Umowa wydawnicza – przewodnik krok po kroku!

Umowa wydawnicza – co to jest?

Jakie informacje zawiera umowa wydawnicza?

Głównym punktem odniesienia dla umowy wydawniczej jest Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Ostateczny kształt dokumentu negocjują wspólnie autor i wydawca. Szczegóły mogą różnić się w zależności od rodzaju dzieła, formy, objętości czy polityki wydawnictwa.

Najważniejsze informacje, jakie powinna zawierać umowa wydawnicza, to:

• szczegółowe wyjaśnienie podstawowych pojęć używanych w umowie,
• na co zawierana jest umowa (przedmiot umowy),
• klauzule gwarancyjne zabezpieczające interesy autora i wydawcy,
• informacje dotyczące licencji i pól eksploatacji,
• wysokość wynagrodzenia dla autorów lub wydawcy,
• szczegóły dostarczenia dzieła przez autora,
• opis procedury przyjęcia utworu przez wydawcę,
• przebieg korekty autorskiej, czyli akceptacji utworu przez autora przed zleceniem druku,
• zobowiązania autora i wydawcy,
• forma oznaczenia praw autorskich,
• sposób rozwiązania umowy,
• postanowienia końcowe.

Umowa wydawnicza a prawa autorskie

Aby wydawca mógł korzystać z utworu podczas procesu wydawniczego, autor musi udzielić mu licencji lub dokonać przeniesienia praw autorskich. Od przyjętej metody zależy ostateczny kształt umowy.

Umowa licencyjna

Licencja do celów wydawniczych jest udzielana na określony czas. W ustawie o prawach autorskich to pięć lat, o ile obie strony nie umówią się na inny termin. Licencja obejmuje kraj, na terenie którego znajduje się siedziba wydawcy, chyba że umowa stanowi inaczej.

Umowa licencyjna powinna przede wszystkim określać pola eksploatacji, czyli wykaz sposobów wykorzystania utworu przez wydawcę po publikacji. Muszą być one jasno określone w momencie podpisywania umowy. Jest to szczególnie ważne dla autora, ponieważ niektóre zapisy mogą działać na jego niekorzyść.

Licencję dzielimy na wyłączną i niewyłączną. W przypadku wyłącznej umowę zawiera się tylko w formie pisemnej.

Umowa o przeniesienie praw autorskich

Z reguły autor posiada nieograniczone prawa autorskie do utworu, jednak w umowie o przeniesienie praw autorskich zobowiązuje się do ich niewykonywania. Przeniesieniu podlegają natomiast prawa majątkowe. Jest to częsta praktyka w przypadku zleceń dla copywriterów czy ghostwriterów.

Nabywca staje się wtedy bezterminowo właścicielem utworu. Może go wykorzystać w dowolny sposób bez dodatkowych opłat i nie musi wtedy oznaczać autora.

Umowę o przeniesienie praw autorskich zawiera się w formie pisemnej. W przeciwnym wypadku staje się nieważna.

Prawa i obowiązki autora oraz wydawcy

Kluczowym elementem każdej umowy są prawa i obowiązki stron podczas wydawania utworu. Dzięki temu autor i wydawca dzielą się pracą i wiedzą, czego mogą oczekiwać od siebie nawzajem.

Prawa wydawcy

Prawa wydawcy to najczęściej:

• prawo do wykorzystywania i powielania utworu na warunkach określonych w umowie,
• prawo do naliczania kary umownej za opóźnienie w dostarczeniu utworu,
• prawo do przyjęcia utworu, nieprzyjęcia lub odesłania poprawek w ciągu 6 miesięcy,
• prawo do koniecznych zmian redakcyjnych,
• prawo do zmiany tytułu utworu w porozumieniu z autorami,
• prawo do tłumaczenia utworu na inne języki,
• prawo do ustalenia ceny,
• prawo do wyboru formy działań promocyjnych,
• prawo do określenia liczby wydań,
• prawo do wykonania szaty graficznej,
• prawo do sprzedaży utworów, także w określonym czasie po wygaśnięciu umowy.

