Czym jest oferta handlowa i jak ją napisać?

Czym jest oferta handlowa?

Odpowiednio przygotowana oferta, w przeciwieństwie do oświadczenia woli zawarcia umowy, pełni rolę wizytówki – skutecznego narzędzia pierwszego kontaktu. Może przynieść Ci ogromne korzyści, chociażby w postaci poszerzenia obszaru działalności o nowe rynki, a co najmniej o nowych klientów.

Proces przygotowania dobrej oferty handlowej jest złożony – dlatego też wymaga znacznych nakładów zarówno czasu, jak i pracy. Struktura oferty nie jest ściśle określona, jednak są pewne elementy niezbędne przy jej sporządzaniu.

Struktura oferty handlowej

Jakie elementy sprawią, że przygotowana przez Ciebie treść stanie się prawdziwą ofertą? W zależności od specyfiki branży Twojej działalności, struktura dokumentu oraz jej elementy mogą się nieco różnić.

Niemniej jako części konieczne w ofercie handlowej możemy wskazać:

• tytuł;
• krótki opis mający na celu przybliżenie odbiorcy specyfiki Twojej działalności;
• korzyści wynikające z nawiązania z Tobą współpracy;
• wycenę lub zakres cen dla oferowanych przez Ciebie produktów bądź usług;
• opis przebiegu procesu realizacji;
• informację o sposobie płatności;
• Twoje dane kontaktowe.

Opcjonalnie możesz zamieścić w ofercie handlowej pełny opis oferowanego przez Ciebie asortymentu produktów bądź usług. Naturalnie objętość dokumentu się wówczas zwiększy, jednak wprost proporcjonalnie zwiększą się również Twoje szanse na większy zysk – jest to bowiem działanie zgodne z takimi strategiami marketingowymi, jak cross-selling czy up-selling.

Warto zaznaczyć, że treść wzorowo przygotowanej oferty powinna skupiać się wokół najistotniejszych informacji w możliwie najtreściwszy sposób. Zwięzły przekaz w przejrzystej i przyjemnej w odbiorze formie to cel, do którego powinieneś dążyć.

Jak napisać ofertę handlową? Wskazówki

Strategii jest co najmniej kilka. W zależności od pewnych czynników możesz wybrać relatywnie najkorzystniejsze rozwiązanie. Te czynniki to:

• specyfika branży, w której specjalizuje się Twoja firma;
• posiadany budżet, jaki jesteś w stanie poświęcić na jej przygotowanie;
• odbiorców, do których następnie zostanie skierowana.

Przygotowanie „od zera”

Polega na stworzeniu oferty handlowej od podstaw. Metoda ta może jednak stanowić spore wyzwanie – chociażby dlatego, że cechuje się dużą praco- oraz czasochłonnością. Korzyści są jednak współmierne do poniesionych nakładów.

Zalety:

• możliwość precyzyjnego dopasowania oferty handlowej do specyfiki produktu bądź usługi;
• dokument „szyty na miarę”, przygotowany indywidualnie dla danej grupy odbiorców;
• wysoka skuteczność.

Wady:

• wysokie nakłady czasu, budżetu oraz pracy.

Wzór oferty handlowej

Jak wiadomo, Internet daje nam ogromne możliwości – również w kontekście przygotowania oferty handlowej. Możliwość ściągnięcia z odpowiedniej strony gotowego wzoru wydaje się być kuszącym rozwiązaniem. Szczególnie jeżeli oferty handlowej potrzebujemy „na już”. Należy jednak pogodzić się z ograniczonymi możliwościami w zakresie dostosowania takiego dokumentu w pełni „pod siebie”.

Zalety:

• ekspresowy czas przygotowania;
• duża liczba oferowanych wzorów z podziałem na specyfikę branż, dla których są dedykowane.

Wady:

• brak indywidualnego charakteru;
• ryzyko zostania „z tyłu” w stosunku do konkurencji;
• niska skuteczność.

Przygotowanie własnego szablonu

Jest to możliwość łącząca dwa wskazane powyżej rozwiązania. Polega na solidnym, opartym na obszernym researchu i posiadanej wiedzy przygotowaniu jednego bądź kilku szablonów oferty.

Raz poniesiony nakład czasu i pracy w przyszłości zaowocuje możliwością zaprezentowania unikalnej oferty, w czasie odpowiadającym uzupełnieniu „gotowca” z Internetu.

W zależności od specyfiki branży, w której specjalizuje się Twoja firma, możesz przygotować szablony dostosowane do profilu klienta, do którego będą one kierowane lub dla poszczególnych usług bądź grup towarów, charakteryzujących się podobnymi właściwościami.

