Narzędzia public relations – po które warto sięgnąć?

Public relations – co to?

W zależności od źródła, z jakiego zasięgasz swoją wiedzę, przedstawiane definicje PR-u mogą się nieco różnić, opracowano ich bowiem tysiące!

Narzędzia public relations

Narzędzia PR to, innymi słowy, wszelkiego rodzaju techniki i instrumenty wykorzystywane przez specjalistów obszaru public relations.

Mnogość rozwiązań stanowi odpowiedź na zróżnicowane potrzeby i oczekiwania. Wynikają one z obranego modelu biznesowego firmy, jak i uwarunkowań społeczeństwa, w którym przedsiębiorstwo funkcjonuje.

Klasyfikując instrumenty public relations, możesz przyjąć dwa najczęściej stosowane modele podziału. Chodzi konkretnie o:

• dziedzinę, w ramach której prowadzone są działania (np. marketing, zarządzanie, komunikacja);
• grupę docelową stanowiącą publikę podejmowanych aktywności.

Rodzaje narzędzi public relations

Aby prowadzone przez Ciebie działania z zakresu public relations cechowały się oczekiwaną skutecznością, w pierwszej kolejności powinieneś je odpowiednio skategoryzować. Podejmowane przez Ciebie kroki mogą być bowiem ukierunkowane na wewnętrzne i zewnętrzne procesy komunikacyjne.

1. Wewnętrzne (ang. internal public relations) są skierowane (w szerokim ujęciu) do pracowników. Jak wiadomo, każde przedsiębiorstwo to ludzie, zaangażowanie, procesy i komunikacja. Umiejętność odpowiedniego doboru i zgrabnego posługiwania się wewnętrznymi narzędziami PR-u może w dużym stopniu poprawić funkcjonowanie firmy, wspomagając tym samym osiąganie wyznaczonych celów biznesowych.
2. Zewnętrzne (ang. external public relations) to procesy komunikacji ukierunkowane na otoczenie przedsiębiorstwa – dostawców, klientów, inwestorów, media, społeczność lokalną, instytucje okołobiznesowe czy administrację rządową i pozarządową. Głównym celem zewnętrznych narzędzi PR jest kreowanie i utrzymanie odpowiedniej reputacji firmy.

Narzędzia PR-u wewnętrznego

Niewłaściwa bądź nieoptymalna komunikacja może stać się przyczyną licznych nieporozumień zarówno na linii firma-pracownik, jak i między współpracownikami. W myśl zasady „lepiej zapobiegać niż leczyć” należy zadbać o sprawny przebieg procesów komunikacyjnych. Innymi słowy, celem jest, by konieczność podejmowania działań „gaszących pożary” pojawiała się możliwie jak najrzadziej.

Komunikacja pracownicza jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Bieżące przekazywanie informacji dotyczących aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa, kontrola działań podejmowanych przez pracowników czy motywowanie ich do efektywniejszej pracy to jedynie wybrane spośród licznych korzyści sprawnej komunikacji.

Możemy wyróżnić kilka najpopularniejszych instrumentów, które rozumiemy jako wewnętrzne public relations. Przyjrzyjmy się im!

Mailingi pracownicze

Umożliwiają bezpośredni kontakt z pracownikami. Cechy tego rozwiązania w największym stopniu wpływające na jego popularność i szerokie stosowanie to możliwość spersonalizowania przekazu oraz szybkość dotarcia do odbiorcy.

Spotkania informacyjne

Zapewnienie pracownikom bezpośredniego kontaktu „twarzą w twarz” stanowi nie tylko wysoce efektywną formę kontaktu, ale i dobrą okazję do budowania relacji. Tego typu spotkania mogą być na stałe wpisane w harmonogram funkcjonowania firmy lub odbywać się nieregularnie w odpowiedzi na pojawiające się potrzeby. Pełnią nie tylko funkcje informacyjną, ale i umożliwiają poznanie szerszej opinii w odniesieniu do podejmowanych przez firmę działań czy okazję do omówienia problemów.

Eventy firmowe

Niezwykle istotne narzędzie w kształtowaniu wizerunku firmy. Organizacja wydarzeń skierowanych do pracowników wpływa na poprawę bezpośredniej komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa, nie tylko w relacji firma–pracownik, ale i pomiędzy pracownikami.

Szczególne korzyści z wykorzystania tego instrumentu mogą czerpać duże firmy, w których pracownicy różnych działów nie mają okazji do wzajemnej komunikacji na co dzień. Organizowane wydarzenia, w zależności od ich dokładnej specyfiki, mogą pełnić funkcje informacyjną, komunikacyjną, czy integracyjną.