Obowiązki wydawcy

Umowa nakłada na wydawcę szereg zobowiązań. Głównym obowiązkiem jest wydanie utworu na zasadach określonych w umowie. Oto inne, wybrane zapisy umowy:

• obowiązek współpracy z autorami w procesie wydania utworu,
• obowiązek przedstawienia autorom uwag merytorycznych, literackich i redakcyjnych,
• obowiązek przesyłania raportów ze sprzedaży książki po każdym okresie rozliczeniowym,
• ustawowy obowiązek rozpowszechnienia utworu w określonym przez umowę czasie od momentu przyjęcia,
• obowiązek terminowej wypłaty wynagrodzenia na zasadach określonych w umowie,
• obowiązek poniesienia kosztów korekty, redakcji, reklam, prac graficznych lub innych, jeśli tak stanowi umowa,
• ustawowy obowiązek zapłaty podwójnego wynagrodzenia w przypadku nieudostępnienia utworu publiczności z winy wydawcy.

Prawa autora

W zależności od zapisów umowy autorzy nabywają różne prawa w momencie jej podpisania. Ich rozpiętość podlega negocjacji. Przedstawiamy niektóre z nich:

• wyłączne i nieograniczone prawa osobiste do utworu,
• prawo do negocjacji treści umowy przesłanej przez wydawnictwo,
• prawo do wynagrodzenia na podstawie zasad określonych w umowie i aktualnej ceny ustalonej przez wydawcę,
• ustawowe prawo do egzemplarzy autorskich w liczbie określonej w umowie,
• prawo do zwrotu kosztów dojazdu, noclegu i wyżywienia za spotkania autorskie pod warunkiem ich akceptacji przez obie strony,
• prawo do odmowy udziału w spotkaniu autorskim.

Obowiązki autora

Współpraca z wydawcą podczas pracy nad utworem to główne, ale nie jedyne zobowiązanie autora. Oto zadania pisarza w tym procesie:

• dostarczenie utworu w terminie określonym w umowie, a jeśli nie został z góry ustalony – zaraz po ukończeniu utworu,
• stały kontakt z wydawcą w celu sprawnej pracy nad dziełem,
• złożenie korekty autorskiej w ustalonym przez umowę czasie,
• udział w działaniach promocyjnych, takich jak spotkania autorskie, filmy, sesje zdjęciowe,
• uczestnictwo w działaniach public relations, w tym wystąpieniach radiowych, telewizyjnych, internetowych,
• w niektórych sytuacjach poniesienie części lub całości kosztów za wydanie dzieła.

Umowa wydawnicza – na co uważać jako pisarz?

Aby współpraca przebiegała dobrze, przy procesie wyboru wydawnictwa należy zwrócić uwagę na wiele szczegółów. Podstawowym wyznacznikiem wyboru jest jakość kontaktu z wydawnictwem. Nieregularna lub niejasna komunikacja na początkowym etapie rozmów powinna być sygnałem ostrzegawczym.

Jeśli pierwszy kontakt okaże się zadowalający, warto zadawać jak najwięcej pytań, by rozeznać się w polityce wydawnictwa. Konieczność poniesienia opłat za publikację, rodzaj preferowanej umowy czy przebieg procesu wydawniczego są pierwszymi informacjami, które mogą wpłynąć na decyzję o współpracy. Inaczej wygląda proces wydawniczy na gotowym materiale, a inaczej w sytuacji, kiedy jego części są dostarczane na bieżąco przez autora.

Kolejnym kluczowym momentem jest zapoznanie się z draftem umowy wydawniczej najwcześniej, jak to tylko możliwe. Oto elementy, na które warto zwrócić szczególną uwagę:

• klauzula zobowiązująca wydawcę do wydania i publikacji dzieła,
• pola eksploatacji przyznawane wydawcy,
• przekazanie wydawcy praw nie tylko do tekstu, ale również materiałów uzupełniających, takich jak tabele, zdjęcia, grafiki,
• przekazanie praw zależnych, na przykład do tłumaczenia utworu na inne języki w przyszłości,
• sytuacje, w których można wypowiedzieć umowę – na przykład w razie braku decyzji wydawcy o dodruku książki,
• zakres działań promocyjnych wydawcy,
• wszelkie kwestie związane z udziałem w spotkaniach autorskich i ponoszeniem kosztów,
• zasady naliczania prowizji za sprzedaż książek,
• zapis o zakazie konkurencji, na przykład zakaz wydania książki o podobnej tematyce w innym wydawnictwie w określonym czasie.