłoszenie reklamacyjne czy komunikat);
• pożegnania.

W tym artykule nie będziemy skupiać się na środkowej części, a więc treści właściwej. W tym miejscu jedynie przypominamy, aby, niezależnie od tego, kto jest adresatem wiadomości, stosować etykietę językową – zwracać się w sposób kulturalny, nie obrażając czy wymuszając działanie/decyzję.

Zanim przystąpimy do analizowania zwrotów grzecznościowych w mailu na początku i końcu wiadomości, określmy najpierw adresata. Pomocne będą poniższe pytania:

• Czy znam tę osobę? (niekoniecznie osobiście – inaczej: czy już prowadziliśmy korespondencję?);
• Jaki jest status adresata? (profesor na uczelni, Twój przełożony, współpracownik, urzędnik?);
• Jakiej jest płci? (albo czy wiem, z którą z nich się utożsamia?);
• W jakim jest wieku? (rówieśnik, młodszy ode mnie, starszy?).

Gdy znasz odpowiedzi na powyższe pytania, łatwiej będziesz w stanie dobrać formę zwrotów grzecznościowych – inicjalnych i pożegnalnych. Warto nadmienić, że staramy się dobierać pasujące do siebie zwroty, tj. zarówno wstęp, jak i zakończenie powinny „brzmieć” podobnie.

Zwroty grzecznościowe inicjalne

Każdą wiadomość trzeba odpowiednio rozpocząć. Przejście od razu do sedna sprawy dopuszczalne jest jedynie w przypadku kontynuacji już prowadzonej korespondencji, nigdy natomiast nie pomija się wstępu, gdy zwraca się do kogoś po raz pierwszy.

Jakie zwroty grzecznościowe w mailu mogą znaleźć się w części inicjalnej?

• Szanowna Pani / Szanowny Panie – gdy znamy płeć adresata (np. na podstawie adresu e-mail);
• Szanowni Państwo – jeśli nie wiemy, kto odczyta wiadomość (np. ogólna skrzynka firmowa);
• (Szanowna) Pani Dyrektor / (Szanowny) Panie Prezesie – gdy znamy stanowisko i rangę adresata – tutaj możemy pominąć zwrot „szanowna(-ny)”;
• Pani X / Panie Y – gdy znamy daną osobę i prowadziliśmy z nią/nim wcześniej korespondencję lub zamiast wstępu w trakcie wymiany maili – zaczynamy od zwrotu Pani/Panie i wstawiamy imię adresata;
• Drogie Koleżanki / Drodzy Koledzy / Moi Mili / Kochani – zwykle przełożony zwraca się tak do podwładnych lub zespołu pracowników, aby nadać mniej formalnego tonu wiadomości;
• Dzień dobry – powitanie uniwersalne i dopuszczalne, mimo że adresat może odczytać wiadomość w godzinach wieczornych.

Czy rozpoczynanie maila od „Witam” to błąd?

W powyższym zestawieniu zwrotów grzecznościowych w mailu brakuje często stosowanego słowa „Witam” (ew. „Witam serdecznie”). Dlaczego? Zwrot „Witam” uważany jest za brak szacunku wobec adresata wiadomości – ma podniosły i bezosobowy charakter, co może być odbierane za zwracanie się do kogoś „z góry”.

Poza tym takie wyrażenie uznawane jest za potoczne i używane raczej w komunikacji mówionej, nie pisanej. Należy więc unikać witania w ramach wstępu.

Zapis form inicjalnych

Po zastosowaniu zwrotu inicjalnego należy postawić przecinek (z pewnymi wyjątkami – np. przy nieformalnym zwrocie „Cześć!”). Następnie zostawiamy linię odstępu, a wiadomość właściwą rozpoczynamy małą literą. Forma z użyciem kropki po wstępie i rozpoczęcia treści głównej wielką literą nie jest poprawna.

Zwroty grzecznościowe pożegnalne

Wstęp i przekaz jest gotowy, czas więc na zakończenie wiadomości. Jakie zwroty grzecznościowe pożegnalne są dopuszczalne w mailu oficjalnym?

• Z wyrazami szacunku;
• Z poważaniem;
• Łączę wyrazy szacunku/poważania – bardzo formalne, przez niektórych uznawane za przestarzałe.

Czy użycie zwrotu „Pozdrawiam” jest błędem?

Nie tylko „Witam” budzi wątpliwości. Czy zwrot „Pozdrawiam” (ew. „Łączę pozdrowienia” lub „Pozdrawiam serdecznie”) również jest nieprawidłowy? Niekoniecznie. Można go z powodzeniem stosować w korespondencji półoficjalnej lub koleżeńskiej. Sprawdzi się w tych mailach, które rozpoczynamy od „Dzień dobry”. Lepiej jednak nie stosować go w mailach oficjalnych.

Zapis form pożegnalnych

Po umieszczeniu zwrotu pożegnalnego nie stawiamy przecinka ani kropki. W kolejnej linii umieszczamy podpis (pełne imię i nazwisko), nawet jeśli adresat wie, kto do niej/niego pisze, bo wynika to z adresu e-mail lub Twoje personalia wyświetlają się w wiadomości przychodzącej.

Przykładowy e-mail oficjalny

Poniżej prezentujemy przykładowy e-mail oficjalny, zgodny ze wskazówkami zawartymi w tym artykule:

Szanowni Państwo,

jest mi niezmiernie miło, że zapoznali się Państwo z niniejszym artykułem. Poniżej zamieszczam podsumowanie, w którym znajdują się najważniejsze wnioski, moim zdaniem warte uwagi. Zachęcam do przeczytania i polecam się na przyszłość!

Z wyrazami szacunku

Patrycja Wiącek