Employer branding

W szerokim ujęciu stanowi szereg działań prowadzonych w celu wykreowania wizerunku firmy jako przyjaznego miejsca pracy. Co dokładnie kryje się pod pojęciem employer brandingu?

W dużym uproszczeniu jest to zespół czynników sprawiających, że pracownik czuje się w pracy po prostu dobrze. Składa się na to między innymi możliwość rozwoju, odpowiednia atmosfera, wzajemny szacunek i zachowany balans między karierą a życiem prywatnym.

Audyt komunikacyjny

Polega na badaniu, w jaki sposób przebiega komunikacja w firmie poprzez ocenę, wskazanie mocnych i słabych stron oraz przygotowanie rekomendacji na dalszy rozwój lub program naprawy dotychczasowych błędów. Audyt komunikacyjny pomaga usprawnić funkcjonowanie firmy oraz polepszyć kontakt między pracownikami.

Narzędzia PR-u zewnętrznego

Postawione do osiągnięcia cele determinują dobór odpowiednich narzędzi. W zależności od tego, czy priorytetem jest zmiana lub umocnienie wizerunku, chęć zwiększenia zainteresowania wśród odbiorców czy efektywniejsze zarządzanie informacjami, gama dedykowanych instrumentów będzie się różnić.

Gama oferowanych w ramach PR-u zewnętrznego narzędzi jest obszerna i wciąż się powiększa. Nowe techniki public relations wyodrębniają się w miarę pojawiania się coraz to nowszych oczekiwań i potrzeb. Zróżnicowanie instrumentów pozwala na dobór rozwiązań optymalnych dla specyfiki branży, oczekiwań otoczenia oraz posiadanego budżetu.

Do najpopularniejszych instrumentów PR-u zewnętrznego można zaliczyć:

Media relations

Jedno z najefektywniejszych i najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych w ramach PR-u zewnętrznego. Relacje z mediami skupiają się wokół budowania i utrzymywania dobrych stosunków z mediami, a co za tym idzie, sprawnej komunikacji przedsiębiorstwa ze środowiskiem społecznym. Komunikacja w wymiarze firma-media może przebiegać przy wykorzystaniu takich instrumentów, jak:

• informacja prasowa;
• wywiad;
• konferencja prasowa.

Event marketing

Instrument łączący wielopoziomowe działania z zakresu PR-u i marketingu. W zależności od rodzaju organizowanego eventu może on pełnić funkcję sprzedażową (np. wydarzenie – premiera innowacyjnego produktu), wizerunkową (np. event charytatywny), czy edukacyjną (np. konferencje, targi edukacyjne).

Niezależnie od głównego celu, dla którego organizowane jest wydarzenie, zwykle towarzyszą mu korzyści pośrednie – np. organizując targi edukacyjne, nie tylko wzbogacamy wiedzę i zwiększamy świadomość odbiorców, ale i kreujemy ekspercki wizerunek marki oraz promujemy ją wśród szerszej publiki.

Social media w PR

Social media z uwagi na ogromną – i stale rosnącą – popularność, zdecydowanie zasługują na skategoryzowanie ich jako odrębne narzędzie PR-u. Odpowiednio zaplanowana i przeprowadzona kampania public relations w social mediach może poskutkować całym szeregiem korzyści dla firmy.

Warunkiem skuteczności działań prowadzonych z wykorzystaniem tego instrumentu jest dobór strategii, dostosowanej zarówno do zaplanowanego celu, jak i grupy docelowej, do której kierowane będą komunikaty. Właściwa strategia to jednak dopiero połowa sukcesu, bowiem równie istotne jest jej odpowiednie wdrożenie.

Pasja, zaangażowanie, wytrwałość i autentyczność działań to nieodłączne elementy skutecznej komunikacji PR-owej za pośrednictwem social mediów. Gra jest jednak warta świeczki, ponieważ wykorzystanie sieci społecznościowych solidnie wspiera i wzmacnia pijar przedsiębiorstwa. Kreowanie wizerunku, budowanie świadomości marki, promowanie firmy wśród szerszego grona odbiorców, a w rezultacie wzrost sprzedaży z pewnością wynagrodzą wszystkie starania.

Influencer marketing

Współpraca z twórcami internetowymi w ramach promocji marki jest obecnie stale wykorzystywaną strategią marketingową. Dzięki swoim zasięgom influencerzy budują popularność firmy, a jednocześnie mają dostęp do grupy odbiorczej, która może być potencjalnie zainteresowana produktem/usługą. Takie działania dobrze wpływają również na wizerunek marki poprzez kreowanie ją na przyjazną, bliską odbiorcom.