Deadline – jak pracować pod presją czasu?

Deadline, czyli ostateczny termin

Linia śmierci – to właśnie oznacza deadline w dosłownym tłumaczeniu, choć wiadomo, że w biznesie, jak i ogólnie, ma on nieco łagodniejszy wydźwięk.

Po co jest deadline?

Ustalanie terminów jest konieczne dla zachowania płynności i klarowności współpracy. Słowem – dyscyplina musi być, a określenie jasnych dat wywołuje swego rodzaju presję, która powinna działać motywująco.

Rzadko bowiem terminy ustalane są z dnia na dzień i dyskutowane są po to, by były jak najbardziej możliwe do zrealizowania. Określenie deadlinu pomaga ustalić zasady pracy – wskazuje czas, jaki ma się na jej organizację i przygotowanie, pozwala uniknąć chaosu i opieszałości.

Ponadto, rzetelne dotrzymywanie ustalonych terminów przez copywritera bywa jednym z decydujących czynników podczas ustalania warunków współpracy i zachowania jej ciągłości.

Kto i jak ustala deadline?

Umawianie terminu realizacji powinno być poprzedzone wspólnymi ustaleniami. Zwykle jednak bywa, że narzuca go klient – wówczas trzeba się dostosować. Rzadziej ten przywilej ma copywriter, choć wiele zależy od siły przekonywania i, nie ma co ukrywać, doświadczenia.

Zazwyczaj wskazuje to na fakt, że copywriter ma wiele zleceń, a więc zaufało mu wiele osób, ergo warto poczekać w myśl zasady, że nie łączy się wymogów takich jak „szybko + dobrze”. Nie jest to jednak regułą, a terminy takie, jak „na wczoraj”, „na już”, „dziś do północy” są normą w tym zawodzie. Grunt to umieć pracować z deadlinem czy to własnym, czy narzuconym z góry.

Czy można przesunąć deadline?

Jeśli copywriter czuje, że nie da rady stworzyć takiej treści, jakiej się od niego oczekuje w określonym czasie, lepiej, by postarał się o przesunięcie terminu, niż realizował zlecenie w pośpiechu, pod wpływem stresu, co może odbić się niekorzystnie na jakości tekstu.

Ważne jednak, by sytuacje nie powtarzały się nagminnie. Notoryczna nieumiejętność wyrobienia się w określonym terminie świadczy o złej organizacji czasu pracy i oznacza, że trzeba się zastanowić nad zmianą swojego systemu. Niedotrzymywanie deadlinów nie wpływa bowiem korzystnie na wizerunek zawodowy, a jakie są tego konsekwencje – nikomu nie trzeba mówić.

Inną kwestią jest nakładanie się na siebie deadlinów, co poniekąd wymusza reorganizację pracy. I to nie z powodu nieumiejętności dostosowania się, wynikającej z własnego złego zarządzania czasem, ale z prostego faktu, że każda wartościowa i nastawiona na jakość treść wymaga czasu, skupienia i zaangażowania.

Bywa więc, że po prostu nie sposób wykonać kilku prac w tym samym czasie i jeszcze zrobić to na zakładanym zawsze przez siebie – a także wymaganym przez klienta – wysokim poziomie. Zachodzi więc konieczność przedyskutowania deadlinu, ustalenia priorytetów i założenia nowego terminu.

Dotrzymywanie deadlinu świadczy o kulturze pracy. Należy zawsze podchodzić do niego poważnie i traktować w pierwszej kolejności jako termin ostateczny, co nie oznacza, że nienaruszalny w wyjątkowych sytuacjach.

Gdy copywriter przekracza deadline…

W teorii – nikt głowy nie urwie za to, że tekst przesłało się po czasie. W praktyce – takie zjawisko nie powinno mieć miejsca, tak samo jak nie należy się spóźniać na umówione spotkania. W dobie mnóstwa możliwości kontaktu nie ma opcji, by nie znaleźć chwili na telefon, maila czy jakąkolwiek inną formę powiadomienia, że nie zrealizuje się zlecenia w określonym czasie.

Co więcej – w dobrym tonie leży poinformowanie o tym klienta jak najwcześniej – najlepiej kilka dni przed upływem deadinu. Wówczas do niego należy decyzja, czy zostawić zadanie wybranemu copywriterowi, czy znaleźć innego bez konieczności przesuwania swoich terminów.

Nadszarpując swój wizerunek, traci w oczach klienta wiarygodność i powoduje ograniczenie zaufania, a w niektórych przypadkach taka sytuacja może się skończyć nawet zerwaniem współpracy czy karą finansową, co powinno zostać określone w umowie zawartej przed realizacją zlecenia.

Jak dotrzymywać terminów?

Praca pod presją czasu w ogólnym pojęciu nie kojarzy się pozytywnie, ale też nie zawsze oznacza stres i zdenerwowanie, a już na pewno nie powinna być wyłącznie z nimi kojarzona, wręcz przeciwnie.

Jasno określone ramy czasowe są szalenie pomocne dla higieny i dyscypliny pracy. I tak warto traktować deadline w copywritingu – jako pomoc, motywator, dokładnie taki sam, jak określona z góry ilość znaków na tekst czy wynagrodzenie za zlecenie i wszelkie inne warunki danego zlecenia. Jasno określony czas to jasne zasady pracy.

Jak więc działać, by dopilnowywać deadlinów?

• Ustalać plan pracy.
• Wyznaczać priorytety i stopnie trudności poszczególnych zleceń.
• Mierzyć siły na zamiary – należy śledzić czas i umieć sobie odpowiedzieć jasno na pytanie: wyrobię się czy nie? Jeśli tak – działać, ale o ile to możliwe  nie na ostatnią chwilę, a jeśli nie – poinformować wcześniej, wykazując się przy tym szacunkiem do klienta i profesjonalizmem.
• Dostosowywać tempo pracy do charakteru i wymogów zlecenia. Czasem można zrobić wcześniejszy research i plan tekstu, a napisać go nieco później.

Bywa, że deadline, szczególnie ten, który drastycznie się skraca, działa jak napęd i poniekąd zmusza do pracy nad zleceniem, które z różnych powodów odkładało się na później. Wywołuje to stres, ale jednocześnie działa motywująco. I choć motywacja wewnętrzna jest dyskusyjną sprawą, trzeba przyznać, że… po prostu działa i bywa bardzo pomocna szczególnie w sytuacjach, w których trudno się zmobilizować do pracy, a takie chwile zna każdy copywriter.