Newsletter firmowy – skuteczne narzędzie w komunikacji

Czym jest newsletter firmowy?

Wykorzystać go możesz do kontaktu z pracownikami, klientami, współpracownikami lub innymi osobami zainteresowanymi. W takiej wiadomości umieszcza się najczęściej treści związane z firmą, jej działaniami, usługami bądź produktami. Przekazywać w ten sposób można również nowinki lub ciekawostki branżowe, a także informować o ważnych wydarzeniach i promocjach. Wspomniana forma komunikacji wykorzystywana jest regularnie, np. co miesiąc lub co tydzień.

Narzędzia przeznaczone do tworzenia i wysłania newsletterów pozwalają natomiast spersonalizować informacje trafiające do poszczególnych grup odbiorców. Dzięki temu masz całkowity wpływ na to, jaka wiadomość dostarczona zostanie do pracowników (wewnętrzny newsletter firmowy), a jaka do innych grup odbiorców, np. klientów.

Dlaczego warto wysyłać newsletter firmowy?

Dzięki niemu możesz zbudować stałe relacje i przekazywać ciekawostki, aktualności, informacje o nowych produktach lub promocjach. Regularnie wysyłane wiadomości mogą służyć również do zapytań o oczekiwania wobec marki oraz przeprowadzania kampanii marketingowych.

Biuletyn elektroniczny wysyłany wewnątrz firmy ma natomiast wpływ na efektywną komunikację. Pozwala na sprawne przekazanie różnych informacji na temat działań całego przedsiębiorstwa lub dalszych jego planów. Wykorzystywany może być również, aby informować pracowników o nadchodzących wydarzeniach, promocjach lub akcjach.

Pisanie newslettera firmowego wewnętrznego może zwiększyć zaangażowanie pracowników i ich poczucie przynależności do marki.

Elementy skutecznego newslettera firmowego

Sukces newslettera firmowego zależy od wielu czynników. Tworząc ten kanał komunikacji, zadbaj o to, aby regularnie dostarczać wartościowe treści, które dopasowane będą do grupy odbiorców. Poza tym stale monitoruj i udoskonalaj wykorzystywane w nim strategie. Nie zapomnij też o nieodłącznych elementach, które mają wpływ na jego skuteczność:

• jasny cel – newsletter firmowy powinien mieć jasno określony cel, m.in. promocja, przekazanie informacji lub branżowych treści;
• dopasowanie treści do odbiorców – wykorzystaj segmentację listy odbiorców, która pomoże spersonalizować treść do danej grupy;
• regularność – wiadomości wysyłane w ramach newslettera firmowego powinny trafiać na skrzynki odbiorców regularnie, np. w dany dzień tygodnia, miesiąca;
• czytelny i estetyczny wygląd – wygląd wiadomości ma wpływ na odbiór dostarczanych komunikatów oraz skuteczność zawartych w nim treści;
• call to action – każdy newsletter firmowy powinien wiązać się ze spełnieniem jakiegoś celu, do którego zachęcić ma wezwanie do działania. CTA może zachęcać np. do przeczytania artykułu, skorzystania z promocji, zapisu na wydarzenie;
• stałe elementy graficzne newslettera – identyfikacja wizualna sprawi, że od razu po otwarciu wygląd będzie kojarzył się z daną marką. Zastosować w tym celu można tzw. layout, w którym pod uwagę bierze się taki sam układ wiadomości ze zmienną treścią;
• dostosowanie wiadomości do urządzeń mobilnych – coraz częściej skrzynka mailowa sprawdzana jest z poziomu telefonu lub tabletu. Rozjeżdżający się newsletter nie zachęca natomiast do zagłębienia się w treść, dlatego tak ważne jest dostosowanie go do różnych urządzeń.

Tworząc newsletter firmowy, pamiętaj, że każdy z subskrybentów musi mieć możliwość zrezygnowania z otrzymywania dalszych wiadomości. Warto umożliwić to przez dodanie krótkiej informacji i odnośnika do wypisu.

Rola newslettera firmowego w marketingu

Utrzymanie stałego kontaktu z klientami ma duże znaczenie marketingowe. Wysyłany newsletter natomiast trafia bezpośrednio na skrzynki odbiorców, czyniąc go jednym z najskuteczniejszych kanałów komunikacyjnych.

Właściciele firm i organizacji coraz częściej przeprowadzają kampanie e-mail marketingowe, które zachęcają do skorzystania z przygotowanej przez firmę oferty. Dzięki temu trafiają do potencjalnych klientów bezpośrednio przez kanały, z których chętnie korzystają.