Zalety:

• szybki czas realizacji;
• znikome ryzyko pominięcia istotnych elementów;
• stosunkowo wysoka skuteczność.

Wady:

• konieczność szukania odpowiednich szablonów.

Błędy w ofercie handlowej

Wiemy już, co powinna zawierać oferta handlowa, ale czego powinniśmy się wystrzegać? Należy unikać m.in. kilku powszechnych błędów:

• niedopasowanie do potrzeb klienta – odpowiednia oferta handlowa musi być skierowana do grupy docelowej, która będzie zainteresowana produktem czy usługą;
• błędy językowe i edytorskie – tekst usiany literówkami i źle sformatowany po prostu wygląda nieestetycznie i świadczy o braku profesjonalizmu; klient nie spojrzy chętnie na ofertę, która nie została napisana z uwagą;
• brak języka korzyści – klient nie tylko chce kupić Twój produkt – chce również wiedzieć, co może zyskać; jeśli firma mówi o korzyściach, jednocześnie daje sygnał, że rozumie potrzeby klienta;
• nasycenie oferty słownictwem branżowym – używanie skomplikowanych wyrazów z jednej strony pokazuje nas jako profesjonalistów, z drugiej jednak utrudnia klientowi zrozumienie tekstu; warto więc zachować zdrowy balans i stosować słownictwo branżowe w razie potrzeby, ale przede wszystkim dbać o prosty język w ofercie;
• brak elementów graficznych – materiały wizualne zawsze wzbogacają treść, a w przypadku oferty handlowej pomogą na dłużej utrzymać uwagę klienta; ściana tekstu bez żadnych wyróżników z pewnością nie będzie dobrze reklamować produktu/usługi;
• nieciekawy przekaz – każdy klient otrzymuje mnóstwo ofert handlowych, więc warto dbać o interesujący przekaz, który wyróżnia się wśród innych.

Oferta handlowa – przykład

Możesz nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, jak wiele ofert otacza Cię na co dzień. Jako przykład oferty handlowej z najbliższego otoczenia możemy wskazać chociażby wystawiony na półkach sklepu spożywczego asortyment. Na etykiecie danego produktu wyszczególnione są wszystkie istotne dla Ciebie (jako konsumenta) informacje. Począwszy od jego składu, przez wartość odżywczą, aż po cenę (choć ta zwykle nie znajduje się bezpośrednio na produkcie, a w jego pobliżu).

Jak sam widzisz, spełnione zostają wszystkie konieczne elementy. Wystawiony na sklepowej półce produkt stanowi propozycję sprzedaży, zawierającą istotne dla przyszłej umowy kupna-sprzedaży warunki.

W biznesie jednak coraz częściej możesz się spotkać z ofertą przedstawioną w formie elektronicznej. W takim przypadku nie zmienia się potencjał marketingowy, a odchodzą koszty druku. Przykładowa oferta handlowa w formie elektronicznej może przybrać postać dokumentu zapisanego w formacie PDF bądź PPTX (PowerPoint).

Oferent może również zdecydować się na zaprezentowanie swojej oferty w treści e-maila. Inną formą elektronicznej oferty mogą być informacyjne teksty na stronie WWW, zawierające formularz kontaktowy, za którego pośrednictwem klient może złożyć zamówienie bądź poprzedzające je zapytanie ofertowe.

Bez wątpienia możliwości jest wiele, a wskazane powyżej przykłady stanowią jedynie ich niewielką część.

Oferta handlowa – cel i korzyści

Nie jest tajemnicą, że na sukces w biznesie wpływa wiele czynników, zarówno tych, na które masz wpływ, jak i tych, nad którymi Twoja władza jest ograniczona. Warto więc zadbać, aby czynniki zależne umożliwiły Ci wytworzenie buforu bezpieczeństwa, który pomoże ochronić sukces Twojej firmy przed niekorzystnym działaniem czynników z zewnątrz. Przygotowanie dobrej oferty handlowej Ci w tym pomoże.

Wśród głównych korzyści płynących z odpowiedniej – a więc dopasowanej do specyfiki branży oraz grupy odbiorców oferty – możemy wymienić:

• poprawę wizerunku;
• umocnienie pozycji na rynku;
• przewagę konkurencyjną;
• zwiększenie zysków.

Jak widać, gra jest warta świeczki, a z uwagi na istotne znaczenie dokumentu, warto zlecić jego przygotowanie profesjonaliście.