Narzędzia ułatwiające komunikację

Podejmując decyzję o wprowadzeniu newslettera firmowego, nie musisz poświęcać całego dnia, aby wysłać do każdego spersonalizowaną, bezpośrednią wiadomość. Na rynku dostępnych jest bowiem wiele narzędzi, które pozwolą w łatwy i przejrzysty sposób zaplanować jego wysyłkę do Twojej grupy odbiorców. Wybór możesz dostosować do aktualnych potrzeb, preferencji i budżetu. Wśród popularnych narzędzi do tego przeznaczonych wyróżnić można:

• mailerlite – plan wiadomości łatwo dostosujesz do aktualnych potrzeb firmy. Dostępnych jest bowiem kilka pakietów, w tym jeden podstawowy bezpłatny.
• GetResponse – narzędzie wykorzystywane do e-mail marketingu pozwalające m.in. na tworzenie newslettera, strony zapisu czy lejka sprzedażowego. Plusem platformy jest również obsługa w języku polskim.
• ActiveCampaign – program poza obsługą wysyłki newsletterów firmowych pozwala na automatyzację zapisu i tworzenie lejków sprzedażowych. To jedno z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych przez małe i średnie firmy.

Wybór narzędzia, które odpowiada Twojej marce, zależy od wielu indywidualnych czynników. Dostępne na rynku programy przydatne są w prowadzeniu newslettera, ponieważ pomagają m.in. w stworzeniu stron zapisu, projektu graficznego i jego formatowania. Umożliwiają również dostęp do różnych statystyk oraz zarządzania listami odbiorców.

Jakie treści zamieszczać w newsletterze firmowym?

Ciekawe, inspirujące i wartościowe wiadomości sprawiają, że subskrybenci z niecierpliwością oczekiwać będą kolejnego maila. Treści, jakie możesz wykorzystać w newsletterze firmowym, to:

• aktualności i informacje branżowe – informacje na temat firmy i branży, w której działasz, to jeden z najważniejszych elementów newslettera firmowego. Dziel się osiągnięciami, nowymi produktami, nowinkami z branży. Gdy prowadzisz newsletter wewnętrzny, wykorzystaj go natomiast, żeby poinformować pracowników o planowanych działaniach, zmianach czy osiągnięciach w firmie;
• wartościowa treść edukacyjna – elektroniczny biuletyn to doskonała okazja do podzielenia się swoją wiedzą oraz doświadczeniem. Publikacja artykułów, badań, infografik pozwoli zbudować zaufanie i pozycję eksperta;
• promocje, konkursy, akcje specjalne – newsletter to świetne miejsce do bezpośredniego dzielenia się z odbiorcami informacjami o trwających promocjach, konkursach oraz organizowanych akcjach specjalnych. Wyróżnij osoby, które czytają wiadomości, np. szybszym dostępem do promocji;
• behind-the-scenes i ludzie w firmie – wprowadzając w newsletter „świat zza kulis” oraz przekazując informacje, wywiady lub historie pracowników, pokażesz firmę z perspektywy ludzi, którzy ją tworzą;
• wydarzenia, spotkania – newsletter to doskonałe narzędzie do informowania o wydarzeniach, spotkaniach czy webinarach o branżowej tematyce, i ich promocji.

Zawartość newsletterów firmowych powinna budować więź między firmą a odbiorcami. Pamiętaj, że ważne jest dostarczanie w nich treści, które odpowiadają na ich potrzeby i interesy.

Struktura newslettera firmowego

Uporządkowana i zrozumiała wiadomość zachęca odbiorców do zagłębienia się w jej tematykę i sprawia, że w przyszłości Twoje maile będą chętniej otwierane. Jak zaplanować strukturę newslettera firmowego? Zwróć uwagę na:

• nagłówek i logo – po otwarciu każdej wiadomości odbiorcy powinni zauważyć logo z nagłówkiem zawierającym nazwę firmy;
• wstęp – piszesz wiadomość, która trafi bezpośrednio do osób zapisanych na newsletter. W krótkim wstępie przywitaj się oraz przedstaw zwięźle jego tematykę;
• treść główną – to tutaj umieść informacje, które chcesz przekazać w wiadomości. Podziel treść newslettera na sekcje, pamiętając o wyszczególnieniu nagłówków;
• call to action – skutecznym CTA zachęcisz swoich odbiorców do działania, np. odwiedzenia strony internetowej firmy, skorzystania z promocji, zapisania się na wydarzenie;
• zakończenie – w zakończeniu umieść podsumowanie całej wiadomości. Możesz także zachęcić do dalszego śledzenia firmy lub zawrzeć przypomnienia o zbliżających się wydarzeniach, akcjach promocyjnych;
• stopkę – w stopce newslettera zamieść standardowe informacje, w tym adres firmy, link do strony, zasad prywatności oraz możliwość wypisania się z newslettera.